Ревизия отражения кассовых операций в учете

Учет кассовых операций осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

Банк России установил единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, изложенные в приложении к Порядку ведения кассовых операций.

Ревизия проводится внезапно. Во время ревизии прекращаются прием и выдача денежных средств. Посторонние лица в кассовое помещение не допускаются. Перед на­чалом ревизии проверяются наличие у кассира обязательства о мате­риальной ответственности, приказ о его назначении на работу, распис­ка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций.

Перед началом ревизии у ревизора должен быть акт ревизии наличных денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), фактически находящихся в кассе организации. В преамбуле акта со­держится расписка кассира о том, что к началу ревизии все расход­ные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалте­рию, все денежные средства, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ревизион­ной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземп­ляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответ­ственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственных лиц, сдавших и принявших ценности, и бухгалтерии).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получате­ля в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его докумен­те, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается.

В кассовом листе по строке «В том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии» отражается сумма де­нег, выданная по платежным и расчетно-платежным ведомостям, ко­торые еще не закрыты, и номер расходного ордера по ним не присво­ен. На момент ревизии все кассиры-раздатчики должны сдать деньги главному кассиру и расписаться в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В присутствии членов комиссии кассир вносит в кассовую книгу неотраженные кассовые ордера и выводит остаток. После проверки кассового отчета инвентаризационная комиссия приступает к подсчету фактического наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе.

Главный кассир открывает сейф и в присутствии комиссии подсчи­тывает деньги и другие ценности, а затем их пересчитывает ревизор. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других цен­ностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не при­нимаются. При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не при­нимаются. В виде исключения разрешается засчитывать выплачен­ные суммы по платежным ведомостям, по которым выплата еще не закончена и не истек срок разрешительной надписи, как наличные деньги. Все предъявленные кассиром частные расписки и другие не­законные документы перечисляются в акте ревизии с указанием, ког­да, кому, для какой цели, сколько и по чьему распоряжению (или без распоряжения) выданы деньги.

Наличные деньги пересчитываются полистно по купюрам, пач­ки денег следует распечатать и проверить количество денег в них прямым счетом. Закончив пересчет наличных денег, ревизор прове­ряет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных биле­тов), бланков строгой отчетности, ценных бумаг. Фактические остат­ки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопо­ставляются с остатками по данным бухгалтерского учета. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных до­кументов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется пись­менное объяснение о причинах выявленных расхождений. Ревизор обязан тщательно проверить достоверность представленных объяс­нений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результа­те нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотребле­ний, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохра­нительные органы.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других Ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государствен­ной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Наличие бланков ценных бумаг и других докумен­тов строгой отчетности проверяется по видам бланков (по акциям, например, именные и на предъявителя, привилегированные и обык­новенные) с учетом начальных и конечных номеров этих бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При проверке расходных и приходных кассовых ордеров, под­шитых к отчету кассира, ревизор устанавливает наличие номера, даты и подписи. Случай расхождения дат составления приходного кассового ордера и фактического оприходования в кассу поступивших сумм может свидетельствовать о незаконном использовании в течение какого-либо срока денежных средств для других целей или о попытке скрыть фактическое поступление денег в кассу.

На практике встречаются следующиеприемы использованиянедоброкачественных первичных документов:

• к отчету подшиваются первичные документы, изъятые из архи­ва, которые могут отличаться цветом, видом (пожелтевшие, выцвет­шие, помятые, проколотые, со следами от подшивки), формой, под­тертыми датами, подписями и т.п.;

•травление, подчистка, дописка документови т.п.;

• качественно сделанные копии.

Ревизор должен отличать признакикопий, произведенных на средствах тиражирования. С помощью лупы или на просвет реви­зор может обнаружить внесенные исправления или копирование до­кументов. Подделку документов проще обнаружить при вниматель­ной сверке номеров, дат, подписей. Обычно учесть в копии все отмет­ки в документе, проходящем через многих исполнителей, не удается.

Документы, не соответствующие требованиям Положения о ве­дении кассовых операций, не признаются оправдательными. В про­цессе ревизии необходимо тщательно проверять достоверность опе­раций, отраженных в таких документах.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте ревизии указываются их сумма и обстоятельства возникнове­ния. Недостача взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтверж­денные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кас­сы и зачисляются в доход предприятия.

Ревизия отражения кассовых операций в учете. Одновремен­но с ревизией кассы предприятия ревизор проверяет правильность отражения приходно-расходных операций на соответствующих сче­тах баланса. На каждом первичном документе или кассовом отчете бухгалтер предприятия должен указывать балансовый счет. Напри­мер, если из кассы выдана подотчетная сумма работнику, на расходно-кассовом ордере в графе «Дебет» должно быть указано «71», т.е. приводится номер счета «Расчеты с подотчетными лицами». Если та­кой порядок не соблюдается, ревизор отмечает это как нарушение. В ревизионной практике известны случаи обнаружения хищений де­нежных средств, совершаемого путем составления подложных заку­почных актов на приобретение товаров (которые, как правило, осу­ществляют подотчетные лица). В закупочных актах указывались бо­лее высокие цены на товары, чем те, по которым они фактически приобретены, в результате чего разница присваивалась.

Ревизор проводит сплошным или выборочным методом сверку и остов по дебету и кредиту, а также остатков денег, показанных в кассовых отчетах, журналах, ведомостях и книгах. При обнаружении случаев неоприходования денег или разрыва между датами получения денег согласно выписке банка и оприходования их по кассе ревизор обязан выяснить причины и определить виновных лиц, обязанных письменно объяснить указанные злоупотребления и наруше­ния Одновременно с проверкой полноты оприходования получен­ных из банка средств следует определить, правильно ли отражены по кассе наличные деньги, внесенные в банк на счета ревизуемой орга­низации. Для этого ревизор составляет отдельную ведомость, где ука­зывает дату и номер расходного кассового ордера, номер и дату кви­танции банка о приеме денег, сумму и дату выписки банка, в которой отражено поступление денег. При анализе полноты и своевременно­сти оприходования поступивших наличных денег из прочих источни­ков рекомендуется проводить встречные проверки.

Ревизорами были вскрыты случаи хищений денежных средств, полученных в кассу с расчетного счета, путем умышленного завыше­ния итогов за месяц в журнале-ордере по кредиту счета 50 «Касса» (в корреспонденции с различными счетами, например, 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») и одновременно в дебетовой ведомости к нему (в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета»). Учитывая такую возможность, ревизор должен наряду с проверкой документальной обоснованности записей в указанном регистре произ­водить также арифметическую проверку подсчетов месячных итогов.

Одновременно с кассовыми операциями следует проверять ре­альность денежных средств в пути, к которым относятся:

• денежные средства, сданные в банк, по которым еще нет бан­ковской выписки о зачислении на расчетный счет организации;

•денежные средства, сданные инкассаторам на перевозку в банк или из банка;

•денежные средства, перевозимые инкассаторами из операци­онной кассы в кассу организации.

При ревизии этих средств сначала проверяется фактическое состояние денежных средств в пути на день ревизии (или на другое ближайшее число) путем тщательной проверки каждой квитанции банка или копии препроводительной ведомости на выручку, сданную в банк, но не зачисленную на расчетный счет организации на эту дату. Затем проверяются обороты, т.е. операции с денежными средствами в пути, посредством сверки квитанций банка или копий препроводи­тельных ведомостей на сданную выручку с выписками банка о зачис­лении сумм на расчетный счет организации. В результате этого выясняются полнота и своевременность зачисления, а также отражения банком денежной выручки организации на его расчетном счете