Внедрение систем бюджетирования на примере STAR

ЭТАП АНАЛИЗА

На этапе анализа происходит идентификация принципиальных требований методологического и технологического характера, формулируются цели и задачи проекта, а также определяются критические факторы успеха, которые впоследствии будут использоваться для оценки результатов проекта.

ЭТАП ПЛАНИРОВАНИЯ

Этап планирования, по сути, представляет собой начало непосредственного внедрения. На этой стадии важно предусмотреть все ресурсы, которые понадобятся в ходе проекта, и распределить их в соответствии с планируемыми работами. Помимо общего плана работ, разрабатываются стратегии тестирования и обучения персонала. Поскольку общий успех проекта во многом зависит от степени участия персонала заказчика, на этом этапе происходит формирование проектной группы и ее обучение. Также производится установка необходимых технических средств и программного обеспечения.

ЭТАП ПРОЕКТИРОВАНИЯ БЮДЖЕТНОЙ МОДЕЛИ

На этапе проектирования бюджетной модели происходит детальная методологическая и организационная проработка будущей системы бюджетирования. На этой стадии важно учесть все существенные требования к будущей системе бюджетирования и определить, каким образом эти требования будут реализованы в информационной системе. На этом же этапе прорабатываются интеграционные аспекты: определяются «смежные» системы (учетные, ERP, OLAP и др.), с которыми должен происходить информационный обмен, а также данные, которые должны приниматься и передаваться системой бюджетирования.

Чрезвычайно важно, чтобы этап проектирования бюджетной модели проходил при максимально активном участии проектной группы (напомним, что формирование и обучение проектной группы уже произошло на предшествующей стадии). К сожалению, на практике это требование не всегда выполняется и предприятия зачастую полагаются на опыт внешних консультантов. Не следует забывать, что никто не знает предприятие лучше, чем специалисты самого предприятия. Поэтому именно их роль в формировании бюджетной модели позволяет избежать столь досадных ошибок и просчетов.

ЭТАП НАСТРОЙКИ СИСТЕМЫ

Этап настройки системы представляет собой трансформацию концепции, разработанной на предыдущей стадии, в реальную информационную систему. Вполне возможно, что при настройке системы будут выявлены какие-либо неточности постановочного характера. В этом случае допускается частичный пересмотр принципов бюджетной модели, построенной на предыдущем шаге. Таким образом, на данном этапе развитие проекта, как правило, приобретает «спиралевидный» характер:

ЭТАП ТЕСТИРОВАНИЯ

Этап тестирования позволяет убедиться в том, что настроенная информационная система в точности соответствует утвержденной методологии бюджетирования и согласованным организационным требованиям. Этап тестирования дает возможность выявить разного рода несоответствия, после чего производится корректировка настроек системы. Параллельно с тестированием происходит обучение конечных пользователей и, возможно, привлечение некоторых из них к процессу тестирования.

После завершения тестирования система признается готовой к запуску в эксплуатацию, т. е. к вводу ее в действие для всех пользователей. Как правило, именно этот этап является для предприятия наиболее «болезненным», поскольку для персонала запуск новой системы неизбежно связан с повышенными нагрузками. Кроме того, именно на начальной фазе эксплуатации системы наиболее вероятны «неприятности» - ошибки и неточности, не выявленные в ходе тестирования. Если до внедрения предприятие уже использовало какую-либо систему бюджетирования, то можно организовать параллельную работу двух систем - старой и новой. В этом случае риски ошибок будут сведены к минимуму, но нагрузка на персонал еще более повысится.