Правила стандартизации служебных документов

Стандартизация документа предполагает его упорядочение в форме унификации и трафаретизации

Унификация— приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения стандартизированных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документовсостоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели,поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

1. Информированиеадресата.
2. Привлечение вниманияк проблеме.
3. Побуждениек действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий).
4. Придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т. д.).
5. Инициирование и поддержание деловых отношений.
6. Решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).

Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, сообщаем.

Языковая модель, выражающая то или иное речевое дей­ствие, состоит, как правило, из двух частей: 1) мотивации действия и 2) собственно речевого действия, например:

В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ;

Или

Согласно Вашей заявке (мотивация)высылаем (речевое действие)

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги, например:

-если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это используя такие виды документов, как служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение;

-целевая установка — побуждение реализуется в приказах, распоряжениях, указаниях.

-если необходимо придать юридический статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким типам документов, как договор, доверенность, справка;

-инициирование, поддержание отношений реализуется с помощью гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений;

-предупреждение, требование, отказактуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация), письмо-ответ (отказ от предложения), письмо-напоминание.

Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реализуется с помощью устойчивых языковых моделей, соответствующих данному типу документа, например:

Цель	Тип документа	Языковые модели
Информирование	служебная записка	Довожу до Вашего сведения…
	сопроводительное письмо	Высылаем запрошенные Вами ...
	письмо-сообщение	Информируем Вас о том, что ... и т. д.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм — моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.

Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

или

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

или

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

или

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заключенного ранее договора.

Таким образом, унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом унификации делового документа является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Типизация используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям, делового общения на производстве, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках; при оформлении текстов договоров, соглашений, контрактов.

Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.