Учет расчетов с подотчетными лицами. Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации

Учитываются эти расходы на активно-пассивном счете 71. Сальдо по дебету показывает задолженность за подотчетными лицами, сальдо по кредиту показывает задолженность организации своим подотчетным лицам. год. Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.

Подотчетными суммами могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы):

покупка основных средств и материалов;
канцелярские расходы;
почтовые расходы;
проездные документы;
и тому подобное.

2. Представительские расходы.

3. Командировочные расходы:

расходы на проезд до места назначения и обратно,
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
расходы на провоз багажа,
расходы по найму жилого помещения,
расходы по оплате услуг связи,
расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Суточные-это расходы на питание и проезд городским транспортом .Их размер определяется руководителем отдельным приказом на календарный год. Если размер суточных установлен более 700 рублей, то сумма превышения облагается НДФЛ. Расходы по найму жилого помещения без предоставления подтверждающих документов оплачиваются в размере, установленном приказом руководителя организации.

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании.

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих днейпосле дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Такими документами могут быть:

Товарный чек,
Кассовый чек,
Товарная накладная,
Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов),
Акт выполненных работ (оказанных услуг),
Командировочное удостоверение,
Квитанция,
Транспортные документы,
и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет:

целевое расходование подотчетных сумм,
наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После данной проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе – проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации

Оборот по дебету 71 счета показывает сумму полученных денег подотчетными лицами подотчет, обороты по кредиту 71 счета показывает списание подотчетных сумм согласно авансовому отчету.

На 71 счете открывается столько субсчетов, сколько подотчетных лиц есть в организации.

По 71 счету ведется журнал-ордер №7. В нем каждому подотчетному лицу отводится одна строка. Если подотчетное лицо не возвращает деньги или не составляет авансовый отчет, то их удерживают из его заработной платы.

Д71К50 – выдано подотчет или возвращен перерасход по авансовому отчету;

Д26К71 – списание командировочных, канцелярских, почтово-телеграфных и представительских расходов;

Д44К71 – списание командировочных расходов, связанных с продажей продукции;

Д08К71 – списание командировочных расходов, связанных со строительством или приобретением основных средств;

Д10К71 – оприходовано материалов, приобретенных подотчетным лицом или списание командировочных расходов, связанных с приобретением материалов;

Д50К71 – возврат неиспользованных подотчетных сумм;

Д794К71 – отнесение на недостачу вовремя несданных подотчетных сумм.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере № 7,где каждому подотчетному лицу отводится одна строка.