Распорядительные документы

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

- приказ;

- распоряжение;

- указание;

- протоколы;

- решение.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач.

По юридической природе приказ может быть:

- нормативным актом управления (содержащий нормы права);

- актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Это самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Он издается в следующих ситуациях:

-создания структурного подразделения;

- ликвидация структурного подразделения;

- реорганизация структурного подразделения;

- утверждение положений, инструкций.

Следовательно, посредством приказа руководство ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть несет основную нагрузку. Текст в этой части излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллективном постановлении, «Решает» - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе.

Завершается работа с проектами распорядительных документов их согласование и подписанием. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляется на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Распоряжение – это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

- распоряжения общего, длительного действия;

- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Полностью подготовленные документы представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. С момента подписания распорядительные документы вступают в силу.

Указание – это распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах года.

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (советов, комиссий и др.). Протокол является информативным документом. Протоколированию подлежат:

- оперативные совещания;

- заседания советов;

- заседания различных комиссий;

- собрания рабочих, служащих и структурных подразделений;

- собрание общественных организаций и т.п.

Протокол ведется во время прохождения событий (заседаний, собраний, комиссий). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений.

В протоколе указываются следующие реквизиты:

- наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;

- указание вида документа (протокола);

- дата заседания, номер;

- текст протокола.

Текст протокола подразделяется на две части:

1 часть. Вводная. Здесь указывают председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных лиц (если есть) и повестка дня.

2 часть. Основная. Эта часть текста строится по разделам, соответствующим повестке дня. Текст протокола должен быть кратким, ямным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопросов.

Текст должен состоять из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют. Текст каждой позиции должен строится по формуле: слушали – выступили – постановили. После слова «СЛУШАЛИ» пишутся инициалы и фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии ставится тире и пишется содержание доклада в форме прямой речи. Если имеется текст доклада, то это необходимо отметить – «текст доклада прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ» ставится двоеточие, затем инициалы и фамилия выступающего в именительном падеже, затем ставится тире и печатается содержание выступления в форме прямой речи.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» ставится двоеточие, затем с красной строки пишутся пункты постановления, которые нумеруются арабскими цифрами.

Если вопрос ставится на голосование, то результаты голосования фиксируются в решении (обычно при избрании на должность):

«за» , «против» , «воздержавшиеся» .

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания (собрания). Дата проставления на протоколе должна соответствовать дню проведения заседания (собрания).

Протоколы нумеруются в пределах календарного года, если учреждение учебное, то в пределах учебного года.