Детально прописываем методы внутреннего контроля
На сегодняшний день в бюджетных учреждениях используются различные методики внутреннего контроля. Выделим те, которые понятны и достаточно эффективны. Наиболее общая и универсальная методика предполагает разделение внутреннего контроля по этапам осуществления операций: предварительный, текущий и последующий.
Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Примером предварительного контроля может служить контроль за соответствием заключаемых учреждением договоров доведенным объемам лимитов бюджетных обязательств. На этом этапе, как и на следующем, задействованы многие участники системы внутреннего контроля в учреждении, ответственные за совершение той или иной хозяйственной операции.
Текущий контроль начинается там, где заканчивается предварительный. Он осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов учреждения. Проверяется соблюдение финансовой дисциплины, и принимаются меры по предотвращению нарушений. Регулярный анализ соответствия кассовых расходов фактически произведенным расходам является одним из примеров текущих контрольных мероприятий. Текущему контролю подвергаются действия отдельных подразделений и отделов учреждения, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей. Для таких мероприятий может понадобиться отдельная служба (комиссия) по внутреннему контролю в бюджетном учреждении.
Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На этом этапе, как и на предыдущих, выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению. В качестве примера можно привести проверку номенклатуры полученных и проплаченных учреждением товаров (работ, услуг). Без бухгалтерии здесь не обойтись - для анализа нужна полная финансовая информация, а ею обладает ограниченный круг лиц. Таким образом, можно сказать, что бухгалтерия представляет основную линию внутреннего контроля в бюджетном учреждении.
Приведенной методикой поэтапного контроля можно воспользоваться при разделении между сотрудниками обязанностей в системе внутреннего контроля. Например, с целью снижения риска ошибки и возможных злоупотреблений в положении о внутреннем контроле можно прописать норму о недопустимости совмещения одним лицом функций по санкционированию, исполнению и контролю за совершением хозяйственных операций. Поименованные обязанности целесообразно распределить между несколькими исполнителями, что позволит обеспечить двойной контроль за осуществляемыми учреждением операциями. При этом не обязательно разделять обязанности в одном документе, лучше, если это будут дублировать несколько локальных актов учреждения (должностные инструкции, графики документооборота, регламенты взаимодействия структурных подразделений).
В учреждении может быть введена целая система подтверждения полномочий, позволяющая четко установить пределы, в рамках которых действуют работники при выполнении своих должностных обязанностей.
1. Учреждение может утвердить порядки принятия решений по конкретным направлениям деятельности, в которых определен круг лиц, ответственных за принятие таких решений, и обозначены границы их полномочий.
2. Немаловажную роль играет определение круга лиц, имеющих право подписи первичных документов (исходя из типа или видов операций, по которым должностные лица имеют право принятия решений).
3. Можно составить графики прохождения документов при осуществлении процедур согласования (визирования), санкционирования, наложения резолюций и утверждения документов руководством.
4. Можно ввести пароли, которые позволяют ответственным лицам получать доступ к активам, документам и информации. Можно установить даже перечень должностных лиц, уполномоченных давать разрешение на доступ к конкретной информации о хозяйственной деятельности, что больше актуально для силовых министерств и ведомств.
Как показывает практика, не все учреждения уделяют внимание всем этапам контроля, некоторые ограничиваются лишь "вялотекущим" и последующим контролем. В таком случае учреждению можно посоветовать другую методику внутреннего контроля, которая включает в основном последующий контроль уже совершенных операций.
Определяемся с внутренними плановыми и внеплановыми проверками
Контроль посредством проведения проверок наиболее практикуется внешними ревизорами учреждения, что не мешает прибегать к таким методам при осуществлении внутреннего контроля. Как для плановых, так и для внеплановых проверок может понадобиться ревизионная комиссия, которая будет заниматься указанными мероприятиями контроля. Работники такой комиссии несут ответственность за обоснованность выводов по результатам проверки, составленный отчет и предложения руководству*(3).
Плановые проверки осуществляются с определенной периодичностью, поэтому их объекты и сроки проведения указываются в графике проверок. Он включает: объект проверки, период, срок проведения и ответственных исполнителей. Из перечисленных пунктов особое внимание следует уделить направлениям работы ревизионной комиссии. Учреждения самостоятельно выбирают объекты для проверки. Перечислим основные из них, которые чаще других фигурируют в положении о внутреннем контроле:
- соблюдение действующего законодательства и норм учетной политики;
- целевое использование бюджетных средств;
- правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бюджетном учете;
- полнота и правильность документального оформления операций;
- отражение в учете доходов и расходов по внебюджетным средствам;
- сохранность финансовых и нефинансовых активов учреждения;
- достоверность отчетности бюджетного учреждения.
В программе внутренних проверок перечисленные вопросы могут быть разбиты на подвопросы по контролю конкретных подразделений, участков и хозяйственных операций.
При внеплановых внутренних проверках контролируются вопросы, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях, поэтому в положении о внутреннем контроле могут быть не указаны объекты внеплановой проверки. В то же время нужно перечислить, по крайней мере, основания проведения такой проверки (неустранение нарушений, выявленных в ходе планового контроля, получение сведений о несоблюдении законодательства).
Любая проверка, независимо от того, является она внутренней или внешней, заканчивается оформлением результатов. По результатам контроля руководитель может принять следующие решения: привлечение к ответственности, поощрение работников, иные решения в пределах его компетенции. На основании выводов, сделанных по результатам проверки, составляется отчет. В него включаются все объекты проверки, а также описание выявленных недостатков и нарушений. На основании отчета разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, назначаются сроки и ответственные лица.