Система органов внутреннего контроля и функции субъектов внутреннего контроля

3.3.1 В состав субъектов внутреннего контроля входят:

− Совет директоров (Комитет по аудиту Совета директоров или Наблюдательный совет);

− Высшее руководство организации;

− Руководители структурных подразделений организации;

− Работники структурных подразделений организации.

3.3.2 Субъекты системы внутреннего контроля обеспечивают ее функционирование и несут ответственность за ее эффективность.

3.3.3 Общая схема взаимодействия субъектов системы внутреннего контроля представлена в Приложении 5.4.

3.3.4 В уставе организации должны содержаться сведения о системе органов внутреннего контроля, порядке их образования и полномочиях.

3.3.5 Состав субъектов внутреннего контроля определяется организационной структурой организации. Организационная структура организации в части распределения полномочий между членами Совета директоров (Наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, определения полномочий единоличного исполнительного органа, полномочий, подотчетности и ответственности всех подразделений организации, работников должна соответствовать характеру и масштабам проводимых операций.

3.3.6 В нормативных документах организации должны быть зафиксированы функции и обязанности субъектов внутреннего контроля в процессе построения, оценки и совершенствования системы внутреннего контроля.

3.3.7 Совет директоров (Комитет по аудиту Совета директоров или Наблюдательный совет)в рамках организации системы внутреннего контроля:

− утверждает политику по внутреннему контролю;

− осуществляет общий мониторинг и направляет высшее руководство в построении системы внутреннего контроля, поддержании ее в актуальном состоянии и обеспечении ее эффективности.

− как минимум, один раз в год организовывает проведение анализа и оценки функционирования системы внутреннего контроля. Осуществление такого анализа и оценки может основываться на данных отчетов, регулярно получаемых от высшего руководства, от внутреннего аудита, от внешних аудиторов, на собственных наблюдениях и на информации, полученной из иных источников.

3.3.8 Высшее руководство отвечает перед Советом директоров за построение и функционирование эффективной системы внутреннего контроля:

− обеспечивает благоприятную среду и культуру внутреннего контроля, в том числе «тон сверху»;

− распределяет полномочия, обязанности и ответственность между находящимися в их ведении или курируемыми руководителями структурных подразделений за конкретные процедуры внутреннего контроля;

− организует разработку нормативных документов построения, оценки руководством и совершенствования системы внутреннего контроля и формирование иной нормативной и методологической документации, регламентирующей организацию и функционирование системы внутреннего контроля;

− осуществляет контроль за обеспечением целостности и непротиворечивости системы нормативных документов организации в области внутреннего контроля;

− организует процесс проведения диагностики (оценки) и совершенствования системы внутреннего контроля, в том числе:

o утверждает графики работ по проведению мониторинга (самооценки и независимой оценки) системы внутреннего контроля;

o осуществляет контроль за выполнением графика работ по диагностике (оценке) системы внутреннего контроля;

o рассматривает и утверждает результаты диагностики (оценки) системы внутреннего контроля;

o рассматривает и утверждает план мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля, в том числе оценивают достаточность принятых мер;

o силами соответствующих подразделений проводит самооценку системы внутреннего контроля;

o осуществляет контроль за устранением нарушений и исправлением недостатков функционирования системы внутреннего контроля;

o утверждает программы обучения по вопросам организации и совершенствования системы внутреннего контроля для руководства и работников организации.

Высшее руководство может делегировать часть функций в области внутреннего контроля руководителям и работникам соответствующих подразделений.

3.3.9 Ответственность и обязанности за обеспечение функционирования и эффективности системы внутреннего контроля возложены на всех работников организации, однако, в первую очередь, ответственность несут руководители и работники структурных подразделений, которым делегируются соответствующие обязанности за поддержание эффективного внутреннего контроля на ежедневной основе. В целях оказания им поддержки на этапе формирования нормативной документации в области внутреннего контроля и внедрения эффективных процедур контроля может требоваться дополнительная координация процесса. Для этих целей организация может (но не обязана) создавать специализированное подразделение (например, подразделение по внутреннему контролю), в задачи которого может входить:

− разработка планов развития и совершенствования СВК и СВКФО;

− организация и общая координация работ по построению эффективной системы внутреннего контроля;

− поддержка и организация взаимодействия с владельцами и исполнителями контрольных процедур и другими субъектами внутреннего контроля;

− разработка нормативной документации в области проведения диагностики (самооценки) и совершенствования системы внутреннего и формирование иной нормативной и методологической документации, регламентирующей организацию и функционирование системы внутреннего контроля;

− контроль над обеспечением целостности и непротиворечивости системы организационно-распорядительных документов организации в области внутреннего контроля;

− организация процесса проведения мониторинга, самооценки и совершенствования СВК;

− другие функции.

3.3.10 Подразделение внутреннего аудита осуществляет независимую оценку системы внутреннего контроля и ее отдельных компонентов и разрабатывает рекомендации по ее совершенствованию.

Внутренний аудит играет важную роль в мониторинге системы внутреннего контроля, однако, не несет ответственности за построение СВК или поддержание ее эффективности.

Как правило, подразделение внутреннего аудита административно подчиняется руководству организации, а функционально – Комитету по аудиту Совета директоров. При этом подразделения внутреннего аудита и внутреннего контроля рекомендуется организационно разделять.

В процессе построения системы внутреннего контроля внутренний аудит может участвовать в части консультанта для высшего руководства, которое принимает окончательное решение о дизайне бизнес-процессов и контрольных процедур, а также проводить тестирование контрольных процедур по результатам внедрения.

3.3.11 К функциям руководителей структурных подразделений целесообразно отнести:

− разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие системы внутреннего контроля во вверенных им функциональных областях деятельности, включая:

· организацию выявления рисков и контрольных процедур бизнес-процессов, контролей корпоративного уровня и общих ИТ контролей;

· проведение самооценки существующих контрольных процедур;

· ведение и актуализацию реестра контрольных процедур в подчиненном подразделении и подготовку иных документов, определяющих порядок организации, оценки и совершенствования системы внутреннего контроля;

− планирование, организацию и общий контроль процесса совершенствования системы внутреннего контроля, в том числе:

· разработку планов мероприятий по оценке и совершенствованию системы внутреннего контроля в подчиненном подразделении;

· определение исполнителей и сроков мероприятий по организации работ по оценке и совершенствования системы внутреннего контроля в подчиненном подразделении;

· организацию условий для реализации плана мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля в пределах своих полномочий и контроль его выполнения, в том числе по устранению нарушений, выявленных подразделением по внутреннему аудиту;

· мониторинг статуса выполнения мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля в подчиненном подразделении;

− организацию мониторинга соответствия нормативных документов, регламентирующих порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности подразделения положениям стратегии и иным нормативным документам организации, своевременности их обновления и наличия соответствующего согласования в порядке, установленном в организации.

3.3.12 Работники структурных подразделенийдолжны выполнять следующие функции для обеспечения эффективности системы внутреннего контроля:

− выполнять контрольные процедуры в соответствии с должностными инструкциями, а также нормативными документами;

− принимать участие в процессе обновления документации о ключевых бизнес-процессах, пересмотра существующих контрольных процедур с учетом изменений в деятельности подразделения;

− участвовать в процессе выявления рисков и оценки эффективности контрольных процедур;

− формировать предложения по устранению недостатков системы внутреннего контроля в рамках своих компетенций;

− осуществлять внедрение контрольных процедур во вверенных им областях деятельности в соответствии со своими функциональными обязанностями.