При выдаче наличных денежных средств под отчет необходимо удостовериться в отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения конкретным подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

До 2012 г. ограничения на передачу подотчетных сумм от одного работника другому были закреплены в п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Данное правило касалось как инициативы в передаче наличных денег от одного работника другому, так и указаний администрации о передаче денежных средств другому сотруднику.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71.

Выдача денежных средств подотчет отражается проводкой:

Д-71 К-50,51

На основании авансового отчета с приложенными оправдательными документами производятся следующие записи:

а) по командировочным расходам:

Д-20,25,26,44,08,10,15,29,23 К-71

Д-19 К-71 – выделен НДС по проезду и проживанию на основании документов с выделенным НДС.

В состав командировочных расходов включаются проезд, проживание и суточные.

б) хозяйственные расходы:

Д-10,011,08,04,97,41 К-71 или

Д-60 К-71

Д-10,08,01,44,41 К-60

Д-19 К-71,60 – выделен НДС на основании сопроводительных документов.

Возврат подотчетных сумм:

Д-50 К-71

Возмещение перерасхода подотчетных сумм:

Д-71 К-50

В случае невозвращения в установленные сроки подотчетных сумм:

Д-94 К-71

Д-73 К-94

Д-70,50 К-73

(можно добавить невозвращенную сумму к совокупному доходу и удержать НДФЛ.)

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям:

Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:

73/1 – «Расчеты по предоставленным займам»

73/2 – «Расчеты по возмещению материального ущерба»

73/3 – «Расчеты за товары, проданные в кредит».

На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и др.).

Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету субсчета 73-1 с кредита счетов учета денежных средств (50, 51 и др.).

При погашении займа кредитуют счет 73 и дебетуют счета учета денежных средств (50, 51 и др.) или счет 70 в зависимости от принятого порядка платежа.

Если работник не возвращает выданную ему сумму займа, задолженность списывается с кредита субсчета 73-1 в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы".

На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Суммы, подлежащие взысканию с работников организации, списывают в дебет счета 73-2 с кредита счетов 94 "Недостачи от потери и порчи ценностей", 98 "Доходы будущих периодов", 28 "Потери от брака" и др. Взысканные с работников суммы удержаний относят в кредит субсчета 73-2 и дебет счетов 70 (на сумму удержаний из заработной платы), 91 (при отказе судом во взыскании ввиду необоснованного иска) и др.

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" также может быть открыт субсчет 3 "Расчеты за товары, проданные в кредит". На этом субсчете учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73, субсчет "Расчеты за товары, проданные в кредит", и кредиту счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" или 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам". Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 73, субсчет "Расчеты за товары, проданные в кредит". При погашении задолженности по кредитам дебетуют счет 66 или 67 и кредитуют счет 51 "Расчетные счета".

Аналитический учет по счету 73 ведут по работникам организации.

14. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками , с покупателями и заказчиками и резервов по сомнительным долгам

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками:

Расчеты с поставщиками и подрядчиками учитываются на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги отражаются на счете 60 независимо от времени оплаты.

Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (08,10,11,15,41 и др.) или счетов учета соответствующих расходов (20,23,25,26,29,44 и др.).

Счет 60 в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика. Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, составляется запись:

Дебет 60 Кредит 76 субсчет "Расчеты по претензиям" – на соответствующую сумму расхождений.

Проводки по поступлению ценностей или отражению соответствующих расходов оформляются на суммы стоимости приобретаемых запасов, работ или услуг без учета налога на добавленную стоимость. Суммы НДС, как подлежащие уплате, так и уплаченные, учитываются на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

При акцепте расчетных документов делается проводка:

Дебет счета 19 Кредит счета 60 - на суммы НДС подлежащие уплате.

По дебету счета 60 отражается погашение задолженности перед поставщиком в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50,51,52,55).

Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60, а учитываются обособленно в аналитическом учете на субсчете "Векселя выданные". Окончательно сумма задолженности по векселю (и по приобретенным запасам, работам или услугам) списывается с учета при перечислении денежных средств в погашение векселя.

Суммы выданных авансов, а также произведенной оплаты при частичной готовности продукции и работ отражаются по дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", на котором открывается специальный субсчет "Расчеты по авансам выданным", в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Суммы выданных авансов и оплаты частичной готовности работ, зачтенные поставщиком при оплате законченных работ, отражаются по кредиту счета 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным" в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Аналитический учет по счету 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным" ведется по каждому дебитору.

При получении от поставщиков товарно-материальных ценностей, по которым предприятие на законных основаниях отказывается от акцепта счетов - платежных требований и их оплаты, предприятие-покупатель учитывает эти товары согласно Плану счетов на счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".

Прекращение обязательств перед поставщиками и подрядчиками, помимо их оплаты, может осуществляться по следующим основаниям:

- при зачёте взаимных требований,

- новации,

- прощении долга,

- ликвидации юридического лица.

Прекращение обязательств при зачёте взаимных требований отражают:

Дебет счёта 60 Кредит счётов 62,76.

Прощение долга по существу является одним из видов дарения. Прощённая сумма долга – это прочий доход, который отражается:

Дебет счёта 60 Кредит счёта 91.

При прекращении обязательств новацией происходит замена одного обязательства другим. Эта замена на синтетических счетах не отражается, происходит запись в аналитическом учёте.

Прекращение обязательств вследствие ликвидации юридического лица и при списании кредиторской задолженности, по которой истёк срок исковой давности, учитывают:

Дебет счёта 60 Кредит счёта 91.

Списание кредиторской задолженности, по которой истёк срок исковой давности, осуществляют по результатам проведённой инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.

Учёт расчётов с покупателями и заказчиками:

Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется с применением счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Дебетуется он со счетами 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы" на суммы, по которым представлены расчетные документы покупателям. Кредитуется счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" со счетами по учету денежных и валютных средств, а также со счетами расчетов при "неденежных" расчетных операциях.

Расчеты с дебиторами могут осуществляться наличным (в рублях либо в условных денежных единицах) и безналичным путем.

Наличные денежные средства поступают в кассу организации и оформляются приходным кассовым ордером, на основе которого в бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет сч.50 "Касса",

Кредит сч.62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

При безналичных расчетах между юридическими лицами денежные средства, поступившие в погашение дебиторской задолженности, зачисляются на расчетный счет организации. На основе выписки банка с расчетного счета в учете составляется запись:

Дебет сч.51 "Расчетные счета",

Кредит сч.62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

При отгрузке покупателям продукции организация – продавец производит начисление сумм НДС. Порядок его отражения в учёте зависит от метода признания дохода организацией.

В случае признания доходов по методу начисления (по отгрузке продукции) в бухгалтерском учете исчисляется и отражается НДС, подлежащий уплате в бюджет:

Дебет сч.90-3 "Налог на добавленную стоимость",

Кредит сч.68 "Расчеты по налогам и сборам".

Для погашения дебиторской задолженности могут применяться неденежные расчеты:

- товарообменные операции,

- уступка права требования,

- соглашение об отступном,

- погашение векселем.

При товарообменных операциях моментом погашения дебиторской задолженности является выполнение покупателем обязательств по отгрузке товаров в адрес поставщика. В соответствии с п.6.33 ПБУ 9/99 "Доходы организации" величина поступления или часть погашенной дебиторской задолженности по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, принимается к бухгалтерскому учету по стоимости товаров (ценностей), полученных или подлежащих получению организацией. Стоимость этих товаров (ценностей) устанавливается исходя из цены, по которой организация обычно определяет стоимость аналогичных товаров (ценностей).

К неденежным расчетам с покупателями и заказчиками при погашении дебиторской задолженности относится уступка права требования - цессия, представляющая собой соглашение, по которому одна сторона переуступает права (требования) в пользу другой стороны за определенное вознаграждение или на безвозмездной основе. При переходе прав кредитора к другому лицу не требуется согласие должника (дебитора), если иное не предусмотрено законом или договором.

Сообщение должнику о договоре уступки права требования осуществляется в письменном виде с тем, чтобы исключить возможность погашения задолженности перед первым кредитором. Обычно такую задолженность приобретают организации, которые сами являются должниками дебитора. Это позволяет им получить скидку от номинала долга (дисконтом) с последующим погашением задолженности по полной стоимости.

Одним из видов расчетов с покупателями и заказчиками и погашения дебиторской задолженности является заключение соглашения об отступном.

Обычно соглашения об отступном используют по сделкам купли-продажи, когда покупатель не может погасить задолженность за отгруженные товары денежными средствами и вынужден передать продавцу свое имущество (готовую продукцию, работы, услуги). Размер отступного может быть больше или меньше размера первоначального обязательства или равняться ему. В бухгалтерском учете операции по договору об отступном отражаются аналогично операциям по договору мены.

Построение аналитического учета по счёту 62 должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:

- покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам;

- векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Если с момента возникновения задолженности покупателя (заказчика) прошло три года (то есть истек срок исковой давности) и задолженность не погашена, ее необходимо списать.

Списание задолженности, по которой истек срок исковой давности, отражается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 62 - списана задолженность покупателя (заказчика) в связи с истечением срока исковой давности.

Списанная задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет.

В аналогичном порядке списывается задолженность, нереальная для взыскания (задолженность ликвидированной организации). Однако, такая задолженность на забалансовом счете 007 не отражается.

Учёт резерва по сомнительным долгам:

Сомнительный долг - это дебиторская задолженность, которая не погашена в срок, установленный договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями (залогом, поручительством или банковской гарантией).

Резервы по сомнительным долгам создаются для уточнения оценки дебиторской задолженности организации (в активе баланса дебиторская задолженность отражается за вычетом сумм созданных резервов).

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяет, что организация может создать резерв по сомнительному долгу, если выполняются 3 условия:

- задолженность возникла по расчетам за продукцию (товары, работы, услуги);

- срок погашения задолженности по договору истек;

- гарантии погашения задолженности отсутствуют.

Налоговый кодекс предъявляет к созданию резерва по сомнительным долгам дополнительные требования.

1. Создавать резервы по сомнительным долгам могут только организации, которые определяют выручку от реализации для целей налогообложения по методу начисления.

2. Резерв может быть создан по любой задолженности, за исключением процентов по долговым обязательствам.

3. Сумма резерва зависит от срока возникновения обязательства.

На полную сумму резерв создается только по тем долгам, которые просрочены более чем на 90 дней. Если время просрочки составляет от 45 до 90 дней, в резерв включается только 50% от суммы задолженности. Если же этот срок не превышает 45 дней, резерв вообще не создается (ст.266 НК РФ).

Если срок погашения задолженности в договоре не указан, то он определяется в порядке, установленном законодательством. Так, по договору купли-продажи покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после того, как получил товар от продавца (ст.486 ГК РФ).

По другим видам договоров (на оказание услуг или выполнение работ), если иное не предусмотрено законодательством, обязательство должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения (ст.314 ГК РФ).

Обязательство, не исполненное в разумный срок, а также обязательство, срок исполнения которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в течение 7 дней после того, как кредитор потребовал оплату.

4. Общая сумма резервов по сомнительным долгам не может превышать 10% выручки от продаж, полученной за отчетный период: I квартал, полугодие и 9 месяцев, год.