Екомендации по совершенствованию учета и контроля расчетов с дебиторами на исследуемом предприятии

Работа с дебиторской задолженностью требует планирования и четко выстроенного процесса управления риском неплатежей. Она начинается с организации правильного и своевременного документооборота внутри учреждения и с контрагентами. Определяется круг сотрудников, которые отвечают за работу с дебиторами. Проводится регулярный анализ дебиторской задолженности, права изменения условий поставки, составляются регламентирующие документы с описанием порядка действий по возврату долгов.

Изначальное построение системы управления дебиторской задолженностью подразумевает ряд последовательных действий, направленных на скорейшее выявление и устранение возможных рисков невозврата задолженностей, в рамках которых с должниками работают специалисты планово-финансового отдела. Такая система строится в зависимости от содержания и структуры задолженностей, что определяет круг ее участников.

Построение системы состоит из следующих этапов:

1. Анализ структуры дебиторской задолженности

На данном этапе основное внимание уделяется общим подходам к анализу дебиторской задолженности организации

Основные данные для анализа:

А) Общий анализ «величины» дебиторской задолженности: общая сумма задолженности, количество клиентов

Б) Сегментация дебиторской задолженности по срокам: текущая, «старая», просроченная

Г) Сегментация дебиторской задолженности по размеру: малая, средняя, крупная

Работа по управлению дебиторской задолженностью внутри компании включает расчет предельных размеров дебиторской задолженности — критической и рабочей. Эти показатели являются индикаторами, которые сигнализируют о необходимости усилить (либо, наоборот, ослабить) работу с должниками.

Возникновение дебиторской задолженности обычно связано с предоставлением заказчикам отсрочки платежа за оказанные услуги.

Управлять дебиторской задолженностью можно, стимулируя покупателей к досрочной оплате счетов.

С установленной периодичностью специалисты учреждения должны анализировать дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.

Анализ может включать оценку абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности. Для этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной, просроченной свыше трех месяцев) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений каждой составляющей, темп роста остатка и т.п.

2. Выбор ответственных лиц за работу с дебиторской задолженностью в учреждении.

В Государственном областном ветеринарном учреждении «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» достаточно большой объем взыскания дебиторской задолженности, на мой взгляд оптимальным решением данной проблемы – формирование службы по работе с дебиторами, что позволит обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой дебиторской задолженностью.

3. Создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов:

1) Выбор показателей эффективности для анализа работы с дебиторской задолженностью ответственных сотрудников:

– «результативность звонков»,

– количество звонков, встреч, написанных писем, оплаченных счетов,

– взаимозачеты авансов,

– «списанная» дебиторская задолженность

2) Контроль величины и структуры дебиторской задолженности за период:

– рост дебиторской задолженности в суммах и количестве контрагентов

4.Методы работы с дебиторской задолженностью

Данный этап является основным, так как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с дебиторской задолженностью, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:

А) Звонки клиентам

Б) Написание писем:

– перечень документов для клиента,

– для подтверждения дебиторской задолженности,

– взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту

В) Встречи с клиентами

Г) Ведение переговоров:

– общие правила,

– определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,

– варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны.

Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

Преимущества досудебного урегулирования долга — это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации.

С дебиторами следует постоянно поддерживать контакт:

– высылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте),

– вести телефонные переговоры

– личные встречи с руководством должника,

– предъявлять претензии.

К финансовым способам воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа, относятся:

– применение штрафных санкций (данный пункт следует добавить в типовой договор учреждения),

– реструктуризации долга.

Выбор того или иного метода зависит от:

– особенностей должника,

– суммы задолженности,

– количества дней просрочки,

– готовности должника к погашению долга и других факторов.

Планирование дебиторской задолженности - важный этап формирования бюджета движения денежных средств.

Неточности в планировании расчетов с контрагентами могут негативно повлиять на финансовое состояние ветеринарной службы.

Основой для планирования дебиторской задолженности служит организация системы оперативного и бухгалтерского учета на предприятии, отражающего полную информацию по клиентам, видам деятельности в разрезе каждого заключенного контракта, договора.

Для определения задолженности необходимо:

• оперативно отслеживать состояние расчетов с дебиторами;

• анализировать своевременность погашений и выплат, прогнозировать штрафные санкции.

Прогноз дебиторской задолженности включает:

• определение суммы погашения задолженности на начало прогнозного периода - задолженность прошлых лет;

• планирование состояния по расчетам с контрагентами на конец периода - текущая задолженность.

План погашения дебиторской задолженности планируется в план - прогноз "Дебиторская задолженность прошлых периодов", в котором устанавливается возможный вариант прогноза погашения дебиторской задолженности на год с ежемесячной разбивкой.

Сумма текущей дебиторской задолженности зависит от количества оказанных услуг ветеринарными специалистами.

Коэффициент инкассации позволяет установить, когда и в какой сумме ожидается поступление денежных средств от оказанных услуг данного периода и рассчитывается по формуле:

Кинк = Изменение ДЗ / Объем продаж

Коэффициенты инкассации выражают процент ожидаемых денежных поступлений от количества оказанных услуг в определенном интервале времени от момента реализации. Для их определения возможно использовать статистические методы, основанные на информации за прошлые годы и анализы реестра старения дебиторской задолженности. Планируя дебиторскую задолженность, необходимо также учитывать суммы долгов безнадежных к взысканию. Срок исковой давности для списания просроченной дебиторской задолженности установлен Гражданским кодексом и составляет три года (ст. 196 НК РФ). Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не указана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику дается семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).

Для того чтобы списать дебиторскую задолженность, Государственному областному ветеринарному учреждению необходимо документально обосновать факт наличия непогашенного долга: правовое основание, размер долга и дату его возникновения. Так как право уменьшить налоговую базу возникает по окончании установленного отрезка времени, то важным моментом является правильное определение начальной даты этого отрезка. Поэтому для признания долга безнадежным в связи с истечением срока исковой давности необходимо располагать документами, которые позволяют установить дату возникновения дебиторской задолженности. В большинстве случаев такими документами являются:

- договор с покупателем, заказчиком или иным дебитором;

- накладная на отгрузку товаров, акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг;

- а также иные документы, в частности платежные документы на перечисление аванса поставщику, не выполнившему свои обязательства, акт сверки задолженности.

Для подтверждения того, что на момент списания задолженность не погашена, нужно иметь акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, а по результатам инвентаризации начальник издает приказ о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга. Данный порядок установлен п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н и Письма УФНС России от 13.12.2006 N 20-12/109630, от 27.06.08 №20-12/060959 подтверждает такой порядок.

Следует учитывать, что срок исковой давности может приостанавливаться или прерываться. Тогда применяется особый порядок его исчисления (ст. ст. 202 - 204 ГК РФ, Письмо Минфина России от 21.09.2007 N 03-03-06/2/184).

Так на основании положений статьи 203 ГК РФ течение срока исковой давности, в частности, прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. Поэтому срок исковой давности для признания долга безнадежным в случае, если проводилась сверка с дебитором или было письменное признание долга следует считать с даты подписания акта сверки с дебиторами или с той даты, до которой дебитор обещал погасить долг в письменном виде . Хотелось бы обратить внимание, что действием, свидетельствующим о признании долга может быть и частичная уплата долга. Тогда срок будет течь с момента этой уплаты.

Заключение

На современном этапе экономического развития большое внимание уделяется расчетным отношениям.

В этих условиях важной задачей, стоящей перед планово-финансовым отделом Государственного областного ветеринарного учреждения «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных», является формирование такой информации о расчетах с дебиторами, которая бы объективно и оперативно отражала сумму дебиторской и кредиторской задолженности бюджетного учреждения.

С этих позиции исследование проблем формирования учетной и аналитической информации о состоянии расчетов с дебиторами приобретает важное практическое значение, что позволило сделать следующие выводы:

1. Расчеты с дебиторами являются важным элементом в системе бюджетного учета.

Учреждение принимает бюджетные обязательства путем заключения государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров с физическими и юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями либо в соответствии с законом, иным нормативно-правовым актом или соглашением.

Государственный контракт - это договор, заключенный органом государственной власти, бюджетным учреждением, уполномоченным органом или организацией от имени Российской Федерации или субъекта Российской Федерации с физическими и юридическими лицами в целях обеспечения государственных нужд, предусмотренных в расходах бюджета.

Государственные (муниципальные) контракты заключаются и оплачиваются в пределах лимитов бюджетных обязательств.

2. Своевременный финансовый механизм Российской Федерации, в том числе и бюджетный, невозможен без системы расчетов. Расчеты можно классифицировать по своему характеру на следующие группы:

1) расчеты, осуществляемые внутри организации, учреждения, - внутренние расчеты; это расчеты администрации и персонала, возникающие в процессе экономической, управленческой, научной, учебной, производственной и иной деятельности, с целью осуществления которой создавалось учреждение или организация;

2) расчеты, осуществляемые между организациями и вышестоящим органом – ведомством, управлением и т.п. Такие расчеты называются внутриведомственными;

3) расчеты, возникающие между организациями, учреждениями за поставки товаров, оказание услуг, выполнение работ, - межхозяйственные расчеты.

Порядок расчетов за поставленные материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги определяется условиями заключенного договора или контракта. В договоре (контракте) могут быть предусмотрены авансовые платежи, расчеты могут осуществляться после отгрузки поставщиками товарно-материальных ценностей, выполнения подрядчиками работ или оказания услуг либо одновременно с ними.

3. Учет бюджетных обязательств по договорам осуществляют органы Федерального казначейства (ОФК) в соответствии с Правилами учета органами Федерального казначейства обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета.

Функции Федерального казначейства в части проведения финансового контроля закреплены в ст. 267 БК РФ, согласно которой Федеральное казначейство осуществляет контроль за:

непревышением лимитов бюджетных обязательств, распределенных главными распорядителями (распорядителями) средств бюджета между нижестоящими распорядителями и получателями средств бюджета, над утвержденными им лимитами бюджетных

- обязательств;

- непревышением кассовых расходов, осуществляемых получателями средств бюджета, над доведенными им лимитами бюджетных обязательств;

- соответствием содержания проводимой операции коду бюджетной классификации Российской Федерации, указанному в платежном документе, представленном в Федеральное казначейство получателем средств бюджета;

- наличием у получателя средств бюджета документов, подтверждающих возникновение у него денежных обязательств.

Федеральное казначейство осуществляет предварительный и текущий контроль за ведением операций со средствами бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств бюджета.

За своевременные расчеты с заказчиками, потребителями услуг ветеринарной службы, контроль осуществляет планово-финансовый отдел ГОВУ «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных».

Для более эффективной работы с дебиторами в учреждении ветеринарной службы, на мой взгляд, необходимо сформировать службу по работе с дебиторами, что позволит обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой дебиторской задолженностью, создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов.

Важным этапом в снижении задолженности, а так же формирования бюджета и движения денежных средств является планирование дебиторской задолженности.

Неточности в планировании расчетов с контрагентами могут негативно повлиять на финансовое состояние исследуемого мной предприятия.

По результатам проведенного исследования, а так же практических наблюдений раскрыта значимость контроля расчетов с дебиторами для экономики Государственного областного ветеринарного учреждения «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных». Рассмотрены особенности ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждении. Дана характеристика деятельности Государственного областного ветеринарного учреждения «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных». Рассмотрен механизм отражения расчетных операций с учетом перехода на новый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, дана характеристика операций расчетов с дебиторами, составлявшихся на основании плана счетов Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

Список использованных источников информации

Нормативно – правовые акты

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993г. // ИПС «Консультант-плюс».

2. Бюджетный кодекс Российской Федерации № 145–ФЗ от 31.07.1998г. // ИПС «Консультант-плюс».

3. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК) (части первая, вторая, третья, четвертая) № 51–ФЗ от 30.11.1994г. // ИПС «Консультант-плюс».

4. Налоговый кодекс Налоговый кодекс Российской Федерации (НК) (части первая, вторая) № 146–ФЗ от 31.07.1998г. // ИПС «Консультант-плюс».