Хранение документов бухгалтерского учёта

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558).

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации": п. 1 ст. 17.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте»: ст. 29.

Налоговый кодекс РФ: пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24.

Рисунок 5.23 – Нормативные акты, регулирующие хранение документов

ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА

Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская (финансовая) отчётность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, не менее пяти лет после отчёта года.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учёта и их защиту от изменений.

Документы учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз.

Рисунок 5.24 – Требования закона о бухгалтерском учёте к хранению

документов [4, ст. 29].

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА

Организуется с целью обеспечения полной сохранности документов и при необходимости использования.

В течение отчётного года документы хранятся в текущем архиве в бухгалтерии.

Документы должны храниться бухгалтерии в специальном помещениях или закрывающихся шкафах.

По окончании отчётного года документы передаются в общий архив.

Сохранность документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает лицо, на которое возложение ведение бухгалтерского учёта.

Рисунок 5.25 – Общие сведения о хранении документов

Таблица 5.3 – Сроки хранения документов (извлечение) [5]

Наименование документа	Срок хранения документа	Примечание
Бухгалтерская (финансовая) отчётность: а) сводная годовая (консолидированная) б) годовая в) квартальная г) месячная	Постоянно   Постоянно 5 л. (1) 1 г. (2)	При отсутствии годовых – постоянно (1). При отсутствии годовых квартальных – постоянно.
Документы учётной политики (рабочий Продолжение таблицы 5.3 план счетов, формы первичных учётных документов и др.)	5 л.
Регистры бухгалтерского учёта	5 л. (1)	При условии проведения проверки (ревизии) (1)
Первичные учётные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей	5 л. (1)	При условии проведения проверки (ревизии) (1)
Счета-фактуры	4 г.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов	5 л.	После замены новыми (1)
Свидетельства о постановке на учёт в налоговых органах	Постоянно
Налоговые декларации (расчёты) юридических лиц по всем видам налогов	5 л.
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчётности	5 л. (1)	При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности – постоянно.
Лицевые карточки, счета работников	75 л.
Образцы подписей материально-ответственных лиц	До минования надобности (1)	Не менее 5 л.
Трудовые договоры (служебные контракты)	75 л.	После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности,-75 л.
Личные карточки работников, в том числе временных работников	75 л.
Командировочные удостоверения	5 л. (1)
Приказ об отпуске	75 л.
Расчётно-платёжная ведомость	5 л.
И т. д. согласно перечню типовых управленческих архивных документов

НОРМА ПРАВА И ВИД НАКАЗАНИЯ

Налоговый кодекс РФ

Кодекс РФ об административных правонарушениях

ШТРАФ за отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учёта (ст. 120): § 10000 руб. если нарушения совершенные в течение одного налогового периода; § 30000 руб. если нарушения совершенные в течение более чем одного налогового периода.

ШТРАФ за нарушение АО или ООО сроков хранения документов (ст. 13.25): § От 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц; § От 200000 до 300000 руб. – для юридических лиц.

ШТРАФ за нарушение порядка и сроков хранения учётных документов, приведших к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 % (ст. 15.11): § От 2000 до 3000 руб. –для должностных лиц.

Рисунок 5.26 – Ответственность за нарушение сроков хранения документов