Разновидности документов в сфере гражданско-правовых договоров

Вид документа	Разновидности документа
Договор	Договор купли-продажи
Договор поставки
Договор аренды (договор субаренды)
Договор подряда (договор субподряда)
Договор комиссии
Договор перевозки и др.

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации.

Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собойдокументы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Под унифицированной системой документации понимается совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

— единого принципа построения форм документов;

— регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;

— установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;

— установления единых правил составления и оформления реквизитов документов;

— единства применяемой терминологии и условных обозначений.

Работа по унификации документов включает:

•разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

•внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;

•введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

•разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

•разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Разработаны следующие УСД:

— организационно-распорядительной документации (УСОРД);

— плановой документации (УСПД);

— первичной учетной документации (УСПУД);

— финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД);

— расчетно-денежной документации (УСРДД);

— отчетно-статистической документации (УСОСД);

— по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);

— документации по ценообразованию (УСДЦ);

— документации по торговле (УСДТ);

— документации по изобретениям и открытиям (УСДИО);

— документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ);

— документации по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН);

— документации для планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).

Действующий в настоящее время Государственный стандарт [2] устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.

Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Составление табеля унифицированных форм документов, а также внесение в него изменений осуществляется службой делопроизводства.

Табель содержит следующие графы:

1. Наименование формы документа.

2. Код формы документа (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО).

3. Дата утверждения документа.

4. Периодичность издания.

5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.

6. С кем согласовывается документ.

7. Ответственный за контроль над исполнением соответствующего документа.

8. Годовой тираж бланков и др.

Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация — это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).

Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти.