Общие требования к информационной системе

Одно из основных требований компании "МЕД" к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.

Ключевые функциональные требования к информационной системе:

1) Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.

2) Возможность удаленного доступа.

3) Управление запасами. Оперативное получение информации об остатках на складе.

4) Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков.

5) Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.

6) Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.

7) Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах - как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.

Примеры форм отчетных документов:

Отчет о дебиторской задолженности
Регистрационный номер Клиент Договор Дата договора Сумма по договору Сумма задолженности Ожидаемый срок платежа Комментарий
               
               
Итого        
Отчет о кредиторской задолженности
Информация о материалах/комплектующих, услугах, работах Поставщик № договора Сумма по договору Срок оплаты по договору Дата оплаты Сумма задолженности Комментарий
               
                           
Отчет о требуемых закупках  
Инвентарный код Название материала/товара Ед. измерения Требуется закупить Предыдущая дата приобретения  
Название поставщика Дата последнего приобретения Стоимость приобретения  
               

Описание системы учета

ЗАО "МЕД" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).

Фрагмент плана счетов компании

Номер бухг. счета Наименование счета
01.000 Основные средства
02.000 Амортизация основных средств
03.000 Доходные вложения в материальные ценности
04.000 Нематериальные активы
05.000 Амортизация нематериальных активов
08.000 Вложения во внеоборотные активы
10.000 Материалы
10.100 Сырье и материалы
10.200 Прочие материалы
10.300 Инвентарь и хозяйственные принадлежности
14.000 Резервы под снижение стоимости МЦ
16.000 Отклонение в стоимости МЦ
19.000 НДС по приобретениям
... ...

Фрагмент учетной политики

Выручка и прибыль. Выручка от реализации продукции и оказания услуг определяется по мере отгрузки реализованной продукции, оказания услуг и отражается в финансовой отчетности по методу начисления.

Запасы. Компания с целью определения фактической себестоимости товаров, реализованных в отчетном периоде, использует вариант их оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО).

Описание справочников

Фрагмент описания справочников, используемых для автоматизации компании "МЕД", приведен в таблице.

Наименование справочника Код Наименование
  Клиенты    
    AC_Ap_00001 Покупатель_АПТЕКИ
    AC_Ds_00001 Покупатель_Дистрибьютеры
    OTHER_00001 Прочие
  Поставщики/подрядчики    
    B_00001 Банки
    L_00001 Частные лица
    I_0001 Страховые организации
    OTHER_00001 Прочие
  Договора    
  1- наши услуги 1_COM_D/M/E Договор комиссии_Д/М/Г
    1_SERV_D_/M/E Договор на оказание наших услуг_Д/М/Г
  2 - услуги нам 2_COM_D/M/E Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам
    2_SERV_D/M/E Договор на указание Г услуг нам _Д/М
    2_COM_D/M/E Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам

Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиентов первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень - "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибьюторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены пятизначные порядковые номера 00001, 00002 и т.д.

Организационная диаграмма

Оргструктура предприятия оптовой торговли ЗАО "МЕД" имеет следующий вид:

Общие требования к информационной системе - student2.ru

Наши рекомендации