Понятие документа и документации. Значение и их роль в учете и контроле
Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на сплошном документировании хозяйственных операций.
Документирование– совокупность процедур первичного отражения (регистрации) хозяйственных фактов в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей (от лат. document — свидетельство).
Бухгалтерская документация– это результат процедур документирования, совокупность первичных и сводных документов.
Первичный документ– это письменное свидетельство о совершении определенного хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующего дальнейших пояснений и детализаций.
Каждый первичный документ отражает один совершенный факт хозяйственной деятельности.
Значения документа:
Юридическое – документ – это доказательство совершения хозяйственной операции. Документы используют в качестве доказательств при спорах данной организации с другими лицами.
Контрольное – документ – это источник данных для осуществления внутрихозяйственных операций. Большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии, в проведении контроля сохранности имущества экономических субъектов.
Организационно – управленческое – документ – это источник оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений.
Экономическое – данные документа используются для определения величины экономических и производственных показателей деятельности организации.
Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документе всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы должны иметь реквизиты.
Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций.
К обязательным реквизитамотносят:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных выше, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты,к которым можно отнести: номер документа, адрес организации, основание для совершения операции.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются руководителем экономического субъекта. Первичные документы могут быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разработаны Госкомстатом России и носят рекомендательный характер.
Первичный документ составляется на бумажном носителе, в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваетсяодной тонкой чертой неправильный текст или сумма, так чтобы можно было прочитать исправленное; надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма; на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления;
Пример.Если в учетном регистре неверно был сделана запись, скажем, вместо 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то запись должна принять вид:
100 руб. Исправленному верить
«....... 115 руб................ » 12.04.2017 г. Иванченкова И. А.
Таким образом, исправление в первичном документе должно содержать дату исправления, подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов.
Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.
Классификация документов
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам.
1. Документы могут классифицироваться по назначению на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
К распорядительнымдокументам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.
Оправдательные (исполнительные)документы составляют и подписывают лица, ответственные за совершенную операцию. На основании таких документов осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета. Такие документы, например, для материально-ответственных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценностей. Некоторые документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, требования, акты приемки и т. п.
Документы бухгалтерского оформлениязаполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты, справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи, распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и т.п.). Информация из таких документов заносится в учетные регистры.
Комбинированныедокументы представляют собой сочетание разных видов документов, например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).
2. По содержанию хозяйственных операций
Материальные– отражают движение товарно-материальных операций, например, приходный ордер, требование-накладная.
Денежные – отражают операции с наличными и безналичными денежными средствами, например, ПКО, платежное поручение.
Расчетные – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам, например, товарная накладная, акт выполненных работ.
3. По степени обобщения учетной информации различают:
Первичныедокументы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят: кассовые ордера, требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др.
Сводныминазываются документы, представляющие собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных документов. Например, отчет кассира, составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров).
4. По месту составления различают: внутренние,составляемые в организации (авансовые отчеты, требования и др.), и внешние,поступающие от контрагентов (накладные и счета-фактуры, полученные и др.).
5. По охвату хозяйственных операций документы подразделяются на разовые,которые оформляются на одну или несколько операций и могут служить основанием для бухгалтерской записи (требование на отпуск материалов со склада), и накопительные,которые оформляются постепенно, по мере совершения однородных операций (лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учета расхода материалов). Учетные записи в накопительных документах производятся по истечении отчетного месяца общим итогом, что сокращает количество записей.
Один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам по классификации. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату денежных средств), первичным, разовым и многострочным документом.