Э.: Владимир Иванович, что вы пожелаете бухгалтерам? 3 страница

Так, Госкомстатом разработаны типовые бланки для учета:

- основных средств и нематериальных активов;

- материалов;

- кассовых операций;

- операций, связанных с оплатой труда;

- результатов инвентаризации.

Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета:

- торговых операций (в т.ч. при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии);

- операций на предприятиях общественного питания;

- денежных расчетов с населением с применением ККМ;

- капитального строительства и ремонтно-строительных работ;

- работы строительных машин и механизмов;

- операций на автомобильном транспорте;

- сельскохозяйственной продукции и сырья.

В этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных учетных документов фирма применяет унифицированные формы.

Если фирма применяет унифицированные формы первичных учетных документов и для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно. Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты.

Поясним на примере.

Пример. Фирма закупила товары для дальнейшей перепродажи. Покупка носит разовый характер. Договора с поставщиком нет. Оплата осуществлена с расчетного счета.

Поставщик вместе с товаром представил только товарный чек. Товарную накладную или универсальный передаточный документ поставщик оформлять отказался, так как не является плательщиком НДС.

Форма товарного чека содержит реквизиты:

- наименования продавца и покупателя;

- наименование, количество, стоимость проданных товаров;

- должности и подписи ответственных лиц поставщика и их подписи;

- дату составления документа.

Форма не содержит сведений о должностных лицах фирмы-покупателя и их подписей, поэтому такой товарный чек не является документом, служащим основанием для принятия товаров к бухгалтерскому учету. Бухгалтер фирмы-покупателя должен разработать форму первичного документа, который будет являться основанием для отражения в бухгалтерском учете такого факта хозяйственной жизни, как получение товаров по товарному чеку, и передать ее руководителю для утверждения приказом по организации.

В качестве такого документа бухгалтер разработал акт о приемке товаров, полученных по товарному чеку. Его форма также содержит все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Несмотря на то что Закон N 402-ФЗ разрешает разрабатывать и утверждать свои первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, по-прежнему обязательны для применения. Изменять их запрещено (Письмо Минфина России от 6 февраля 2015 г. N 07-01-12/4833).

Пример. Приказами Минстроя России от 17 января 2014 г. N 11/пр и от 17 июня 2014 г. N 298/пр предусмотрено обязательное применение справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме N КС-3. Поскольку законодательство в сфере строительства требует оформлять эту справку, то фирмы должны заполнять КС-3 по унифицированной форме. Вносить изменения в бланк справки нельзя.

Формат электронных документов

Закон N 402-ФЗ "уравнивает в правах" бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ч. 5, 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Бумажную копию электронного документа допускается изготавливать только по требованию контрагента, если это предусмотрено договором.

Подписать электронный документ можно простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью (Письмо Минфина России от 2 сентября 2014 г. N 03-03-06/1/43920). Но только в случае, если это не запрещено законом или согласовано участниками электронного документооборота (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ).

В электронной форме можно составлять не только первичные документы, которыми фирма обменивается со своими контрагентами, но и внутренние документы (например, авансовые отчеты, подписывая их квалифицированной электронной подписью).

Обратите внимание: электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены по форматам, установленным ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Фирмам, которые хотят использовать электронный документооборот в "первичке", налоговые контролеры рекомендуют применять утвержденные ими форматы акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной ТОРГ-12. Форматы этих документов утверждены Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. N ММВ-7-6/172@. Как пояснили контролеры, использование этих форматов позволит фирмам не распечатывать дополнительно документы на бумажном носителе при передаче их в инспекцию для подтверждения расходов. Кроме того, инспекторы отметили, что "единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет".

Исправление первичных документов

Нередко складываются ситуации, когда в уже подписанные и отраженные в регистрах бухгалтерского учета первичные документы необходимо вносить изменения. Закон N 402-ФЗ не содержит положений о замене "первички" при обнаружении в ней ошибок. Об этом напомнил Минфин России в Письме от 22 января 2016 г. N 07-01-09/2235.

Чтобы устранить ошибку, необходимо внести исправления в первичный документ (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Исправление в первичном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Аналогичное указание на порядок исправления документов содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н): "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений".

Согласно п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписями лиц, подписавших документ, рядом с исправлением должна быть проставлена дата исправления.

Финансисты отметили, что фирма может самостоятельно разработать способы внесения исправлений как в бумажные, так и в электронные первичные документы (ч. 2 - 4 ст. 8 Закона N 402-ФЗ, ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", утв. Приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. N 106н). В разработке таких способов можно руководствоваться действующими нормативными правовыми актами, которые регулируют аналогичные вопросы.

В частности, в Правилах заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС (утв. Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137) прописан порядок внесения исправлений в счет-фактуру. При разработке способов внесения исправлений в "первичку" фирмы, среди прочего, могут также ориентироваться на этот порядок.

Ответственность за нарушения правил оформления

первичных документов

Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, ст. 120 Налогового кодекса "отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета" квалифицирует как "грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения".

Размер штрафа за такое нарушение - 10 000 руб. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 руб. Если же такое нарушение повлекло за собой "занижение налоговой базы", штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные фирмой затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по ст. 122 "Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)" Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по ст. ст. 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (Определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. N 6-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по п. 3 ст. 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по ст. 122.

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера фирмы административный штраф от 5000 до 10 000 руб., а за повторное нарушение - от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

При этом повторным совершением административного правонарушения является совершение правонарушения в тот период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию за совершение однородного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 КоАП РФ). Этот период длится со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения одного года со дня окончания исполнения данного постановления (ст. 4.6 КоАП РФ) (Информационное сообщение Минфина России от 7 апреля 2016 г. N ИС-учет-1).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

- к занижению сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

- к искажению любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;

- к регистрации не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;

- к ведению счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;

- к составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;

- к отсутствию у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Однако должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

- подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные ст. 81 Налогового кодекса;

- исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Обратите внимание, что срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение законодательства о бухгалтерском учете составляет два года со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по ст. 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается фирма, а по п. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях - ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает п. 4 ст. 108 Налогового кодекса, согласно которому "привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации".

Хранение бухгалтерских документов

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Хранить документы, поступающие в бухгалтерскую службу, создаваемые и накапливаемые в ней, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами ст. 29 Закона N 402-ФЗ.

Вот эти нормы.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами фирмы государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

4. При смене руководителя фирмы должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется фирмой самостоятельно.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер фирмы.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

- текущее (временное);

- архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Передача документов в архив

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (его разд. 6), утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105).

В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение фирмы, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из п. 1.4 Правил, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Архив фирмы комплектуется делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Архив можно формировать и на электронных носителях. Поэтому, если документы храните в электронном виде, и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в п. п. 2.30 - 2.35 Правил, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Электронные документы фирмы сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

- значимость, полнота (завершенность) документов;

- аутентичность (полнота и достоверность) документов;

- отсутствие дублирования информации в документах.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив фирме следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет нужно проверять, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы.

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело закрыто в делопроизводстве, личное дело окончено на основании приказа об увольнении). Например, если документ составлен в 2016 г., то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2017 г. Из этого правила есть исключения.

Во-первых, это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения нужно определять с даты последней записи в них. Во-вторых, документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них исчисляется с момента, когда перестали начислять амортизацию (Письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. N 03-03-06/1/270).

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 г. Для документов, созданных после 2003 г., срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Приказы, касающиеся дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дежурств и краткосрочных командировок, хранят не менее пяти лет.

Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, фирма-страхователь должна хранить шесть лет.

После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой фирмы. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у фирмы потребуют представить какие-либо документы.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники фирмы (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, "авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009 - 01.12.2009".

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ООО "Агрегат" │

│ │

│ АКТ │

│ о выделении документов на уничтожение │

│ │

│31 августа 2016 г. г. Москва│

│ │

│Экспертная комиссия в составе: │

│- председатель комиссии - юрист А.А. Петров, │

│- члены комиссии - главный бухгалтер О.И. Борисова, │

│ секретарь А.И. Лукашевич, │

│составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной│

│оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых│

│истек (опись прилагается): │

│1. Кассовые документы за 2009 г. (1 папка). │

│2. Авансовые отчеты за 2009 г. (1 папка). │

│3. Кассовая книга за 2009 г. │

│4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 2009 г. │

│5. Банковские документы за 2009 г. (1 папка). │

│6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 2009 г.│

│(2 папки). │

│7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 2009 г.│

│(1 папка). │

│8. Журнал учета доверенностей за 2009 г. │

│9. Гарантийные письма за 2009 г. (1 папка). │

│10. Главная книга за 2009 г. │

│ │

│Председатель Петров /А.А. Петров/ │

│Члены комиссии: Борисова /О.И. Борисова/ │

│ Лукашевич /А.И. Лукашевич/ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Уничтожить документы можно следующими способами:

- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

- самостоятельно уничтожить документы - сжечь, измельчить шредером и т.д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Инвентаризация

Согласно Закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ (ст. 11) обязательное проведение инвентаризации устанавливается федеральными и отраслевыми стандартами.

До утверждения таких стандартов применяются правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные Минфином России до 1 января 2013 г. (п. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ). Инвентаризация относится к правилам бухгалтерского учета (разд. II Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н). Поэтому при проведении инвентаризации в текущем году нужно по-прежнему руководствоваться п. п. 26 - 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Но в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ.

Однако если до 1 января 2013 г. инвентаризации подлежало имущество (правда, не в гражданско-правовом, а в "бухгалтерском" понимании), то теперь - активы. Следовательно, одна из задач инвентаризации - удостовериться, что статьи баланса соответствуют определению активов, приведенному в п. 7.2 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России (одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29 декабря 1997 г.).

Внимание! Инвентаризации подлежит не имущество, а активы, то есть хозяйственные средства, контроль над которыми организация получила в результате свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем (п. 7.2 Концепции).

Активом признается не всякое имущество. В этой связи предстоит списать те основные средства, которые не способны приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (п. 29 ПБУ 6/01, Письмо Минфина России от 13 июня 2013 г. N 03-05-05-01/21929). Одновременно такие объекты приходуют в качестве материалов по цене возможной продажи (например, металлолома). Скорректировать стоимость других дебетовых остатков позволят пассивные счета 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей", 59 "Резервы под обесценение финансовых вложений", 63 "Резервы по сомнительным долгам". Наконец, нужно убедиться, что числящиеся в учете расходы будущих периодов удовлетворяют критериям признания активов.

Внимание! Статьи капитала инвентаризации не подлежат (п. 1 ст. 11 Закона N 402-ФЗ).

Инвентаризация материальных ценностей - это сверка того, что отражено в регистрах бухгалтерского учета, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т.д., включая обособленные подразделения фирмы.

Инвентаризация обязательств - это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т.д.

Инвентаризация нужна для обеспечения достоверности данных учета.

Прежде всего оформите приказ руководителя о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих документов предусмотрены специальные унифицированные формы - N N ИНВ-22 и ИНВ-23. Создайте инвентаризационную комиссию.

Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние активов и обязательств фирмы.

В приказе укажите, какие именно активы и обязательства будет инвентаризировать комиссия. Образец такого приказа приведен на следующей странице.

Унифицированная форма N ИНВ-22

Утверждена

Постановлением Госкомстата России

от 18.08.98 N 88

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0317018│

ООО "Агрегат" ├────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │40062011│

организация ├────────┤