Оформление результатов командировки
Секретарское обслуживание.
1. Используя лекции и информацию ниже, выполните задание.
2. Заполните унифицированные формы по командировкам.
Подготовка и проведение приемов
Важным элементом деловой жизни предпринимателей являются приемы. Они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации и т.п. Согласно международной практике, наиболее торжественными и почетными по своему характеру видами приемов являются завтрак и обед. Любой прием должен быть заранее подготовлен. В подготовку приема входят:
- выбор вида приема,
- составление списка приглашенных лиц,
- рассылка приглашений (заблаговременно),
- составление плана рассадки за столом,
- составление меню,
- сервировка столов и обслуживание гостей,
- подготовка тостов или речей (на приемах с рассадкой),
- составление схемы или порядка проведения приема.
На приемках с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостя, т. е. места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым — справа от хозяина. Чем дальше место от хозяина, тем оно менее почетно. В отсутствие женщин первым считается место справа от хозяина дома, вторым — слева от него.
При рассадке придерживаются следующего принципа: женщину не сажают рядом сженщиной и на концы стола,если на его торце не сидят мужчины, мужа — рядом с женой.
Первыми по обе стороны от хозяина сажают женщин, от хозяйки - мужчин. Затем места чередуются: рядом женщиной сажают мужчину и наоборот.
Для того чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, а также знал, кто будет его соседом, на входе выставляется план рассадки, на стол кладется карточка с именем и фамилией приглашенного, иногда гостю вручается карточка (размером с визитную со схемой стола).
На прием с рассадкой следует приходить точно в указанное в приглашении время. На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которые указывается время начала и конца приема (17.00-19.00; 18.00-20.00 и т. д.), можно прийти и уйти в любое время в пределах указанного в приглашении.
Во время произнесения речей или тостов недопустимо разговаривать, наливать вино, есть. Следует особо сказать о тостах. Они могут произноситься на завтраках, обедах, ужинах и т. д. после десерта, когда всем гостям налито шампанское. Это касается приемов с рассадкой. На других видах приемов тосты произносятся не ранее 10-15 минут после начала приема. После тоста не обязательно выпивать все вино, налитое в бокал, можно пригубить или немного отпить. На официальных завтраках, обедах и ужинах не принято чокаться, если чокаются — мужчина должен держать свою рюмку ниже рюмки дамы.
- Подготовьте проведение следующего вида приема (по заданию преподавателя) каждый выбирает для себя любой вид приема с рассадкой
- Продумайте меню:
- Составьте тост / приветственную речь для хозяина приемаРазработайте приглашение
- Составьте схему проведения приема
Новые лекции по секретарскому:
Тема: Организация и проведение деловых поездок руководителя и других сотрудников организации
Подготовка командировок
Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т.п., печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию: дату отправления, прибытия, продолжительность поездки; способ передвижения; бронирование мест в гостиницах; места посещения и проезд к ним; отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны и снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т.п.). Приведем перечень документов, необходимых руководителю в командировке:
· паспорт (при необходимости загранпаспорт);
· авиабилеты или железнодорожные билеты;
· командировочное удостоверение;
· служебное задание.
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание (форма №Т-10а), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9. Данная форма заполняется работником кадровой службы, визируется главным бухгалтером, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется.
В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытий и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного липа. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому командировочное удостоверение не выписывается. Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывающих в командировки. Графа "Фамилия, имя, отчество, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение" может отсутствовать, если командировочные удостоверения подписываются одним должностным лицом. В небольшой фирме в качестве ответственного лица за командировки может выступать секретарь.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководители назначено до 24 ч. включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Например, поезд отправляется 20 октября в 23 ч. 50 мин. (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 20 октября. Если самолет вылетает 21 октября в 0 ч. 50 мин., а до аэропорта надо добираться 2 часа, то первым днем командировки все равно будет считаться 21 октября.
Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо об этом подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
| · Заполните унифицированную форму № Т-10 | Код | ||
| Форма по ОКУД | |||
| по ОКПО | |||
| наименование организации | |||
| Номер документа | Дата составления | ||
| КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ |
| Табельный номер | |||||
| Работник | |||||
| фамилия, имя, отчество | |||||
| структурное подразделение | |||||
| должность (специальность, профессия) | |||||
| командируется в | |||||
| место назначения (страна, город, организация) | |||||
| для | |||||
| цель командировки | |||||
| на | календарных дней (не считая времени нахождения в пути) | ||||
| с | “ | ” | г. по | “ | ” | г. |
| Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа | |
| наименование, серия, номер |
| Руководитель | |||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в
место постоянной работы:
| Выбыл из | Прибыл в | ||||||||||||||||||||||
| “ | ” | г. | “ | ” | г. | ||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | должность | личная подпись | ||||||||||||||||||||
| расшифровка подписи | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||
| М.П. | М.П. | ||||||||||||||||||||||
| Выбыл из | Прибыл в | ||||||||||||||||||||||
| “ | ” | г. | “ | ” | г. | ||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | должность | личная подпись | ||||||||||||||||||||
| расшифровка подписи | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||
| М.П. | М.П. | ||||||||||||||||||||||
| Выбыл из | Прибыл в | ||||||||||||||||||||||
| “ | ” | г. | “ | ” | г. | ||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | должность | личная подпись | ||||||||||||||||||||
| расшифровка подписи | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||
| М.П. | М.П. | ||||||||||||||||||||||
| Выбыл из | Прибыл в | ||||||||||||||||||||||
| “ | ” | г. | “ | ” | г. | ||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | должность | личная подпись | ||||||||||||||||||||
| расшифровка подписи | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||
| М.П. | М.П. | ||||||||||||||||||||||
Оформление результатов командировки
Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам, т.е. выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальное журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации телефонных звонков делается соответствующая запись.
Необходимо отметить, что в связи с производственной необходимостью сотрудник может быть направлен в командировку на длительное время. В этом случае в период командировки на сотрудника распространяется режим рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он был командирован. Не использованные во время командировки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются.
Если работник командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии со ст. 153 Трудового кодекса Российской Федерации.
В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в лень прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.
После возвращения руководителя из командировки секретарь:
- информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия;
- обрабатывает материалы командировки;
- оформляет отчетные документы.
При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно
отчет включает три раздела:
- обоснование необходимости командировки;
- последовательность решения вопросов;
- выводы и рекомендации.
В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить:
- по какому вопросу прибыл посетитель;
- узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему;
- отметить командировочное удостоверение.
Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации.
· Заполните унифицированную форму № Т-9
| Код | |||
| Форма по ОКУД | |||
| по ОКПО | |||
| наименование организации | |||