Обеспечение денежных средств

– на стадии проведения переговоров по контракту необходимо обговаривать лучшие условия для Подрядчика (задача начальника);

– выставлять вовремя счета, следить за платежами Заказчика;

– вовремя выставлять счет на предоплату (бухгалтер);

– контроль за осуществлением предоплаты;

Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:

– Определение требований к содержанию информации, и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

– Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

– Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом;

– Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

– Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

– Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной системы управления являются:

– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

– определение основных направлений развития технологий для обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – чрезвычайно сложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии управленческих решений.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.

Для современных условий наиболее характерно использование электронной техники в двух основных направлениях:

– в конторском деле – для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;

– в бухгалтерском деле – для составления письменных финансовых документов, осуществления без кассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Характеристика существующей организации обработки информации

Характеристика первичной информации

Носителями входной информации в задаче «Учет заказов» являются следующие первичные документы:

Таблица 1. Первичные документы

Наименование первичного документа	Идентификатор	Период поступления	Приложение
Рецепты	ID101D&7	При обращении	A

«Рецепты» заполняются оператором или и отдается гражданину до его приема в назначенный день.

Характеристика результатной информации

В результате решения задачи получаются следующие выходные документы:

Таблица 2. Выходные документы

Наименование выходного документа	Идентификатор	Период получения	Получатель	Приложение
Рецепты	ID201D&7	По обращению	Гражданин, оператор, архив	А