Тема 2. Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами
Учет операций с наличными денежными средствами
Учет денежных документов
Учет операций на расчетном счете и специальных счетах в банке
Учет движения денежных средств в иностранной валюте
Учет расчетов с подотчетными лицами
Учет кассовых операций
Денежные средства предприятий представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и денежных счетах, в выставленных аккредитивах и особых счетах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.
Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью движения которых во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности. Объемом имеющихся у предприятия денег определяется его платежеспособность.
Денежные средства являются абсолютно ликвидными оборотными средствами. Предприятию необходим такой объем денежных средств, чтобы производить расчеты по имеющимся у него текущим обязательствам. Кроме того надо иметь запасы резервных денежных средств для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных и выгодных инвестиций. Однако излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, т.е. к снижению эффективности их использования. Поэтому учет денежных средств является важнейшим инструментом управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности предприятия.
Наличные денежные средства и денежные документы хранятся и учитываются в кассе предприятия. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель предприятия несет ответственность за создание таких условий.
К кассовым операциям относят процесс приема, хранения, расходования наличных денежных средств и денежных документов.
Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 г. № 3210-У.
Кассовые операции выполняет кассир, который под расписку должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций. С ним заключается договор о материальной ответственности. Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя. Договор о материальной ответственности заключается с заменяющим кассира работником.
При небольшом объеме движения наличных денег в кассе обязанности кассира можно возложить на одного из работников предприятия.
В соответствии с правилами все предприятия, независимо от форм собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные в кассу, расходуются только на те цели, на которые они получены (выдача зарплаты, операционные или хозяйственные расходы, командировочные расходы). Организация должна соблюдать предельную сумму налично-денежных расчетов.
Согласно данному Указанию, для ведения кассовых операций юридическое лицо распорядительным документом устанавливает лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге формы № 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Юридическое лицо должно самостоятельно определять лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию, исходя из характера деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег. Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.
Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
При расчетах с покупателями и поставщиками организации должны соблюдать установленный предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в размере 100 000 рублей в рамках одной сделки (установлен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Одной сделкой считаются все наличные расчеты в рамках одного договора.
Наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов и физическими лицами осуществляются без ограничения суммы.
Участники наличных расчетов не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий.
Исключения составляют цели расходования наличных денег, представленные в Таблице 3:
Таблица 3 – Предельный размер расходования наличных денежных средств
| Допускаемая цель расходования наличных денег в валюте РФ | Предельный размер наличных расчетов |
| 1.выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера | Без ограничений по сумме |
| 2.выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами | 100 тыс. руб. в рамках одного договора |
| 3.выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности | Без ограничений по сумме |
| 4.оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг | 100 тыс. руб. в рамках одного договора |
| 5.выдача наличных денег работникам под отчет | Без ограничений по сумме |
| 6.возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги | 100 тыс. руб. в рамках одного договора |
| 7.выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27 июня 2011 года N 161-ФЗ "О национальной платежной системе" | 100 тыс. руб. в рамках одного договора |
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами (далее - кассовые документы).
Кассовые документы оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Первичным учетным документом по оприходованию денежных средств в кассу организации является приходный кассовый ордер формы № 0310001 (далее – ПКО), в котором указывается, когда, сколько, от кого и на какие цели поступили денежные средства. ПКО выписывается в бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером, а затем передается кассиру. Кассир в свою очередь проверяет правильность оформления ПКО, принимает наличные деньги, подписывает ПКО, заполняет квитанцию к ПКО, которая выдается лицу, внесшему деньги.
Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером формы №0310002 (далее - РКО). В нем указывается, кому выданы деньги, на какие цели, на какую сумму, дата, основание и подписи руководителя организации и главного бухгалтера.
Кассир должен проверить правильность заполнения, наличие всех реквизитов и подписей главного бухгалтера и руководителя. Деньги выдаются по предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге, форма №0310004.
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру и расходному кассовому ордеру.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Для синтетического учета кассовых операций предназначен основной денежный активный счет 50 «Касса». Наличие денежных средств на начало и конец отчетного периода отражается на начальном и конечном сальдо данного счета. Обороты по дебету счета показывают поступление, а обороты по кредиту - расходование денежных средств. К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы».
На субсчете 1 учитываются денежные средства в кассе.
На субсчете 2 учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, билетных и багажных кассах портов и вокзалов. Этот субсчет открывается организациями при необходимости. Прием денежных средств в операционную кассу осуществляется путем регистрации через ККМ, по квитанциям и другим бланкам строгой отчетности, которые учитываются в особом порядке. Операционная касса сдает наличные в банк через инкассаторов или доверенных лиц, вносит их в общую кассу организации, проводит выдачи наличными по другим операциям.
На субсчете 3 учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.
Таблица 4 – Журнал хозяйственных операций по поступлению и расходованию наличных денежных средств
| Содержание хозяйственных операций | Дебет | Кредит |
| 1 Поступление наличных денежных средств с расчетного счета по чеку в кассу организации. | ||
| 2 Получение наличных денежных средств от покупателей в счет оплаты поставки товаров (работ, услуг). | ||
| 3 Возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм | ||
| 4 Поступление наличных в кассу в счет погашения материального ущерба, причиненного работниками. | 73-2 | |
| 5 Иностранная валюта, снятая с валютного счета, оприходована в кассу | ||
| 6 Поступили в кассу денежные средства, числившиеся в пути | ||
| 7 Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные суммы, аванс под предстоящую поставку товарно-материальных ценностей | ||
| 8 Поступили в кассу денежные средства, полученные в качестве кредита, займа | ||
| 9 Погашена задолженность работника по выданным займам | 73-1 | |
| 10 Внесено в кассу в качестве вклада в уставный капитал | 75-1 | |
| 11 Получено страховое возмещение от страховой компании | 76-1 | |
| 12 Получены денежные средства от признанной (присужденной) претензии | 76-2 | |
| 13 Внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет | ||
| 14 Внесена на валютный счет наличная валюта | ||
| 15 Выданы денежные средства в погашение задолженности перед кредиторами | ||
| 16 Возвращен из кассы заем | ||
| 17 Выданы займы работникам | 73-1 | |
| 18 Выданы дивиденды учредителям | 75-2 | |
| 19 Выдана работникам депонированная зарплата | 76-4 | |
| 20 Выдача заработной платы из кассы | ||
| 21 Выдача подотчетных сумм | ||
| 22 Отражена недостача денежных средств в кассе |
Учет, хранение и расходование денежных средств требует особого контроля. Для этого помимо повседневного контроля отчетов кассира по окончании месяца сальдо по счету 50, выведенное в бухгалтерии, сверяется с остатком наличных денег по кассовой книге.
Периодически в сроки, установленные руководителем предприятия, производятся внезапные инвентаризации денежных средств и других хранящихся в кассе ценностей. Для этого приказом руководителя организации создается специальная инвентаризационная комиссия. Результаты инвентаризации оформляются актом. Инвентаризация проводится также при смене кассиров. Выявление при инвентаризации излишки денег и других ценностей приходуются зачислением их в доход организации бухгалтерской записью Дт 50 Кт 91. Обнаруженные недостатки взыскиваются с кассиров. В учете при этом делаются записи на списание недостающих денег в кассе - Дт 94 Кт 50; на предъявление иска кассиру - Дт 73 Кт 94. По мере взносов кассира в возмещение недостач делаются записи Дт 50, 51, 70 Кт 73.
Порядок ведения кассовых операций контролируется также банками. За несоблюдение порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью предусмотрены специальные меры финансовой ответственности, применяемые налоговыми органами по результатам проверок банками.
К нарушениям порядка работы с денежной наличностью относится:
- осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
- накопление в кассе денежных средств сверх установленного лимита.
Это влечет за собой наложение денежного штрафа в размере от 4000 до 5000 на должностных лиц и от 40000 до 50000 на юридических лиц.
Учет денежных документов
Денежные документы – это целевые свидетельства, за которые уплачены денежные средства.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных документов в организации предназначен субсчет 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса». На субсчете 50-3 «Денежные документы», в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов, учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки на лечение и отдых и другие денежные документы.
Для их учета открывается отдельная кассовая книга с выделением для каждого вида документов отдельной страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется на основании накладной, выписываемой кассиром в двух экземплярах в момент приема документов. Один экземпляр вручается лицу, доставившему ценные бумаги, второй служит основанием кассиру для записи прихода в кассовую книгу. Аналитический учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. Выдача из кассы производится на основании требования, выписываемого бухгалтером. Все приходно-расходные операции с денежными документами оформляются специальными бухгалтерскими проводками.
Кассовый отчет по денежным документам с приложениями передается под расписку бухгалтеру. После визуальной и счетной проверки данные отчета заносятся в оборотную ведомость счета 50-3 с выведением оборотов по Дту, Кту и выходного сальдо по отдельному субсчету. Применяемый вариант зависит от количества первичных документов и операций по счету.
По дебету субсчета 50-3 «Денежные документы» отражается поступление денежных документов в кассу организации, по кредиту – их выдача.
Приобретение денежных документов отражается по дебету счета 50-3 «Денежные документы» и кредиту счетов расчетов: 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае приобретения проездных билетов подотчетным лицом) или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (в случае приобретения проездных билетов по безналичному расчету).
Выдача проездных билетов из кассы предприятия работникам под отчет отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50-3 «Денежные документы».
В конце месяца стоимость проездных билетов списывается с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов:
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – в случае, если работник возмещает расходы по приобретению выданного ему проездного билета;
учета затрат (20, 23, 25, 26, 29) и расходов на продажу (44) – в случае, если расходы, связанные с приобретением проездных билетов, выданных работникам за счет средств организации, признаны расходами, связанными с обычными видами деятельности;
91 «Прочие доходы и расходы» – в случае, если расходы, связанные с приобретением проездных билетов, выданных работникам за счет средств организации, не признаны расходами, связанными с обычными видами деятельности.
Путевки на лечение и отдых также являются денежными документами и подлежат хранению и учету в бухгалтерии (кассе) организации наравне с другими денежными документами и наличными денежными средствами.
Путевки, находящиеся в собственности организации, учитываются на субсчете 50.3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на их приобретение.
Оприходование путевок, приобретенных организацией, отражается по дебету счета 50-3 «Денежные документы» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
По мере выдачи организацией путевок, приобретенных в собственность, их стоимость списывается с кредита счета 50-3 «Денежные документы» в зависимости от источника покрытия в дебет счетов:
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – на сумму возмещения работником стоимости путевки;
91 «Прочие доходы и расходы» – на сумму расходов, связанных с компенсацией (полной или частичной) стоимости путевок за счет средств организации.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.