Способы исправления ошибок в первичных учетных документах

Исправления в учетные документы вносятся по согласованию с должностными лицами, составившими и подписавшими документы. Исключение составляют кассовые и банковские документы, в которые вносить исправления нормативными документами не разрешается. Исправленные данные заверяются подписью должностного лица, внесшего коррективы, с указанием даты исправления.

В случае обнаружения ошибки оформления первичного документа могут возникнуть 2 ситуации:

1. Если это денежные документы.

2. Если это все другие документы (по учету товарно-материальных ценностей и др.).

В первом случае ошибки в документах недопустимы. Поэтому приходные и расходные кассовые ордера составляют заново, независимо от характера ошибки.

Во втором случае ошибки исправляют следующим образом: зачеркивают одной чертой неправильный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и под зачеркнутым вписывают правильный текстили сумму. Исправление ошибки в первичном документе оговаривают записью на полях или в конце страницы «Исправлено» и указывают правильный текст или сумму и заверяют подписями лиц, ранее подписавших документ. Этот способ исправления ошибки называется «корректурным».

К документам, принятым к бухгалтерскому учету, предъявляются особо строгие требования. За умышленное искажение информации, оформленной в документе, в зависимости от материального ущерба, нанесенного предприятию таким действием, наступает ответственность, предусмотренная Уголовным кодексом. Последствиями искажений информации в связи с небрежностью, допущенной при оформлении документа, недобросовестностью отдельных должностных лиц, составляющих и подписывающих документы, неправильным толкованием отдельных статей законов, элементарных арифметических ошибок в расчетах показателей могут стать крупные суммы штрафных санкций, если указанные нарушения правил оформления учетных документов не были своевременно обнаружены и исправлены и оставались на дату документальной проверки или ревизии.

Документооборот

Документооборот - устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информационной цепочке между его инициаторами и исполнителями от момента создания документа до сдачи его в архив - подразделение предприятия или специальное учреждение для хранения документов по специальным правилам.

Несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок продвижения, а также сроки формирования и сдачи документации для принятия к бух учету каждый хозяйственный субъект определяет самостоятельно. Этот процесс оформляется в виде графика документооборота – детального расписания создания и последующей обработки на всех информационных этапах. График документооборота является объектом учетной политики и утверждается руководителем предприятия.

Основными этапами документооборота являются:

- составление и оформление документов

- прием документов бухгалтерией

- обработка и использование документов для дальнейших учетных записей

- передача документов в архив.

График документооборота способствует выполнению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и др. работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах. Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к их компетенции, указывается порядок составления документации, адреса и сроки ее передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное составление документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документации для принятия к бухгалтерскому учету и отчетности несут должностные и материально ответственные лица, создавшие и подписавшие документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главным бухгалтером.

Четко работающий график документооборота обеспечивает контроль за своевременным оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, создает необходимые условия для качественного составления финансовой отчетности. Кроме этого документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загрузки учетных работников, своевременность бух учета.