Учет расчетов с подотчетными лицами

Операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

Учетная политика

Разнообразие операций с подотчетными лицами обуславливает проведение как активных так и пассивных операций.

Выдача подотчетных средств
Предоставление подотчетному лицу денежных средств из кассы предприятия.
Корреспондируют два активных счета:

Дебет Кредит Подотчетное лицо Наличные денежные средства

Передача подотчетных средств
Движение наличных денежных средств от одного подотчетного лица к другому.
Корреспонденция двух активных счетов:

Дебет Кредит Подотчетное лицо 1 Подотчетное лицо 2

Возврат подотчетных средств
Пополнение кассы предприятия за счет средств, возвращаемых подотчетником.
Корреспонденция двух активных счетов:

Дебет Кредит Наличные денежные средства Подотчетное лицо

Если возврат подотчетных средств осуществляется в валюте, отличной от выданной, то делается проводка, аналогичная возврату средств в той же валюте. При этом пересчитывается остаток средств, остающихся у подотчетного лица, в зависимости от внутреннего курса компании.

Обмен валюты подотчетным лицом.
В зависимости от соотношения внутреннего и внешнего курсов валют образуется положительная (в случае превышающего внешнего курса) или отрицательная (в случае превышающего внутреннего курса) курсовая разница. Операция описывается следующими проводками:

Счет Дебет Кредит Подотчетное лицо Итоговая валюта Начальная валюта Курсовая разница Курсовая разница в рублевом эквиваленте

Авансовый отчет.
Приобретение подотчетным лицом какого-либо актива.
Корреспондируют два активных счета:

Дебет Кредит Приобретаемый актив Подотчетное лицо

Входящий платеж.
Транзакция имеет место при получении подотчетным лицом средств, предназначенных предприятию. В данном случае при уменьшении дебиторской задолженности за счет получения денежных средств для кассы предприятия подотчетное лицо является посредником:

Дебет Кредит Подотчетное лицо Дебиторская задолженность

Логическим завершением будет последующая передача лицом средств в кассу предприятия, т.е.

Дебет Кредит Касса Подотчетное лицо

Таким ообразом, экономический смысл операции по ее полному завершению можно выразить проводкой:

Дебет Кредит Касса Дебиторская задолженность

что есть погашение дебиторской задолженности.

Исходящий платеж.
Транзакция обратная предыдущей: подотчетное лицо погашает вместо предприятия образованную ранее кредиторскую задолженность.

Дебет Кредит Кредиторская задолженность Подотчетное лицо

46Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Расчеты между поставщиками и покупателями производятся в основном в безналичной форме; в настоящее время они сами выбирают форму расчетов при заключении договоров.

Для учета расчетов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретенное сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также за потребленные услуги (электроэнергию, воду, газ и пр.) и работы (текущий и капитальный ремонт, строительство и пр.) в системе счетов бухгалтерского учета используют самостоятельный синтетический счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Аналитический учет ведут в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. На суммы предъявленных на оплату счетов поставщиков за поставленные ценности, оказанные услуги (работы) или фактически поступившие товары и материалы, потребленные услуги и работы составляется бухгалтерская запись:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумма налога на добавленную стоимость включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя записью:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления товарно-материальных ценностей, а при приемке их на склад обнаружилась недостача, или при последующей проверке счета было обнаружено несоответствие цен условиям договора или арифметические ошибки, до выяснения их причин делают следующие бухгалтерские записи:

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

К-т 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками ».

Субсчет «Расчеты по претензиям» предназначен для обобщения информации о расчетах по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным им, признанным и присужденным штрафам, пеням и неустойкам. Этот счет дебетуется на суммы причиненного ущерба по вине поставщиков материальных ценностей, подрядчиков, банков или других организаций, а кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами денежных средств или расчетов. Суммы неудовлетворенных претензий или не подлежащих взысканию, относятся на те счета, с которых они были приняты на учет.

Суммы штрафов, пеней и неустоек, предъявленные другим организациям за несоблюдение договорных условий, отражаются:

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

При получении штрафов -

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета».

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

Оплата счетов поставщиков, т.е. погашение задолженности перед ними, отражается на счетах следующей записью:

Д-т 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками »

К-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 71 «Расчеты сподотчетными лицами».

Схемы бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками и подрядчиками зависят от применяемых форм расчетов.

Если задолженность погашается кредитами банка, то делается запись:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Но во время совершения расчетов организация может и сама выступать поставщиком или подрядчиком, т.е. сама продавать покупателям и заказчикам товарно-материальные ценности, выполнять работы или оказывать услуги.

Учет расчетов с покупателями за отгруженную продукцию (работы, услуги) отражается на синтетическом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». К этому синтетическому счету открывается несколько субсчетов по видам расчетов. Аналитический учет ведется в хронологическом порядке по каждому покупателю или заказчику.

По мере отгрузки продукции и оказания услуг к оплате предъявляются расчетные документы, в которых величина выручки от их реализации (по договорной цене с налогом на добавленную стоимость) отражается:

Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

К-т 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка».

Погашение задолженности покупателями и заказчиками (оплата расчетно-платежных документов) отражается -

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 50 «Касса»

К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Организации могут получать авансы (предварительную оплату) под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ или при частичной оплате продукции и услуг, производимых для заказчиков. На счетах бухгалтерского учета это отражается записью:

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и др.

К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные».

При зачете сумм ранее полученных авансов при предъявлении покупателям (заказчикам) счетов за полностью произведенные работы, проданные изделия делается проводка:

Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»

К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».