Правила внутреннего трудового распорядка и положение о персонале
В указанных документах отражаются организация работы предприятия (фирмы), обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим работы и другие работы.
Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Документы составляются на общем бланке, утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и обычно являются приложением к коллективному договору.
Распорядительные документы – носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Обязательным является издание распорядительных документов по следующим вопросам: организационным, планирования производства, строительства, материально-технического снабжения, сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.
Приказыявляются одними из наиболее важных документов фирмы. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией или предприятием. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения (приказы по административно-хозяйственной деятельности).
Приказ оформляется на бланке установленной формы, где указаны название предприятия, вид документа (приказ), место его издания, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту
Дата оформляется цифровым или словесно цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:
16 июня 2003 г. № 21; 03.02.2003 № 32.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.
Текст приказа, как и других распорядительных документов, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть предприятие, структурное подразделение или конкретное должностное лицо). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, а также руководителем юридического отдела.
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации. Регистрация приказов по основной деятельности ведется отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности.
Образец оформления документа см. в Приложении.
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый по вопросам повседневной хозяйственной, производственной и административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей.
По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».
Указание – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также связанный с исполнением приказов, инструкций, поручений и т.п. Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем: наименование вида документа – УКАЗАНИЕ; распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».
Постановлениепринято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед органом.
Решениекак распорядительный документ принимается, как правило, коллегиальным органом для решения задач, касающихся данной организации (коллегия министерства, ученый совет, собрание акционеров) или данный вид документа издается в пределах компетенции органа власти или управления (решения Думы).
Поручение– это распорядительный документ, обязывающий исполнить задание руководителя, касающийся в основном краткосрочных единичных вопросов деятельности организации.
Информационно-справочные документы –совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Эта группа является самой многочисленной. Виды информационно-справочных документов: письмо; факс; акт; протокол; справка; докладная записка; объяснительная записка; телеграмма; телефонограмма; обзоры, отчеты, графики, перечни, списки и т.д.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) и фиксируют ход обсуждения вопросов и принятие решений.
Протоколы оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит следующие данные:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали – список присутствующих (фамилии в алфавитном порядке) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если количество присутствующих более 10 человек;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
Протоколы подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Образец оформления документа см. в Приложении.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема объектов в эксплуатацию, акт списания материалов, акт приема-передачи дел, документов и т.п.).
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности), техники безопасности и т.п.).
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчиток и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.
Акт содержат следующие реквизиты: наименование предприятия (структурного подразделения), наименование вида документа (акт), дату (дата активируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости: для придания акту юридической силы), заголовок к тексту, текст, приложения (при наличии копий подтверждающих документов), подписи Акт подписывается председателем и членами комиссии. Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа и состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание: это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указываются члены комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают фамилии и должности присутствующих. Акт может иметь заголовок, например: «Акт приема-передачи документов». «Акт о недостаче ТНП».
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту. Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием.
Образец оформления документа см. в Приложении.
Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Деловая переписка - переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма чаще всего, если не являются конфиденциальными, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный – деловой стиль изложения.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями. Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.
Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.
В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).
Деловые письма оформляют на бланках (бланк письма), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.
Структура делового письма тоже, чаще всего, однотипна. Служебные письма оформляются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в компании.
Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.
В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи (клише), соответствующие конкретному типу письма.
Текст письма может излагаться по одной из форм:
¨ от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);
¨ от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);
¨ от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).
Очень важен тон делового письма: он не должен быть сухим. Самое лучшее, если в письме будет ощущаться достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.
При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке его написавшем, но и фирме, которую он представляет. В конечном счете, письмо может создать или хорошую репутацию человеку или фирме, или напротив, плохую. Поскольку деловые письма обычно подшиваются, то не исключено, что к вашему письму, оставленному без внимания ранее, могут вернуться при просмотре подшивки. Принято считать, что время, затраченное на составление хорошего письма, - это хорошо вложенный капитал.
Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают читателю чувство искренности и дружеского расположения написавшего это письмо. Однако не стоит и злоупотреблять радушием в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту и читающий потеряет интерес к письму.
Вежливость и точность - неотъемлемы в деловой корреспонденции, однако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направленные важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо.
Каждое письмо преследует свою цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.
Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.
Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.
Приветствуется составление делового письма в объеме одной страницы. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующая страницы нумеруются посередине верхнего листа арабскими цифрами.
При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его данные в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например:
«В соответствии с постановлением Главы города Иванова от 25.12.2002 №1154 «Об утверждении акта госкомиссии…».
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименование организации-адресата документа дается в полном виде. Сокращать название организации произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
- по первым буквам слов, входящих в название (МВД, РГТЭУ)
- по начальным слогам букв, входящих в название (Уралмаш)
- смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, а во второй строчными (ВНИИторгмаш).
Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название установлено в официальном документе.
Отметка о приложении делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.
Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. Подпись помещается под текстом письма слева сразу от поля.
Две подписи ставятся в особо ответственных документах, в частности по кредитно-финансовым вопросам.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Образцы оформления писем см. в Приложении.
Гарантийные письмасоставляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы, как:
- Оплату гарантируем…
- Качество изделий гарантируем…
- Сроки выполнения гарантируем…
- Данным письмом гарантируем (принять)…
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов:
- Направляем инструкционные материалы…
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор…и др.
Информационные письмасоставляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п. Например,
- Прошу дать указание...
- Просим содействия в ...
- Обращаю Ваше внимание...и прошу...
- Прошу принять меры по...
- В дополнение к ...прошу рассмотреть...
- Свидетельствуем Вам наше почтение и просим Вас...
- Не откажите (нам) в любезности...
- Мы будем благодарны (Вам), если Вы...
- Желательно было бы ознакомиться...
- Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...
- Мы будем рады, если Вы...
- Пользуясь представленной возможностью…
- Приносим извинения за несвоевременный ответ…
- Направляем Вам…
- В соответствии с…
Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону. Например,
- Прошу довести до сведения...
- Убедительно просим подтвердить...
- Прошу Вас направить в мой адрес
- Обращаемся с просьбой...
- Позвольте обратиться к Вам с просьбой…
- Мы хотели бы получить...
Письма-ответысоставляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа. Например:
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…
- Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…
- Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена
- На Ваш запрос сообщаем и ставим Вас в известность…
- На Ваш №… от… отправляем Вам…
- К сожалению, мы не можем
Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст может начинаться со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и продолжаться, например, следующим образом:
- Мы будем весьма признательны Вам за участие в…
- …просит принять приглашение…
- Разрешите пригласить Вас…
- Примите наше приглашение…
- Приглашаем Вас на …, которое состоится…
- Мы хотели бы пригласить вас…
- Мы были бы рады видеть Вас на…
Письма-сообщения–в них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Наиболее распространенные речевые обороты:
- На Ваше... сообщаем, что...
- Сообщаю Вам...
- На обращение... сообщаем...
- Рады сообщить Вам, что...
- Настоящим сообщаем, что...
- В продолжение наших... сообщаем...
- Ставлю Вас в известность, что...
- Уполномочен поставить Вас в известность что...
- Считаю своим долгом поставить Вас в известность...
- Извещаем...
- Доводим до Вашего сведения...
- На основании вышеизложенного считаем необходимым...
- …уведомляет Вас...
Письма-требования–цель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Например,
- Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…
- Согласно предварительной договоренности требуем…
- Настоятельно требуем произвести оплату...
Письма-напоминания направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.
Письма-поздравлениясоставляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.
Докладная записка– документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящего органа), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия. Служебная записка – документ официально не принятый, т.е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.
Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.
Внутренняя докладная (служебная) записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке предприятия, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5 и может быть составлена с помощью ПК или рукописным способом.
Докладная (служебная) записка должна иметь следующие реквизиты:
- наименование предприятия (структурного подразделения) – автора документа;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер (не обязательный реквизит);
- заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «О чем?»);
- текст;
- подпись.
Датой докладной записки является дата подписания ее автором.
Текст докладной записки состоит, как правило, из вводной части и основной.
Во вводной части указываются факты и события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.
В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние – автором.
Образец оформления документа см. в Приложении.
Справка– это документ, содержащий подтверждение фактов, событий.
Чаще всего составляют справки, подтверждающие факт работы на предприятии и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (ст.62 Трудового кодекса РФ).
Справка оформляется на общем бланке, имеющем дополнительно адресные данные предприятия.
Справка должна иметь следующие реквизиты:
- наименование предприятия – автора документа;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер (при необходимости);
- текст;
- подпись;
- печать.
Датой справки является дата ее подписания должностным лицом.
В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например: «Школа №21». Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Составляются подобные справки в одном экземпляре.
Образец оформления документа см. в Приложении.