Официально-деловой стиль. Язык и стиль документов
ТЕМА 6
□ Стилеобразующие факторы официально-делового стиля. Жанры официально-делового стиля
Таблица 1
| Сфера функционирования | Цель коммуникации | Адресат | Стилевые черты | Жанры |
| Административная, правовая, управления обществом | Констатировать факты, предписание адресату выполнять определенные действия | Социальные лица, организации в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности | Стандартизированность, императивность, безличность, точность, логичность и под. | Констатирующие: стандарт, справка, характеристика, отчет и др. Предписывающие: закон, инструкция, приказ, постановление и др. |
□ Языковые средства официально-делового стиля
Таблица 2
| Уровни языка | Типичные языковые средства | Примеры |
| Лексический | 1) слова и словосочетания с ярко выраженной функционально-стилистической окраской; 2) профессиональные термины: юридические, экономические, номенклатурная лексика; 3) отглагольные существительные, отражающие именной характер официально-деловой речи; 4) глаголы, краткие прилагательные со значением предписания или долженствования; 5) сложносокращенные слова, аббревиатуры; 6) предпочтение родовых лексем видовым; | 1) надлежащий, вышеуказанный, подлежит, нижеследующий …; 2) закон, собственник, акт, аренда, генеральный директор…; 3) погашение кредита – погасить кредит; решение вопроса – решить вопрос…; 4) выполнить, предупредить, исполнить, приказываю, обязан, должен…; 5) ГК (Гражданский кодекс); 6) постройка – сарай, дом, ларек, коттедж…; 7)деньги – денежные средства, торговля – торговый процесс…с; 8) производить оплату, на том осно- |
| 7) тяготение к расчлененным понятиям как действий, так и предметов; 8) устойчивые сочетания слов, набор стандартных сочетаний; 9) осторожное использование многозначных слов: текст можно было понять однозначно, значение многозначного слова уточняется контекстом, тавтология, которая в других стилях признаётся ошибкой; 10) семантически (по смыслу) избыточные формулы; 11) ограниченная сочетаемость слов | вании, что…, сообщаем, в период…, 9)При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар; 10)настоящая справка, действительно проживает, настоящие правила…; 11) предоставить кредит, обладать правом… | |
| Морфологический | 1)имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением; 2)отглагольные существительные; 3)«нанизывание» родительного в цепочке имен существительных; 4) прилагательные и причастия, которые часто употребляются в роли существительных; 5) числительные, которые в документах пишутся цифрой, а рядом в скобках полностью; 6) производные предлоги | 1) квартиросъемщик, ответчик, наниматель, свидетель заказчик..; 2) невыполнение, несоблюдение…; 3) Для применения мер общественного воздействия, в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т.п.; 4) нижеподписавшиеся, отдыхающие…; 5) Мы располагаем 7956 (семью тысячами девятьюстами пятьюдесятью шестью) единицами крупного рогатого скота; 6) в целях, по истечении, во избежание… |
| Синтаксический | 1) предложения с причастными и деепричастными оборотами, позволяющими сделать текст информативно насыщенным; 2) предложения с инверсией (отличным от нейтрального порядком слов) – в них подлежащее следует за сказуемым; 3) конструкции с неупоминаемым, но подразумеваемым субъектом действия: авторы официально-деловых текстов стремятся к экономии используемых средств; 4)используются длинные ряды однородных членов; 5) использование рубрикации в графическом оформлении текста; синтаксический параллелизм | 1) Никто не вправе проникать в жилище против воли проживающих в нем лиц иначе как в случаях, установленных федеральным законом; 2) Не допускается экономическая деятельность, направленная на монополизацию и недобросовестную конкуренцию; 3) Каждому гарантируется свобода совести; 4) Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений… 5) 1. Предмет договора: 1.1. Поставщик обязуется… 1.2. Покупатель обязуется… 2. Ответственность сторон: 2.1. В случае невыполения.. 22. В случае отступления… |
©В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ». Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования. Документв лингвистике – это письменный текст, имеющий юридическую (правовую) значимость.
Документы обладают следующими обязательными качествами:
- достоверность и объективность,
- точность, исключающая двоякое понимание текста,
- максимальная краткость, лаконизм формулировок,
- безупречность в юридическом отношении,
- стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения,
- нейтральный тон изложения,
- соответствие нормам официального этикета.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документы разных видов унифицируются, то есть приводятся в единообразие по составу и форме.
Многие документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа.
Реквизиты содержат сведения:
– об адресате (кому адресован документ);
– об адресанте (кем является автор документа – заявителем, просителем и т.д.);
– название типа документа (в некоторых документах обязательно, например: Заявление, Докладная записка, Доверенность; в некоторых опускается, например, в деловых письмах);
– опись приложений к документу (если они имеются);
– дата;
– подпись автора документа.
GРеквизит «дата» оформляется так: а) цифрами: 22.08.2007; б) словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.; в) только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.
Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа. Например, так:
| Главному бухгалтеру ООО «Ферма «Рассветы Ильича» Иванченко Ю. В . |
© В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.
Выделяют следующие виды документов по функциональному значению:
1) организационно-распорядительные,
2) информационно-справочные,
3) инструктивно методические,
4) частные деловые бумаги.
Организационно-распорядительные и инструктивно-методические документы – это постановление, распоряжение, приказ, указание, инструкция, поручение, решение и др.
Приказ является самым распространенным жанром распорядительных документов. Он издается по основным вопросам, а именно по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и т. д.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа (О назначении…, О мерах…).
Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, решает, предлагаю, приказываю, которые печатаются прописными буквами, то есть зрительно выделяются.
Предписываемые действия выражаются глаголами в неопределенной форме (подготовить, зачислить, обеспечить, организовать).
Инструкция – это инструктивно-методический документ, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научные, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.
Заголовок инструкции содержит вопросы, которые подлежат рассмотрению в ней.
Текст инструкции обычно делится на разделы, пункты и подпункты. Первым разделом инструкции обычно бывает раздел «Общие положения», посвященный раскрытию ее целей, областей действия (распространения) и порядку принятия.
Пункты инструкции должны содержать четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: должен, следует, необходимо, имеет право, не допускается, рекомендуется, запрещается. Глаголы используются в форме 3-го лица или же в безличной форме.
Титульный лист инструкции оформляется на общем бланке. Инструкция утверждается руководителем организации или предприятия в специальном акте. Действие инструкции начинается со дня ее подписания, если в самой инструкции или специальном распорядительном руководстве не указаны другие даты начала ее действия.
Информационно-справочные документы – это план, акт, отчет, справка, протокол, докладная записка, деловое письмо и т.д.
Письма – одна из важнейших частей деловой документации.
Письмо– это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.
По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.
Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.
Письма, не требующие ответа:подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).
По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).
По форме:обычные и электронные.
По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).
· Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).
· Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.
· Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.
· Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п.).
· Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
· Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета.
· Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.
· Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
· Коммерческий запрос– это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
· Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.
Частные деловые бумаги – это автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика и др.
Как правило, самым востребованным жанром частных деловых бумаг является заявление.
Заявление – письменная просьба о чем-либо, адресованная организации или должностному лицу.
Этот вид документов состоит из следующих реквизитов: наименование адресата; наименование адресанта (заявителя); наименование документа; формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчерпывающей аргументацией (если нужно); дата; подпись.
Схема расположения реквизитов заявления:
| 1___________ 2___________ ___________ ____3____ __________4_________________________ ____________________________________ ____5_________________6_____________ |
GОбратите внимание, как пишется слово заявление, с прописной или со строчной буквы.
По общим правилам:
· Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
· Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях: Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
· Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово «заявление» со строчной буквы). При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство – предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения, соответственно, нужна).
Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.