Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда. Сводный учет оплаты труда.
Аналитический учет дебетовых и кредитовых оборотов по счету 70 ведут по каждому работнику, видом оплат и удержаний в лицевых счетах, расчетно-платежных и расчетных ведомостях.
Все оформленные табеля и первичные документы по начислению заработной платы, пособий, премий и других доходов к установленному сроку предоставляются в бухгалтерию, где они проверяются. Проверка состоит в установлении полноты заполнения требующихся реквизитов документов, наличие подписей всех должностных лиц, которым поручено их оформление, правильности применения тарифных ставок, окладов, сдельных расценок, надбавок, доплат и т.д. Неправильно или неполно оформленные документы возвращаются представившим их должностным лицам на исправление или дооформление.
Далее проверенные документы обрабатывают на ЭВМ или же вручную. При ручной обработке информация о начислении заработной платы по каждому работнику переносится из первичных документов в его лицевые счета и группируется в нем по месяцам и видам оплат. В лицевом счете отражается также и ежемесячные удержания из заработной платы по каждому их виду. Для этого используется ведомость на выдачу аванса за первую половину месяца, ставки подоходного налога и обязательных страховых взносов в ФСЗН , исполнительные листы судебных органов, поручения – обязательства работников и другие первичные документы на удержания из заработной платы.
В отдельных графах лицевого счета ежемесячно показывают суммы, причитающиеся к выдаче работнику, или же задолженность за ним. Наряду с начислением заработной платы и удержаниями из нее в лицевом счете фиксируется и другая информация о работнике, необходимая бухгалтерии для расчета заработка: тарифные разряды, ЧТС, периоды, за которые использован отпуск, дата и номер документа на удержание, период удержания, размер удержания за месяц и т.д.
По завершению записей в лицевые счета бухгалтерия переносит из них данные о начисленной заработной плате, удержаниях из нее и суммах к выдаче на руки в Расчетно-платежные ведомости. Они составляются по цехам, участкам, отделам, а внутри них – по категориям работающих. Она подписывается начальником цеха (отдела) и бухгалтером, производившим расчет. На лицевой стороне ведомости указываются сроки выплаты, суммы к выплате и ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера. После этого ведомость регистрируется и передается в кассу для выплаты.
Выдаче денег по РПВ осуществляется в трехдневный срок, включая и день получения денег из банка. По истечении трех дней ведомость закрывается: кассир подсчитывает общую сумму, выданную по ведомости, и ставит в ней штамп с реквизитами расходного кассового ордера, а против фамилий работников, не получивших заработную плату, кассир ставит штамп или пишет от руки «Депонировано» и составляет реестр невыданной заработной платы. Депонированная заработная платасдается в банк в день закрытия ведомости. Она выдается работникам в сроки, установленные администрацией организации по согласованию с обслуживающим банком. Аналитический учет депонированной заработной платы ведут в реестр невыданной заработной платы или в книге учета депонированной заработной платы, открываемой на год.
Многие организации вместо расчетно-платежных ведомостей отдельно составляют расчетную ведомость и платежную ведомость. В Расчетной ведомости приводятся начисление заработной платы по видам оплат и удержания по их видам, а в платежной ведомости – только табельный номер, ФИО, сумма, расписка в получении и примечание.
На основании лицевых счетов заполняются также расчетные книжки или листки, которые выдаются на руки работникам с тем, чтобы они могли проверить данные о начислении заработной платы и удержаниях из нее.