Аудит системы документации и документооборота

Аудит системы документации и документооборота включает:

проверку на соответствие требованиям нормативных документов, регулирующих систему документации и документооборота;
анализ системы документации и документооборота;
оценка эффективности документооборота.

Общие требования к составлению и оформлению первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета сформулированы в ст. 9 и ст. 10 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Контроль соблюдения этих требований происходит на протяжении всей проверки.

При аудите организации бухгалтерского учета изучается система документации и устанавливаются:

- порядок оформления документов (составление, санкционирование, утверждение);

- использование типовых унифицированных форм первичной учетной документации;

- утверждении в соответствии с требованиями ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» применяемых нетиповых форм первичных документов;

- соответствие содержания нетиповых форм первичных документов требованиям ст. 9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ;

- необходимость и целесообразность использования нетиповых форм первичных документов;

- порядок использования бланков строгой отчетности;

- порядок хранения документов бухгалтерского учета.

Аудитор устанавливает наличие у организации разработанного и утвержденного графика документооборота. При изучении и анализе графика документооборота необходимо выяснить:

а) охватывает ли график все документы;

б) охватывает ли график все этапы прохождения документа (создание, поступление документа от сторонней организации, утверждение документа, регистрация документа, отправка документа сторонней организации, текущее хранение в организации, передача документа в архив, уничтожение документа)

в) увязан ли график с должностными инструкциями;

г) предусмотрены ли средства контроля за соблюдением графика;

д) соблюдается ли график документооборота.

При этом могут быть выявлены несанкционированные операции, дублирование документов, потери рабочего времени при прохождении документов по подразделениям и отдельным исполнителям, неоднократность прохождения документов через руководителей и другие отклонения, а также формальный подход к составлению графика документооборота.

Оценка эффективности системы бухгалтерского учета

Оценку эффективности системы бухгалтерского учета аудитор проводит с учетом того, насколько хорошо она организована с точки зрения предотвращения или обнаружения и исправления существенных искажений. Система бухгалтерского учета считается эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются следующие требования:

операции в учете правильно отражают временной период осуществления;
операции в учете зафиксированы в правильных суммах;
операции правильно и в соответствии с действующими нормативными положениями и учетной политикой отражены на счетах бухгалтерского учета;
зафиксированы детали операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;
ограничена возможность появления злоупотреблений.

Оценку эффективности системы бухгалтерского учета аудитор проводит на основе теста-опросника. При составлении теста необходимо следовать правилу, согласно которому ответ «да» предполагает обеспечение надежной системы внутреннего контроля, а «нет» - нежелательную практику.

По результатам проведенного теста определяются также аспекты, требующие пристального внимания как администрации (для устранения недостатков СВК), так и аудитора (для минимизации рисков при последующей детальной проверке).

Аудит учетной политики

Задачи аудита учетной политики:

изучение системы организации бухгалтерского учета;

оценка учетной политики;

характеристика системы документации и документооборота.

Информационной базой для ознакомления с содержанием учетной политики являются:

- приказ (распоряжение) об учетной политике организации;

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- перечень утвержденных форм первичных документов, регистров бухгалтерского учета и форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- правила документооборота и технологии обработки учетной информации;

- утвержденные методики учета отдельных показателей и другие приложения к приказу об учетной политике проверяемой организации;

- пояснительная записка, которая раскрывает сведения, относящиеся к учетной политике организации, избранные при формировании учетной политики, отличные от предыдущего года способы ведения бухгалтерского учета, а также изменения в учетной политике, существенно влияющие на оценку и принятие решений пользователей бухгалтерской отчетности в отчетном году или в периодах, следующих за отчетным.

При проверке аудитор выясняет:

1. Кто является ответственным лицом за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций, за формирование учетной политики;

2. Наличие и состав распорядительных документов по учетной политике;

3. Соответствие форм и сроков принятия документов по учетной политике требованиям нормативных актов;

4. Последовательность применения учетной политики;

5. Наличие способов учета, отличных от установленных нормативными документами, но позволяющих достоверно и полно отразить имущественное состояние и финансовые результаты;

6. Полноту раскрытия избранных при формировании учетной политики способов ведения учета, существенно влияющих на оценку и принятие решений пользователями отчетности.

С целью анализа приказа об учетной политике аудитор может провести его тестирование. Тест может содержать следующие вопросы:

1. организационная форма ведения учета;

2. порядок проведения инвентаризации;

3. применяемая форма бухгалтерского учета;

4. объем, сроки, адреса представления отчетности;

5. способы ведения учета;

6. оценка имущества;

7. способы начисления амортизации;

8. порядок формирования резервов.

Общая оценка учетной политики проводится в соответствии с утвержденной во внутрифирменных стандартах методикой оценки.

Типичные нарушения:

1. отсутствуют обязательные приложения к учетной политике: