Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. Предприятия выдают наличные деньги подотчет:
- для оплаты хозяйственных (хозяйственных, почто-телеграфных) расходов;
- для командировочных расходов;
- для оплаты расходов, связанных с приобретением материалов в розничной торговле и др.
На предприятии должен существовать список работников организации, которым могут выдаваться подотчет наличные деньги. Список утверждается приказом руководителя. В список включаются только постоянно работающие лица, в т.ч. на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда.
Выдача наличных денег подотчет производится из кассы предприятия, выдаются по РКО, денежные средство должны расходоваться строго по назначению.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения в не места его постоянной работы.
Направление работника предприятия в командировку производится руководителем предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения, по предприятию выходит приказ. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться в тот же день, в который он был командирован. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочное удостоверение о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.
Днем выездом в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, а днем приезда – день прибытия автотранспорта в место постоянной работы.
При отправлении автотранспорта до 24 часов включительно днем отъезда считается текущие сутки, а с 000 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находится за чертой населенного пункта, то учитывается время необходимое для проезда. Выдача наличных денег подотчет на расходы, связанные со служебными командировками производится в пределах сумм, причитающихся командировочными лицами на эти цели. Не позднее 3-х дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами на расходы в командировке.
Министерство финансов РФ устанавливает нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников на территории РФ. Расходы на проезд к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденными документами. Руководитель предприятия может разрешить дополнительные выплаты, связанные с командировкой сверхустановленных норм. Эти дополнительные выплаты относятся на себестоимость продукции, однако для целей налогообложения затраты на командировку принимаются лишь в установленных пределах. Согласно НК РФ предприятие обязано оплатить работнику:
1. Проезд, наем жилья, суточные и другие расходы, которые сотруднику поручил произвести работодатель;
2. Оформление и выдача виз, паспортов и других документов, сборы за право выезда, транзит автомобильного и другого транспорта, аэродромные сборы и др.;
3. Расходы работнику на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов за обслуживание в барах, ресторанах.
Затраты на проезд возмещаются в полном объеме при условии подтверждении их билетами. Но из затрат на проезд, пользование постельными принадлежностями в поезде выделяют НДС расчетным путем (сумма∙18/118).
Оплата найма жилого помещения осуществляется по фактическим затратам, подтвержденным документами; нормы суточных - за день нахождения на территории РФ работнику выплачивается 700 руб., предприятие может платить и больше, но с суммы превышения начисляется и платиться НДФЛ (13%), по загранкомандировкам 2500 руб. в сутки.
Сумму аванса выдаваемого подотчет определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточные, квартирные и др.
Полученные деньги разрешается расходовать подотчетными лицами строго на цели. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу, и новый аванс выдается подотчетному лицу после полного расчета по раннее выданному авансу.
Авансовые отчеты в бухгалтерии проверяют, определяют сумму расходов, подлежащую утверждению, отчет утверждает руководитель предприятия.
На активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по Дт учитывают выдаваемые в подотчет суммы:
1. Выданы подотчетные суммы наличными деньгами:
Дт 71 Кт 50;
2. Подотчетные лица произвели расходы, связанные с приобретением и доставкой оборудования, основных средств, животных, продукции, материалов:
Дт 07, 08, 10, 11, 43 Кт 71;
3. Начислен НДС по приобретенным подотчетными лицами ценностям:
Дт 19 Кт 71;
4. Подотчетные лица использовали средства на производственные расходы (командировки специалистов основных отраслей, вспомогательного производства, командировки административно-управленческого персонала, командировки обслуживающих производств):
Дт 20, 23, 25, 26, 29 Кт 71;
5. Подотчетные лица возвратили суммы неиспользованного аванса:
Дт 50 Кт 71.
Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме выданных подотчет. Регистром аналитического учета и синтетического учета служит Журнал-ордер № 7-АПК.