Аналитический учет расчетов с работающими
Учет принятых на работу работников осуществляется на основании «Приказов (распоряжений) о приеме на работу» (форм П-1), который издает отдел кадров. Копия приказа поступает в бухгалтерию, где на каждого работника открывается «Лицевой счет» (форма № П-54 или № П-54а).
Форма П-54 «Лицевой счет»применяется для записи за каждый месяц на протяжении года всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Форма № П-54а «Лицевой счет»применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы закладываются ежемесячно в виде машинограммы.
Лицевой счет содержит все необходимые данные о работнике: фамилия, имя, отчество, идентификационный код, табельный номер, категория персонала, оклад, разряд, семейное положение, количество детей, дата рождения работника, место работы (цех, отдел, занимаемая должность), дата выхода на работу, перемещения по служебной лестнице или занимаемой должности и другие данные.
Ежемесячно в лицевой счет заносят данные о проработанном времени (количество дней, часов) и все начисления видов оплат по первичным документам. Затем отражают все виды удержаний и сумма к выдаче зарплаты. Лицевой счет ведется в течение года, затем передается в архив. Ежегодно открывается новый лицевой счет.
Лицевые счета или ведомости являются документами постоянного хранения (срок их хранения 70 лет) они служат основанием для оформления документов по назначению пенсий по старости, инвалидности, в определенных случаях установления трудового стажа и т.д.
На основании лицевых счетов печатаются «Расчетно-платежная ведомость» (форма № П-49) по каждому участку, цеху, отделу, службе и другим подразделениям. Предприятия численностью работающих 2-3 десятка человек или меньше расчет зарплаты (начисления, удержания) производят в «Ведомости » ф. № П-49, в том числе и выдача зарплаты.
По ведомости ф. № П-49 составляет Сводную расчетно-платежную ведомость по предприятию.
Ведомости составляются ежемесячно в разрезе участков, цехов, отделов и других структурных подразделений предприятия с группировкой фамилий рабочих и служащих по их категориям. Это дает возможность оперативно составлять отчетность по труду и заработной плате, контроль за ее использованием и распределением по направлениям затрат.
Когда на предприятии применяются только лицевые счета или расчетные ведомости по заработной плате, то в этих случаях на основании их данных составляются отдельно платежные ведомости (типовая форма № П-53). Они имеют регистрационный номер, срок выплаты из кассы, вид платежа, номер порядковый, фамилии и инициалы получателей, сумма к выплате цифрами, роспись в получении. Платежные ведомости подписываются руководителем и главным бухгалтером и передаются в кассу для выплаты заработной платы. После выплаты ведомость подписывается кассиром или плательщиком и с отчетом кассира передается в бухгалтерию предприятия.
При использовании средств вычислительной техники по расчетам заработной платы составляются машинограммы, содержащие те же данные, что и названные ведомости.
При любых формах ведения расчетов по заработной плате выписываются каждому работнику предприятия ежемесячно расчетные листки. В них указывается фамилия и инициалы, табельный номер, месяц, начисленная зарплата по видам, также все виды удержания и причитающаяся сумма на руки или долга за работником. Расчетные листки выдаются всем работающим предприятия за 1 – 2 дня до срока выплаты заработной платы.
Все перечисленные ведомости, машинограммы, расчетные листки являются регистрами аналитического учета расчетов по оплате труда.
Аналитический учет расчетов по заработной плате имеет столько счетов, сколько насчитывается работающих на предприятии в списочном составе, т.е. это учет расчетов заработной платы по каждому работающему отдельно. Сумма всех начислений заработной платы по каждому аналитическому счету (по каждому работнику) равняется кредитовому обороту синтетического субсчета 661 и 663 за отчетный месяц, т.е. сумме начисленной заработной платы по цеху, отделу, предприятию в целом. Сумма всех видов удержания по аналитическим счетам равняется дебетовому обороту синтетического субсчета 661 и 663.