Специальные методы управления затратами

Современный управленческий анализ располагает специальными методами, наиболее эффективными их них можно назвать сбалансированные системы показателей, управление затратами по функциям, функционально-стоимостной анализ, тайм-менеджмент.

Концепция сбалансированной системы показателей предполагает формирование четырех групп показателей, касающихся важнейших аспектов деятельности компаний:

· финансы;

· отношения с потребителями;

· внутренние бизнес-процессы;

· обучение и развитие персонала.

Организации также могут оценивать и такие аспекты своей деятельности, как текучесть кадров, производительность труда, здоровье персонала, безопасность труда. Система рыночно ориентированных показателей издержек на персонал и показателей производительности, предназначенная для использования в качестве информационной базы при принятии управленческих решений в кадрово-экономической деятельности, включает показатели общих издержек на персонал, расходов по оплате труда, расходов на профессиональное обучение, показатели производительности.

Управление затратами по функциям явилось логическим продолжением методов учета затрат по функциям (ABC-метод) и бюджетирования по функциям (АВВ-метод).

Согласно ABC-методу бизнес организации делится на основные виды деятельности (функции или операции), для каждого вида деятельности выбирается собственный носитель затрат, оцениваемый в соответствующих единицах измерения, оценивается стоимость единицы носителя затрат, определяются затраты на весь объем. Вид деятельности можно рассматривать как любое событие, которое вызывает потребление ресурсов, в том числе трудовых. Виды деятельности, предназначенные для управления и обеспечения функционирования организации, могут рассматриваться в качестве самостоятельного типа видов деятельности.

Носители затрат, основанные на операциях, дают возможность рассчитать как часто функционирует вид деятельности (количество оформленных заказов, выписанных счетов клиентам). Носители затрат, основанные на времени, показывают, сколько времени потребуется на осуществление вида деятельности (время выписки счетов, оформления заказов). Носители затрат, основанные на интенсивности вида деятельности, непосредственно оценивают ресурсы, используемые каждый раз при выполнении различных видов деятельности (количество работников, уровень их квалификации).

Внедрение системы бюджетирования позволяет более эффективно использовать средства на оплату труда. Бюджет трудовых затрат – это финансовый документ, представляющий в систематизированной форме в заданном интервале времени планируемые значения трудовых затрат в разрезе центров финансовой ответственности.

Единство функционального и стоимостного подходов при повышении эффективности системы управления персоналом достигается с помощью метода функционально-стоимостного анализа (ФСА). На аналитическом этапе осуществляются формулировка, анализ и классификация функций управления, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функций. Оценивается уровень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.

Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные. На основе классификации функций строится функционально-стоимостная диаграмма, которая представляет графическое изображение функций управления службы персонала и позволяет наглядно увидеть связи между отдельными подразделениями. При расчете затрат на выполнение функций учитываются фонд заработной платы, единый социальный налог и расходы на содержание и эксплуатацию технических средств управления.

В последние годы в отечественной бизнес-среде заметно актуализировалась тема эффективного управления временем, разумного распределения рабочей нагрузки, того, что включает понятие тайм-менеджмента. Организации, применившие техники тайм-менеджмента по методике, разработанной экспертом в управлении временем Г.А. Архангельским, отмечают более эффективное использование рабочего времени за счет применения контекстного планирования, существенное снижение вероятности «потери» каких-либо задач или их несвоевременного выполнения. Очень важно максимально упростить мелкие процедуры, разработать готовые шаблоны и бланки стандартных документов, автоматизировать нетворческие операции. Как показывает опыт, потенциальная экономия средств фирмы как минимум в несколько раз превышает затраты на внедрение тайм-менеджмента. Системная, осознанная работа по формированию и совершенствованию тайм-менеджерских навыков ведет к созданию особого климата эффективности в компании.

Оценка эффективности работы должна проводиться не только по подразделениям, но и по каждому сотруднику в отдельности. Особенно важной становится эта задача в условиях нестабильной экономической ситуации, когда многим компаниям для оптимизации затрат на персонал приходится принимать непростые решения, связанные с увольнением сотрудников. Для комплексной автоматизации расчетов затрат на персонал фирмой «1С» разработан программный продукт «1С: Зарплата и Управление персоналом», который позволяет управлять мотивацией персонала, анализировать компетенции и помогать организовывать обучение сотрудников с целью повышения их квалификации.

Мотивация предусматривает установление начислений и удержаний по результатам выполнения должностных обязанностей. Зависимость размера поощрения может быть как линейной, так и нелинейной. При этом показатели устанавливаются в соответствии с видом деятельности работника. Например, для работника ремонтного подразделения размер премий зависит от времени работы отремонтированного оборудования, а для работника отдела
маркетинга – от привлечения новых заказчиков, увеличения вследствие этого выручки от продаж.

Однако оценка персонала как система, позволяющая измерить результаты работы сотрудников, их потенциал в разрезе стратегических задач компании, предусматривает также оценку компетентности работников, их вклада в развитие бизнеса.

Существует несколько этапов создания системы оценки. Может быть разработан справочник компетенций с глоссарием компетенций, для каждой из них вводится шкала оценок. В качестве оценки компетенции могут быть предложены уровень квалификации сотрудника, знание продуктов компании, клиентоориентированность, нацеленность на результат, ответственность, сроки выполнения заказов клиента.

Анализ средств, направленных на обучение сотрудников, также должен составлять предмет анализа. Эффективность затрат определяется по итогам вклада работника в улучшение финансовых результатов деятельности организации по окончании процесса обучения. В условиях сокращения бюджета на развитие персонала, с которым сталкивается значительная часть фирм, стоит рассмотреть затраты на обучение сотрудников организации с возможностью использования аутсорсинга.

Одним из основных аспектов анализа является анализ оснащенности рабочих мест, соответствия их действующему порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569. В соответствии со ст. 209 Трудового кодекса Российской Федерации аттестация рабочих мест по условиям труда – это оценка условий труда на рабочих местах в целях выявления вредных и (или) опасных производственных факторов и осуществления мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда. Аттестация включает гигиеническую оценку условий труда, оценку травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Аттестации подлежат все имеющиеся в организации рабочие места, каждое рабочее место должно аттестоваться не реже одного раза в пять лет. Замена производственного оборудования, изменение технологического процесса, средств коллективной защиты, выявление нарушений надзорными органами являются основанием для проведения обязательной повторной аттестации. Комплексный подход к оценке эффективности использования рабочих мест состоит из анализа производственного процесса, проектирования и паспортизации рабочих мест, итоговой оценки результатов аттестации. Описание производственного процесса включает разработку его структуры и определение основных характеристик выполняемых работ. В рамках проектирования рабочих мест определяются состав и количество рабочих мест, закрепляемые за ними работы, средства и предметы труда, технологической и организационной оснастки. В процессе проектирования разрабатывается недостающая нормативная документация: рабочие инструкции, квалификационные требования, нормативы обслуживания и численности персонала. По результатам оценки разрабатывается план мероприятий по оптимизации или ликвидации рабочих мест.

Таким образом, эффективное использование персонала является важнейшим направлением современного экономического анализа, существенным резервом повышения деловой активности организации, заслуживает постоянного внимания руководства хозяйствующего субъекта.

Контрольные вопросы и задания

1. Дайте определение понятия «трудовые ресурсы».

2. Каковы задачи анализа трудовых ресурсов?

3. Как рассчитываются показатели численности персонала и степени сложности работ при проведении анализа обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами?

4. Какие коэффициенты рассчитываются при анализе движения рабочей силы?

5. Какие виды внутрифирменного движения существуют?

6. С помощью каких показателей проводится анализ использования рабочего времени?

7. Как производится расчет непроизводительных затрат?

8. Каким образом происходит сокращение потерь рабочего времени?

9. Охарактеризуйте понятие производительности труда.

10. Какие обобщающие показатели производительности труда Вы знаете?

11. Какие частные и вспомогательные показатели производительности труда существуют?

12. С помощью каких показателей проводится анализ организации оплаты труда персонала предприятия?

13. Как проводится анализ использования материальных и моральных стимулов?

14. С помощью каких показателей проводится анализ средней заработной платы?

15. Каково соотношение темпов роста средней заработной платы с темпами роста производительности труда? Почему?