Порядок оформления форм отчетности
Приложение № 3
к Договору № ____ АИ-Р-2012 от ________2012 г.
о предоставлении индивидуального гранта
ИНСТРУКЦИЯ
О порядке оформления и предоставления отчетности (включая формы отчетности)
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Сдача отчетности о реализации молодежного проекта, получившего поддержку в рамках грантового конкурса программы «IT-START», является обязательным условием реализации проекта и подтверждает факт реализации перечисленных в календарном плане мероприятий.
1.2. Факт несдачи или несвоевременной сдачи отчетности, а также предоставления в ней сведений, не соответствующих действительности, является нарушением грантополучателем существенных условий Договора и влечет за собой ответственность, предусмотренную Законодательством Российской Федерации.
1.3. Отчетность о реализации проекта оформляется в соответствии с формами документов, представленных в Приложениях № 1 – 4 к настоящей Инструкции, и отправляется в электронном виде.
1.4. Отчетность о реализации проекта оформляетсяединымдокументом в соответствии с рекомендациями и формами документов в текстовом редакторе Word с использованием шрифта TimesNewRoman, кегль 12, интервал 1.
1.5. Электронная версия форм отчетности направляется на почтовый ящик [email protected]
1.6. В теме письма необходимо указать «Отчетность Ф.И.О. по проекту «_______» (имя и отчество указываются сокращённо). Документы необходимо высылать в заархивированной папке. Наименование документов должно соответствовать следующим требованиям: «Наименование проекта – Наименование отчета – Дата составления».
1.7. Все предоставляемые в отчете документы, подтверждающие факт осуществления расходных операций, должны соответствовать требованиям законодательства РФ и рекомендациям настоящей Инструкции.
1.8. Отчетность о реализации проектов включает в себя следующие обязательные формы документов:
- отчет о реализации проекта (аналитическая часть);
- отчет о выполнении календарного плана;
- финансовый отчет;
- отчет о выходе материалов в СМИ.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ФОРМ ОТЧЕТНОСТИ
2.1. Порядок оформления отчета о реализации проекта(Приложение № 1)
2.1.1. Отчет о реализации проекта (Приложение № 1 к настоящей Инструкции) состоит из титульного листа, в котором указывается название грантового конкурса, номер договора о предоставлении гранта, наименование проекта, размер (сумма) гранта, сроки реализации проекта, отчетный период, ФИО и контактная информация руководителя проекта (телефон, адрес электронной почты), а также аналитической части проекта.
2.1.2. Аналитическая часть отчета должна включать в себя следующие виды информации:
- описание содержания проделанной работы;
- основные результаты за период;
- значимость полученных результатов и потенциальные области их применения;
- обзор и характер проведенных за отчетный период мероприятий;
- наличие и характер незапланированных результатов;
- оценка успешности проекта;
- недостатки, выявленные в ходе реализации проекта;
- общие выводы по проекту;
- прочая информация.
2.1.3. Аналитический отчет подписывает руководитель проекта, ставится дата подписания отчета.
2.2. Порядок оформления отчета о выполнении календарного плана(Приложение № 2)
2.2.1. Отчет о выполнении календарного плана проекта должен предоставляется в табличной форме, содержащей следующие разделы (графы):
- наименование мероприятия;
- срок реализации мероприятия согласно календарному плану;
- фактические сроки реализации мероприятии;
- полученные итоги.
2.2.2. В отчете отражается все мероприятия, которые были проведены и (или) должны были проводиться в рамках реализации социально значимого проекта. Если какое-либо мероприятие было запланировано, но не реализовано, оно в обязательном порядке указывается в отчете. В таком случае в графе фактические сроки реализации указывается прочерк или «не проведено». Для подобных мероприятий делается сноска внизу таблица с описанием причин, по которым мероприятие не состоялось.
2.3. Порядок оформления финансового отчета(Приложение № 3)
2.3.1. Финансовый отчет должен содержать полную и исчерпывающую информацию о расходовании средств (реестр расходов) за отчетный период, а итоговый отчет - копии всех финансовых документов, подтверждающих произведенные расходы.
Например:
- при расчете наличными деньгами: авансовый отчет, кассовый чек, товарный чек, накладная или квитанция к приходно-кассовому ордеру и накладная;
- при оплате труда привлекаемых работников: расчетно-платежная ведомость и табель учета рабочего времени привлекаемых работников, контракт (договор);
- при оплате командировочных расходов: расходно-кассовый ордер, подтверждающий получение суточных, билеты (документы об оплате транспортных расходов), счета об оплате гостиницы (командировочные расходы должны возмещаться строго в соответствии с российскими нормами возмещения командировочных расходов).
2.3.2. Финансовый отчет подается в табличной форме, состоящей из следующих столбцов:
- порядковый номер статьи расходов;
- наименование статьи расходов;
- запланированная стоимость в валюте РФ;
- фактическая стоимость в валюте РФ;
- наименование подтверждающего документа.
2.3.3. По электронной почте в обязательном порядке высылаются отсканированные копии всех финансовых документов, подтверждающих расходы, совершенные в ходе реализации проекта. Если к финансовому отчету, направленному по электронной почте, не приложены финансовые документы, отчет считается не сданным.
2.3.4. Финансовый отчет подписывается руководителем проекта.
2.3.5. Вместе с предоставлением итогового финансового отчета грантополучатель обязан приложить к нему все подлинники финансовых документов (товарные и кассовые чеки, накладные, договоры, билеты и иные документы).
2.4. Порядок оформления отчета о выходе материалов в средствах массовой информации(Приложение № 4)
2.4.1. В отчете о выходе материалов о реализации проекта в печатных и электронных средствах массовой информации предоставляется в табличной форме, состоящей из следующих столбцов:
- порядковый номер;
- наименование средства массовой информации;
- характеристика СМИ;
- дата выхода материала;
- гиперссылка (для электронных СМИ) или ссылка на приложение (для печатных СМИ);
- информация об упоминании в материале поддержки в рамках программы IT-START.
2.4.2. В графе «Характеристика СМИ» указываются детальные характеристики СМИ. Например, «Газета «Ивановские новости», еженедельная, форма собственности – частная, тираж – 100 000 экземпляров, объем – 24 печатных полосы, тематика – общественно-политическая, форма распространения – розничная продажа и подписка».
2.4.3. К отчету прикладываются материалы и документы, подтверждающие факт выхода материала. Для печатных средств массовой информации подтверждающим документом является светокопия газетной (журнальной) полосы с материалом о проекте, на которой должны просматриваться выходные данные номера (наименование СМИ, номер выпуска, дата выхода, номер страницы). Кроме того, прикладывается ксерокопия страницы, содержащей сведения об издании (учредитель, издатель, редактор, тираж).
2.4.4. Для Интернет-сайтов подтверждением является скриншот (копия страницы) сайта и гиперактивная ссылка на материал. Для телевизионных репортажей – запись сюжета или гиперссылка на версию телевизионного материала в сети Интернет.
Приложения к настоящей Инструкции:
1) Приложение № 1 - Отчет о реализации проекта.
2) Приложение № 2 - Отчет о выполнении календарного плана.
3) Приложение № 3 - Финансовый отчет.
4) Приложение № 4 - Отчет о выходе материалов в СМИ.
| От Грантодателя | От Грантополучателя |
| __________________________ | __________________________ |
| М.П. |
Приложение № 1
к Инструкции о порядке
оформления и предоставления отчётности
| ОТЧЕТ о реализации проекта |
| « | » | |
| (наименование проекта) |
Титульный лист
- название грантового конкурса
- номер договора о предоставлении гранта
- наименование проекта
- размер (сумма) гранта
- сроки реализации проекта
- отчетный период
- ФИО и контактная информация руководителя проекта
Аналитическая часть отчета должна включать в себя следующие виды информации:
- описание содержания проделанной работы;
- основные результаты за период;
- значимость полученных результатов и потенциальные области их применения;
- обзор и характер проведенных за отчетный период мероприятий;
- наличие и характер незапланированных результатов;
- оценка успешности проекта;
- недостатки, выявленные в ходе реализации проекта;
- общие выводы по проекту;
- прочая информация.
Аналитический отчет подписывает руководитель проекта, ставится дата подписания отчета.
| Руководитель проекта | |||
| ФИО | Подпись | ||
| Дата |
Приложение № 2
к Инструкции о порядке
оформления и предоставления отчётности
| ОТЧЕТ о выполнении календарного плана | |||
| « | » | ||
| (наименование проекта) | |||
| № | Мероприятие | Сроки по календарному плану | Фактические сроки реализации | Достигнутые результаты |
| Руководитель проекта | |||
| ФИО | Подпись | ||
| Дата |
Приложение № 3
к Инструкции о порядке
оформления и предоставления отчётности
| ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ |
| « | » | |
| (наименование проекта) |
| № | Статья расходов | Запланированная стоимость, руб. | Фактическая стоимость, руб. | Подтверждающий документ |
| 00 000,00 | 00 000,00 | |||
| 00 000,00 | 00 000,00 | |||
| 00 000,00 | 00 000,00 | |||
| 00 000,00 | 00 000,00 | |||
| 00 000,00 | 00 000,00 |
| Руководитель проекта | |||
| ФИО | Подпись | ||
| Дата |
Приложение № 4
к Инструкции о порядке
оформления и предоставления отчётности
ОТЧЕТ
О выходе материалов в СМИ
| « | » | |
| (наименование проекта) |
| № | Наименование СМИ | Характеристика СМИ (форма, тираж, аудитория) | Дата выхода | Гиперссылка | Упоминание о поддержке Фонда (+/-) |
| Руководитель проекта | |||
| ФИО | Подпись | ||
| Дата |