Процесс управленческого аудита

П

роцесс управленческого аудита можно представить в виде за­мкнутой последовательности операций. Как и финансовый, управленческий ауди т проводится в четыре этапа.

Этап постановки проблемы (проблем): изучение информации о компании — финансовых данных, сведений об эффективности кон­троля и пр. Возможно проведение предварительной диагностики. На основе установочных интервью с руководителями предприятия уточняются границы бизнеса (продуктов); лица и подразделения, от­ветственные за бизнес-процессы и ключевые функции, текущие и стратегические цели; определяются направления аудиторского об­следования (стратегия организации, технические аспекты управлепия, линейное управление), круг проблем и стоящих задач, значимые точки проверки. Проблема формируется как позитивное утверждение, которое должно быть доказано или отвергнуто в ходе выполнения последующих этапов аудита. Проводится подготовка общей про­граммы процедур управленческого аудита; составляется план-гра­фик проведения мероприятий, конкретизируемый и уточняемый в ходе последующих этапов аудита. Выбираются оптимальные под­ходы к исследованию, например, использование метода сравнения (в том числе по вопросам соответствия политики в области управле­ния персоналом и законодательства), внешние авторитетные сужде­ния, статистики и т. и.

Этап сбора данных: планирование и реализация процедур сбора данных. Этот этап «технический». Анализируются документы, прохо­дят установочные и экспертные интервью с руководителями подраз­делений и специалистами. В ходе накопления информации аудиторы формируют основу для принятия решения (оценки). Уточняются со­держание процедур, последовательность их реализации, точки кон­троля (промежуточные и конечные результаты процедур), стандарты выполнения, критерии оценки качества, функциональные и инфор­мационные взаимодействия. Результатом являются модели бизнес- процессов и ключевых функций, а также информационная модель компании, выполненные в стандарте IDEF-0 или IDEF-IX[40].

Этап оценки и анализа информации: определяют, достаточно ли сведений для принятия обоснованного решения, касающегося рас­сматриваемой проблемы (проблем). Производится анализ и провер­ка моделей на соответствие общепринятым стандартам управления. В результате выявляются недостатки в процедурах ключевых функ­ций управления и бизнес-процессов. Недостатки выявляются на двух уровнях;

• проверяется наличие всех процедур, необходимых для эффек­тивного управления (например, анализа рынка в функциях управле­ния или анализа товарных свойств продукта в бизнес-процессе);

• анализируется состав каждой процедуры для выявления ее адек­ватности задачам и оптимальности шагов.

Результат анализа моделей перечень требований к изменению системы управления.

Этап формирования выводов и рекомендаций. Аудиторское заклю­чение включает описание (характеристику) состояния эффективности системы управления в разрезе ее элементов, направлений деятельно­сти по управлению в организации; возможные пути совершенствова­ния управления. Руководство организации оценивает результаты ауди­та. На этой основе формируются направления дальнейшего аудита.

Потребности в изменении системы управления могут носить принципиальный и непринципиальный характер. Принципиальные изменения рекомендуются, когда в системе управления полностью отсутствуют отдельные процедуры или характер их выполнения яв­но недостаточен для эффективного управления. Непринципиальные изменения заключаются в оптимизации отдельных процедур и поз­воляют ограничиться локальным аудитом.

Если необходимы принципиальные изменения в системе управле­ния, например, создать отдел анализа рынка, реорганизовать службу сбыта и т. п., проводится дополнительная и более детальная оценка кадрового потенциала сотрудников реорганизуемых подразделений, направленная на максимальную эффективность использования в хо­де реорганизации имеющегося кадрового потенциала и снижение со­противления изменениям со стороны сотрудников предприятия.

Рассмотрим этапы управленческого аудита подробнее.

СБОР ИНФОРМАЦИИ

У

правленческий аудит основан на получении и изучении необхо­димой информации, определяющей картину исследуемой ситу­ации (проблемы), и позволяющей сформировать рекоменда­ции, подкрепленные фактическими данными. Сбор фактов — самая трудоемкая фаза аудиторского исследования. Характер собираемой информации зависит от области деятельности клиента, характерис­тики проблем и целей аудита. На основе полученных данных долж­ны быть выявлены все основные процессы, отношения, причины и взаимосвязи. Особое внимание уделяется потенциальным возмож­ностям решения проблемы и путям их реализации. Каждый этап сбо­ра должен обеспечивать данными последующую работу аудитора.

Основные источники информации в управленческом аудите:

опубликованная информация: финансовая отчетность, бизнес- планы, отчеты правительственным и кредитным учреждениям, эко­номические обзоры, рекламные материалы организации; иная собираемая организацией информация о внешней ситуации. Опублико­ванная информация может освещать условия и тенденции в отрасли экономики, в которой работает клиент, включая технологические разработки и рыночные условия; правила обязательного соблюдения для клиента; управленческая практика; трудовые отношения, отно­шения между администрацией и профсоюзами;

• записи и отчеты внутри организации-клиента содержат инфор­мацию о внутренних ситуационных условиях — ресурсы, цели, пла­ны, эффективность работы, в том числе сведения о технологии и обо­рудовании, производственные и сбытовые отчеты руководству, информация о движении материальных ценностей, данные оценки персонала. Использовать внутреннюю информацию организации- клиента удобнее, чем собира ть свою. Однако многие записи ненадеж­ны и субъективны, следовательно, дают искаженную картину дейст­вительности. Использование записей предполагает их проверку, достоверность и соответствие современным условиям, так как содер­жание зависит от применяемых кри териев оценки событий и ценно­стей лица, их составляющего;

• информация внутреннего консультативного подразделения или внутреннего аудита;

• информационная база аудитора (аудиторской фирмы), содер­жащая данные о постоянных клиентах или об аналогичных, по ситу­ационным характеристикам, организациях.

Наблюдения, специальные записи и отчеты, информация по во­просникам и устная информация, полученные аудитором, в том чис­ле внутри организации в результате бесед с ключевым персоналом, имеет большое значение в аудите, поскольку является достоверной и доказательной.

Для обеспечения объективности суждения аудитору может потре­боваться получение внешней информации. Информация, получен­ная вне организации-клиента от таких организаций, как профсоюзы, ассоциации потребителей, отраслевые научно-исследовательские и учебные учреждения, управленческие ассоциации, наиболее досто­верная и доказательная. Внешняя информация позволяет аудиторам выносить суждения по поводу выявленных отношений, состояния вопросов и их динамике. Основной источник такой информации — данные государственной статистической отчетности, информация профильных ассоциаций. Аудитор не обязан согласовывать с клиен­том возможность внешних контактов. В этом существенное отличие аудита от консалтинговой практики. Обязательное следование ауди­торским стандартам имеет для аудитора большее значение, чем отношснис к его работе должностных лиц организации-клиента. Подоб­ная независимость в долгосрочном плане позволяет аудиту достичь своего главного конкурентного преимущества — гарантированной объективности.

Собираемая в ходе управленческого аудита информация имеет следующие характеристики'.

• содержание (понятие) информации, включает значение качест­венной информации (в разных организациях используются разные значения под одним понятием, например, в случае категории «произ­водственный персонал») и значение количественной информации (используемые единицы измерения, точность измерения, методы ок­ругления);

• степень детализации информации;

• отношение информации к периоду времени. Исследуемый период времени должен быть достаточно большим, чтобы определить точный характер деятельности, темпы роста или спада и выявить колебания хозяйственной активности из-за сезонных вариаций или экономичес­ких циклов; исследуемые промежутки времени, как правило, сопос­тавимы (месяцы или недели включают одинаковое количество рабо­чих дней); периоды нормальной работы рассматриваются отдельно от необычных событий, времени освоения новой продукции или пре­кращения выпуска старой, появления аудиторской активности;

• охват. В ходе аудита персонала собирается или вся информация (по всем продуктам, сотрудникам, подразделениям и процессам) или отдельные ее элементы.

Проблема, выступающая предметом аудиторского задания в обла­сти управления, может быть определена посредством следующих ос­новных аспектов.

• Сущность или содержание. Проблема — это расхождение (раз­личие) между тем, что происходит (или будет происходить) в дейст­вительности, и тем, что должно (или может) происходить (например, низкая эффективность, растущие издержки, нехватка квалифициро­ванной рабочей силы). Таким образом, диагностика предполагае т оп­ределение действительной (текущей) ситуации, идеальной (норма­тивной) ситуации и расхождения между ними.

• Организационное и физическое местонахождение характери­зует, в каких организационных подразделениях выявлена проблема, какие подразделения она затронула и насколько широко распростра­нилась в организации.

Владение проблемой это те, кто затронут проблемой, более всего заинтересован в ее решении, обладает информацией, касаю­щейся проблемы. Следует определить «настоящих клиентов» и обес­печить тесное взаимодействие с ними.

• Абсолютная и о тносительная величина проблемы характеризу­ет важность для организации решения проблемы в абсолютном и от­носительном значениях.

Фактическая информация может бы ть получена в форме:

• записи — это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования: документы, файлы, отчеты, публикации, компью­терные файлы, фильмы, микрофильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии, графики и т. д.;

• событий и условий — это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства;

• памяти — это вся информация, хранящаяся в памяти людей, ра­ботающих в организации-клиенте, связанных с ней или просто могу­щих дать информацию, полезную для консультанта. Эта информа­ция охватывает бесспорные доказанные факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, предубеждения и догадки.