Внутренние и внешние документы

Внутренние- все возможные приказы, служебные записки, распоряжения, путевые листы и т.д.

Внешние - ТТН, коносамент, МДП, счета и т.д.

Внутренние:

§ Локальные нормативные акты (определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора)

§ Распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя. С их помощью генеральный директор осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации)

§ Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы)

§ Информационно-расчетные документы (ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована)

§ Внутренняя служебная переписка

§ Журналы учета и контроля (ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником)

ERP системы. Преимущества.

Система ERP (Enterprise (Requirement) Resource Planning)— это единая система управления предприятием, позволяющая эффективно контролировать и планировать финансы, закупки, производство, торговлю, логистику, обработку заказов и другие критически важные бизнес-процессы.

Существует для интеграции всех функций компании в единую компьютерную систему.

Комбинирует частные компьютерные системы отделов в одну компьютерную программу.

Причины внедрение ERP систем на ТЭ предприятиях:

• Интеграция финансовой информации.
• Интеграция информации о заказах.
• Стандартизация и ускорение процесса оказания услуги
• Упрощения и управление складскими запасами.
• Стандартизация по персоналу.

Особенности:

• Не являются автоматизированными системами управления.
• ERP системы обеспечивают информацию о ресурсных и информационных потоках.
• Объединяют в одну программу и планирование и управление деятельностью организации, от поступления заявки от клиента, до поступления ТЭ услуги.
• Информация выводится в системы единожды в подразделение, и далее может использоваться любыми подразделениями компании.
• Через снижение издержек компании помогают достичь умного.

Преимущества:

Увеличение сегмента рынка

Рост продаж

3. Соответствие ERP-системы ожиданиям менеджера фирмы. Ведь именно на менеджере предприятия, на котором осуществляется внедрение, лежит ответственность по постановке задачи и целей. При помощи консультантов из команды внедрения описываются бизнес-процессы предприятия, внедряется система, а уже потом, анализируя полученные изменения, можно говорить об успехе или неуспехи автоматизации. Необходимо иметь в виду, что цели должны быть четкими. Так, одна фирма по логистике решила сэкономить 1$ на каждой тонне груза. Получив желаемый эффект, она окупила систему за 6 месяцев.

4. Выявление факторов ошибочной работы некоторых отделов предприятия после внедрения. Так, например, могут быть выявлены махинации с финансовыми потоками или поставками. К примеру, на одном предприятии после внедрения ERP-системы обнаружили 1000 мертвых душ, получающих живую зарплату.

5. Сокращение отдела внутреннего аудита, так как возрастает качество внешнего аудита.

Посчитать точно, что дает предприятию ERP-система довольно сложно, ввиду разнообразия систем, разного состояния предприятий до внедрения, а так же сложности и уникальности каждого внедрения. Примерно преимущества можно оценить следующим образом:

• Увеличение поставок точно в срок;
• Увеличение оборачиваемости капитала предприятия;
• Снижение транспортно-заготовительных расходов;
• Улучшение обслуживания после продаж;
• Снижение задержек с отгрузкой готовой продукции;
• Снижение производственного брака;
• Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат;
• Более точный учет затрат;
• Рост производительности труда;
• Снижение коммерческих затрат;
• Уменьшение дебиторской задолженности;
• Улучшение утилизации основных фондов;