Порядок регламентации прав и обязанностей учетных работников
Для каждого уровня организации работы бухгалтерии должны быть определены функциональные обязанности, полномочия, права и ответственность. Достичь этого можно лишь при условии создания на предприятии системы организационных регламентов, – нормативных документов внутреннего порядка, которые определяют полномочия, взаимоотношения между разными уровнями управления, характером работ, структурным построением и трудом исполнителей. В систему организационных регламентов входят:
· Положение о бухгалтерской службе предприятия.
· Положение о секторе (группе) бухгалтерской службы.
· Положения о должностях, – должностные инструкции.
Регламентация труда учетных работников основывается на квалификационных характеристиках, которые установлены Классификатором профессий Украины ДК 003:2010», утвержденный Приказом государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики, который функционировал с 2002 по 2011 гг. и реорганизован в Государственную инспекцию Украины по вопросам защиты прав потребителей http://www.dsiu.gov.ua/. Название должностей всех работников должно соответствовать названиям, указанным в данном классификаторе (табл. 4.4) http://www.vobu.com.ua/img/custom/Classifier/13/file_rus.pdf.
Важный момент в организации учета – это определение функций службы предприятия, обеспечивающей ведение бухгалтерского учета, и должностных обязанностей каждого сотрудника этой службы. Для этого на предприятии утверждается Положение о структурном подразделении (Положение о бухгалтерии).
Положение о структурном подразделении предприятия – это документ, регламентирующий деятельность подразделения и определяющий его статус, место в системе управления и внутреннюю организацию.
Таблица 4.4
Профессиональные названия работ работников бухгалтерского учета согласно классификатору профессий ДК 003:2010.
| Код классификатора профессий | Профессиональное название работ |
| Главный бухгалтер | |
| Главный кассир | |
| Главный ревизор | |
| Директор финансовый | |
| Заведующий кассой | |
| Заведующий цеховой бухгалтерией | |
| Начальник финансового отдела | |
| Начальник централизованной бухгалтерии | |
| 2411.1 | Науковий співробітник (аудит, бухгалтерський облік) |
| 2411.2 | Аудитор |
| 2411.2 | Бухгалтер (с дипломом специалиста) |
| 2411.2 | Бухгалтер-эксперт |
| 2411.2 | Бухгалтер-ревизор |
| 2411.2 | Консультант по налогам и сборам |
| 2433.2 | Аналітик консолідованої інформації |
| 2441.2 | Аналітик з інвестицій |
| 2441.2 | Аналітик з кредитування |
| 2441.2 | Экономист по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности |
| 2441.2 | Экономист по налогам и сборам |
| 2441.2 | Экономист по финансовой работе |
| Ассистент бухгалтера-эксперта | |
| Бухгалтер | |
| Кассир-эксперт | |
| Кассир (на предприятии, учреждении, организации) | |
| Кассир торгового зала | |
| Инкассатор |
Правильная организация работы учетного аппарата во многом зависит от того, насколько точно определены правовое положение, административная и функциональная подчиненность бухгалтерии.
Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером совместно с коллективом бухгалтерии, согласуется со всеми главными специалистами (службами) и утверждается руководителем организации.
При разработке Положения о бухгалтерии руководствуются действующими законодательными актами, инструкциями и приказами вышестоящих организаций по вопросам ведения бухгалтерского учета.
Положение должно содержать следующие разделы (табл. 4.5).
Таблица 4.5
Разделы Положения о бухгалтерии
| Название раздела | Содержание раздела |
| Общие положения | Полное название отдела, его место в организационной структуре предприятия, руководитель отдела, непосредственное подчинение отдела. Внутренняя структура подразделения, перечень подразделений, входящих в отдел. Порядок распределения обязанностей между подразделениями и работниками отдела. Перечень основных и локальных актов, которыми отдел руководствуется в своей деятельности. |
| Задачи | Содержит перечень общих и конкретных задач, выполнение которых возложено на бухгалтерию. Это, в частности, организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. |
| Функции | · формирование учетной политики; · работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов; · порядок проведения инвентаризаций; · контроль за проведением хозяйственных операций; · технология обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота; · организация бухгалтерского учета и отчетности в организации на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения технических средств и информационных технологий; · формирование полной бухгалтерской информации о деятельности организации; · разработка и осуществление мероприятий по укреплению финансовой дисциплины и др. |
| Права | Фиксирует права бухгалтерии, которые реализуются в процессе выполнения ее задач и функций. В нем указывается, что бухгалтерия разрабатывает положения и указания по внутрихозяйственной организации бухгалтерского учета, контроля и отчетности, которые являются обязательными для всех подразделений предприятия, его специалистов и других работников, связанных с ведением учета. Все подразделения предприятия обязаны соблюдать порядок оформления операций и представления необходимых документов и сведений. Бухгалтерия имеет право контроля за нормами расхода сырья, материалов, затрат труда и других норм, организацией приемки, хранения материальных ценностей. |
| Окончание таблицы | |
| Работники бухгалтерии имеют право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству; · по согласованию с руководителем организации привлекать экспертов и специалистов в области бухгалтерского учета для консультаций, рекомендаций; · в случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписок, нецелевого использования средств и других нарушений и злоупотреблений) докладывать руководству предприятия для принятия мер и др. | |
| Взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями | Дается характеристика взаимосвязей бухгалтерии со всеми службами (планово-экономический отдел, производственные и технические подразделения, отделы контроля качества, отдел сбыта, отдел материально-технического снабжения, отдел маркетинга, отдел организации и оплаты труда) по формированию как входящих, так и исходящих потоков учетной информации. Правильное установление взаимоотношений бухгалтерии со всеми службами и подразделениями предприятия имеет исключительно важное значение для своевременного и точного формирования учетной информации, а также обеспечения специалистов и руководителей структурных подразделений данными для контроля за работой отдельных подразделений предприятия и принятия управленческих решений. |
| Ответственность | Включает перечень основных позиций, по которым бухгалтерия несет ответственность. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций бухгалтерии несет главный бухгалтер, на которого возлагается персональная ответственность в случае: · неправильного ведения бухгалтерского учета; · принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, противоречащим установленному порядку; · несвоевременной и неправильной выверки операций по счетам в банках, расчетам с дебиторами и кредиторами; · нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач и других потерь; · несвоевременного проведения в структурных подразделениях организации проверок и документальных ревизий; · составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии и др. |
Данное положение – это локальный акт предприятия, который утверждается в порядке, определенном учредительными документами предприятия (ст. 64 Хозяйственного кодекса).
Дополнительными разделами могут быть: порядок стимулирования труда работников отдела, порядок расширения, реорганизации и ликвидации отдела.
На основании утвержденного Положения разрабатываются должностные инструкции, при составлении которых следует руководствоваться Справочником квалификационных характеристик профессий работниковhttp://www.dnaop.com/html/31666/doc-dovidnika-kvalifikacijnih-kharakteristik-profesij-pracivnikiv/, в котором приводятся основные формулировки задач и обязанностей работников, квалификационные требования, указания, объем знаний работника той или иной должности.
Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии. Учетная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильной расстановки и использования ее работников, четкого выполнения ними своих обязанностей.
Обязанности работников бухгалтерии конкретизируются путем разработки должностных инструкций. Должностная инструкция четко определяет и закрепляет конкретные обязанности, права и персональную ответственность каждого работника бухгалтерии. Наличие таких инструкций позволяет обоснованно проводить подбор и расстановку кадров, повышение их квалификации, мероприятия по улучшению условий труда, укреплению трудовой дисциплины. Должностные инструкции дают возможность объективно оценивать результаты работы каждого исполнителя и всего коллектива бухгалтерии, материально и морально стимулировать работников в зависимости от количества и качества вложенного труда, обоснованно применять меры дисциплинарного и морального воздействия за невыполнение возложенных на них обязанностей.
Должностная инструкция – это документ, в котором раскрывают функциональную структуру деятельности должностного лица как комплекса элементов: целей, заданий, программ, функций, форм и методов управления, информации, технических средств управления, обязанностей и ответственности.
Процесс разработки должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, проводится классификация учетных работ по уровню сложности, что позволяет равномерно распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручать квалифицированным работникам. Необходимо определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.
Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то и руководители секторов (групп, отделов).
Структура типовой должностной инструкции учетного работника:
· название должности;
· общие положения – определяются подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются законодательные, нормативные и инструктивные материалы, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих профессиональных обязанностей;
· цели и задания – деятельность должностного лица должна быть направлена на выполнение ряда конкретно очерченных заданий, которые следуют из общих задач структурного подразделения и объекта управления в целом;
· права – излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обусловливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством, нормативными и инструктивными документами.
· обязанности – указывается перечень работ, выполняемых работником (оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов, составление сводных и накопительных ведомостей, ведение регистров синтетического и аналитического учета, составление отчетности, оформление документов для сдачи в архив);
· ответственность – перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность. Конкретная разработка данного раздела способствует точному исполнению требований технологии и организации учетного процесса и финансовой деятельности, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, воспитывает у работников чувство ответственности и осознания общественной значимости занимаемой должности;
· взаимосвязь с другими должностными лицами – фиксируют два вида взаимоотношений должностного лица с другими работниками: между руководителем и подчиненными и взаимоотношения функционального характера, т. е. с равными по рангу на основе сотрудничества, координации, взаимных консультаций;
· критерии оценки выполнения обязанностей – в первую очередь, они касаются обязательности следования должностной инструкции; кроме того, критерии должны предполагать мотивацию, соответствующее моральное и материальное стимулирование качественного выполнения должностных обязанностей;
· оклад и премия;
· порядок назначения, увольнения и замещения должности;
· выводы.
Для того чтобы должностные инструкции были действенными, при их разработке следует избегать трафаретности. В частности, соответственно трем основным категориям управленческого персонала, следует дифференцировать должностные инструкции трех видов: для руководителей, специалистов, технических исполнителей. Для конкретизации должностных инструкций важно провести детальное обследование в разрезе деятельности, процедур и функций каждого работника, охарактеризовать его деятельность, определить направления ее оптимизации.
Должностные инструкции составляются в двух экземплярах и утверждаются руководителем организации. Один из них под расписку вручается работнику, а второй хранится в делах бухгалтерии.
Должностные инструкции работников бухгалтерии должны периодически уточняться с целью учета в них всех изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, других факторов.
Она разрабатывается к конкретной штатной должности. Назначается на должность бухгалтер приказом руководителя.
Графический метод планирования учетных работ
Планирование работы учетного аппарата бухгалтерии традиционно осуществляется при помощи графического метода. В графиках табличной формы или сетевом графике указывается перечень учетных работ, планируемые сроки их выполнения, фамилия ответственного за выполнение и тот, кому работа передается (табл. 4.6, 4.7).
Таблица 4.6
Структурный график работы сектора по учету материалов
| Комплексы и виды работ | Сроки выполнения | Исполнитель | Кому передается работа |
| 1. Учет расходования материалов: | |||
| 1.1. Получение первичных документов: а) со склада; б) из цехов. | Ежедневно 5, 10, 15, 20, 25, 30 | Бухгалтер бухгалтер | ВЦ ВЦ |
| 1.2. Получение и проверка машинограмм по расходу материалов | Ежедневно 10,20,30 | бухгалтер | Старший бухгалтер производственного отдела |
| 1.3. Сверка данных складского и бухгалтерского учета | Ежедневно | Бухгалтер, заведующий складом | Старший бухгалтер производственного отдела |
| 2. Учет прихода материалов | |||
| 3. Учет результатов инвентаризации | |||
| 4. Учет переоценки |
Таблица 4.7
Индивидуальный график работы бухгалтера по учету реализации готовой продукции
| Виды работ | Срок исполнения | Время выполнения |
| 1. График рабочего дня | ||
| 1.1. Оформление документов для отпуска продукции железнодорожным транспортом | Ежедневно | 8.00–10.00 |
| 1.2. Оформление документов для отпуска продукции покупателям самовывозом | Вторник, четверг | 10.00–11.00 |
| 1.3. Подготовка документов (платежных требований) и передача их покупателем банку | Ежедневно | 11.00–12.00 |
| 1.4. Разработка документов и составление учетных регистров | Понедельник, пятница | 13.00–16.00 |
| 2. График месяца | ||
| 2.1. Проверка сдаточных накладных | 10, 20, 29 числа | 16.00–18.00 |
| 2.2. Открытие карточек складского учета | По необходимости | 8.00–9.00 |
| 2.3. Проверка машинограмм о выпуске продукции на склад | 1, 15 числа | 1 день |
| 2.4. Изучение новых нормативных актов и повышение квалификации | Понедельник, пятница | 16.00–17.00 |