Принципы работы программных продуктов семейства microsoft office

ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА ОФИСНОГО НАЗНАЧЕНИЯ

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

В настоящее время на рынке программного обеспечения име­ются мощные программные пакеты, получившие название офис­ных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft u Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит тек­стовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время яв­ляется пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) - логич­но вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программ­ных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное вы­полнение ряда программных средств, входящих в MS Office, по­зволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность. Надо отметить, что другие произво­дители программных продуктов для электронных офисов гото­вят специальные версии для работы под Windows. Однако для создания интерфейса между MS Office и другими офисными паке­тами, например Lotes Notes, необходимо наличие специального программного обеспечения. Для сохранения, упорядочения и рас­пространения документов из MS Office в Lotes Notes разработан специальный пакет OfficeLink for Lotus Notes.

В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный про­цессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для организации работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook - средство доступа к разнооб­разной информации и ее коллективной обработки, PowerPoint -мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage - приложение для создания Web-страниц и ряд других.

В 1997 г. появились новая версия офисного пакета - MS Office 97 и входящие в него программные средства Word 97, Excel 97, Outlook 97 и т. п. Эти версии содержат много новаций по сравне­нию с предыдущими, особенно в части улучшения связи с инфор­мационной сетью Интернет.

В связи с появлением версии операционной системы Windows 2000 разработана новая версия офисного пакета MS Office 2000. Основная особенность перечисленных операционных систем -высокий уровень интеграции с Интернетом. Пользовательский ин­терфейс подчинен этой цели: локальные диски выглядят так же, как узлы Web. При этом возможен выбор между классическим и Web-ориентированным интерфейсом. В настоящее время начал внедряться пакет Microsoft Office 2000. В данной версии прово­дится дальнейшая интеграция с Интернетом. HTML применяется в качестве полноценного формата файлов.

В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в кор­поративное приложение для предприятий любого масштаба. Дан­ную версию офиса можно рассматривать как платформу для со­здания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративным данным.

В настоящее время наиболее популярным является пакет MS Office 2003, являющийся дальнейшим развитием предыдущих версий.

В целом основная тенденция в развитии программных про­дуктов данного пакета - повышение "интеллектуальности".

Сюда можно отнести улучшенный инструментарий для кор­рекции грамматических ошибок. С каждой новой версией офис­ных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможно­сти грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто исполь­зуемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню "под себя".

На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагают­ся определенные функциональные обязанности, непосредствен­но влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ. При этом следует ориентироваться на доступные для данного пользователя программные средства. Например, для сек­ретаря или документоведа основной упор следует делать на воз­можности текстового редактора; для выпускника экономическо­го вуза (квалифицированного экономиста, бухгалтера, банкира) знание текстового редактора должно сочетаться со знанием воз­можностей табличного редактора и умением работать с ним. Большим подспорьем в работе экономиста и финансиста может стать знание основных возможностей СУБД как инструмента фор­мирования расчетных документов.

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых воз­можностях программных средств MS Office для совместной ра­боты многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информаци­онного обмена между сотрудниками. Данная задача решается с помощью клиентского приложения, входящего в MS Office, -Microsoft Outlook.

ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ СЕМЕЙСТВА MICROSOFT OFFICE

Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения и работы с ними. Это позволяет, овладев одним сред­ством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии.

В качестве базовых программных средств, представляющих работу текстового редактора и табличных процессоров, выбра­ны Word 97 и Excel 97, поскольку эти программные средства в настоящее время наиболее распространены. На них будет проде­монстрирован тот минимум возможностей, которого достаточно для работы специалиста в финансово-экономической сфере дея­тельности. В случае необходимости получения дополнительных знаний следует обратиться к специальной литературе.

Текстовый редактор, табличный процессор, базы данных в первую очередь предназначены для обработки данных. Основ­ные операции, которые пользователь производит над данными, заключаются в их вводе, редактировании, копировании, переме­щении и удалении.

Некоторые действия во всех пакетах MS Office несут одну и ту же нагрузку и выполняются аналогично. Сюда можно отнес­ти команды (или соответствующие им кнопки на панели инстру­ментов):

из пункта меню Файл:

Создать- создает новую рабочую книгу (документ, базу дан­ных);

Открыть- открывает существующий файл;

Закрыть- закрывает открытую рабочую книгу (документ, базу данных);

Сохранить- сохраняет изменения в текущей рабочей книге (документе, базе данных);

Сохранить как- сохраняет рабочую книгу (документ., базу данных) под новым именем или с новым адресом;

из пункта меню Правка:

Отменить- отменяет выполненное действие;

Повторить- возвращает последнее действие;

Вырезать- вырезает и помещает выделенную область в буфер обмена Windows (Clipboard);

Копировать- копирует выделенную область в буфер обмена Windows;

Вставить- вставляет содержимое буфера обмена Windows в текущую таблицу (документ, базу данных);

из пункта меню Вид:

Полный экран- скрывает все элементы экрана (панели инст­рументов, меню, полосы прокрутки, строку заголовка, линейку, область стиля и строку состояния);

Панели инструментов- создает, показывает, скрывает панели инструментов.

Работа с панелями инструментов во всех программных про­дуктах семейства MS Office происходит аналогичным образом. На экране показаны те панели инструментов, которые помечены "галочкой" в меню Панели инструментов. Панели мож­но перемещать по экрану и располагать их в удобном месте. Прин­цип перемещения панелей по экрану полностью идентичен перемещению окон в Windows. Кроме того, имеется возможность со­здать собственную панель инструментов или внести коррективы в имеющиеся, воспользовавшись кнопкой Настроить в окне Па­нели инструментов.

Если в созданный документ надо добавить схему или какой-либо рисованный объект, используется панель инструментов Ри­сование, которая вызывается на экран последовательностью ко­манд: Вид -> Панелиинструментов -> Рисование.

Порядок рабо­ты с этой панелью во всех программах MS Office одинаков, а именно:

1) выбрать нужный инструмент на панели Рисование и щелк­нуть левой кнопкой мыши. Курсор превратится в маленький кре­стик;

2) подвести курсор к нужному месту на рабочем поле доку­мента;

3) нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, нарисовать фигуру, соответствующую выбранному инструменту;

4) отпустить левую кнопку мыши.

Нарисованный объект можно отформатировать: изменить размер, переместить на другое место, разъединить объект на груп­пы, сгруппировать несколько объектов, изменить стиль, цвет, тол­щину линии. Кроме того, нарисованный объект можно скопиро­вать, вырезать, вставить, удалить.

Приведенная группа команд из пункта меню Файл требует умения работать с диалоговым окном (рис. 5.2), с которым пользо­ватель встречается уже при работе в среде Windows, например создавая новый программный элемент при использовании опции Обзор. Это связано с существующим специальным соглашением, которое регулирует структуру организации диалоговых окон в этой среде. Отличие состоит лишь в информации, помещенной в заголовке окна, которая соответствует выполняемому действию, и в форматах предлагаемых файлов. При работе с данным диало­говым окном пользователь поочередно выполняет следующие действия:

1) выбирает тип файла;

2) выбирает диск, на котором размещен файл;

3) выбирает папку, в которой расположен файл;

4) выбирает или задает имя файла;

5) подтверждает выполненные действия, нажав кнопку ОК.

Неотъемлемой частью любого пакета программ является мо­дуль редактирования информации. Во всех пакетах семейства MS Office программы операции редактирования - Вырезать, Копиро­вать, Вставить - выполняют одни и те же функции и производят­ся одинаковым образом.

Копирование данных - это операция, которая позволяет раз­множать данные из одних мест таблицы (документа, базы дан­ных) в другие. При копировании исходные данные сохраняются. Копирование можно производить разными способами.

Для копирования данных с помощью мыши необходимо:

1) выделить нужный диапазон;

2) подвести курсор мыши к границе выделенного диапазона;

3) нажать клавишу [Ctrl] и удерживать ее;

4) не отпуская кнопку мыши, переместить выделенный диапа­зон в нужное место;

5} отпустить кнопку мыши и клавишу [Ctrl]. Применяя команды редактирования, необходимо:

1) выделить нужный диапазон;

2) выполнить команду Правка / Копировать;

3) установить курсор в нужное место;

4) выполнить команду Правка / Вставить.

Перемещение данных - это операция, имеющая принципиаль­ное отличие от операций копирования; при перемещении данные удаляются из исходного места, где они первоначально находи­лись. Перемещение данных можно проводить с использованием мыши и буфера обмена Windows.

Для перемещения данных с помощью мышинеобходимо:

1) выделить нужный диапазон;

2) подвести курсор мыши к границе выделенного диапазона;

3) нажав на левую клавишу мыши и не отпуская ее, перемес­тить выделенный диапазон в нужное место;

4) отпустить кнопку мыши.

Применяя команды редактирования, необходимо:

1) выделить нужный диапазон;

2) выполнить команду Правка / Вырезать;

3) установить курсор в нужное место;

4) выполнить команду Правка / Вставить.

Как видно из приведенных примеров, процедура копирования и перемещения заканчивается выполнением команды Вставить.Эта команда помещает содержимое буфера обмена в указанное место.

Все приведенные выше операции также можно выполнить сле­дующими способами:

1) применяя команды экспресс-меню;

2) применяя кнопки панели управления

Экспресс-меню, или иначе его называют контекстное меню, используется помимо основного меню, постоянно находящегося на экране. При активизации контекстного меню на экране появ­ляются команды, относящиеся к активному объекту. Например, если в данный момент активен рисунок, то на экране появится экспресс-меню работы с ним.

Для активизации экспресс-меню достаточно:

1) выделить нужный диапазон;

2) установить курсор мыши на закрашенную область;

3) нажать правую кнопку мыши.

На экране появится окно меню, которое используется анало­гично меню Правка.

Еще одним общим принципом в работе с программами се­мейства MS Office является возможность использования справ­ки. Чтобы запросить справку, соответствующую ситуации, в ко­торой программа находится в данный момент, необходимо на­жать на клавишу [F1] или на кнопку вызова помощника, или выполнить пункт меню <? >.