Бюджет запасов готовой продукции

Технология бюджетирования

Важным вопросом, который необходимо решить на начальном этапе разработки бюджетов, является степень детализации планируемых данных. При решении этой задачи следует учитывать следующие особенности [4]:

1. Излишняя подробность планирования данных может привести не к увеличению, а к снижению точности и повышению трудоемкости прогнозов.

2. Бюджет не должен восприниматься как истина в последней инстанции. В непрерывно меняющейся экономической ситуации степень погрешности прогноза на длительный период достаточно высока. Поэтому бюджет компании на длительный период определяет направление и наиболее вероятный путь развития бизнеса или компании в целом.

3. В тоже время система бюджетов с излишним агрегированием данных не может служить инструментом управления

Операционные бюджеты, особенности и порядок их составления

Бюджет продаж

Любое планирование в условиях рынка начинается с прогноза продаж. Прогнозирование объема продаж является отправным моментов бюджетирования. Необходимо понимать, что термины «прогнозирование» и «бюджетирование» не являются идентичными. Прогноз – это предвидение, предсказание, предварительная оценка. Прогноз обычно проходит стадию согласования управленческих решений. Бюджет, принятый на его основе, значительно отличается от первоначального прогноза. Прогноз становится бюджетом в том случае, если руководство допускает его как реальность.

Бюджеты продаж показывают помесячный и поквартальный объемы продаж по видам продукции и в целом по организации в натуральных и стоимостных показателях на протяжении бюджетного периода (обычно в течение года). Это наиболее важный этап бюджетирования.

Бюджет продаж (или объем выручки) в денежном выражении служит основой для составления остальных видов бюджетов и включает в себя информацию:

- о планируемом ассортименте товаров;

- о предполагаемых объемах реализации по каждому товару с разбивкой на определенные промежутки времени;

- об ожидаемой цене единицы каждого товара.

Для действующей и успешно работающей организации составление бюджета продаж может начинаться с анализа ожидаемых показателей: объема продаж в отчетном периоде, действующих на начало планируемого периода, рыночных цен, результатов маркетинговых исследований рыночного спроса и др.

Отправным пунктом при оценке предполагаемого объема продаж в натуральном выражении служат ожидаемые данные объема продаж предыдущего периода. Изменение этой величины в текущем году определяется влиянием целого ряда факторов, которые должны быть учтены при подготовке бюджета. С этой целью специалистами должны быть проанализированы:

- долгосрочные тенденции продаж по каждой группе товаров ассортимента;

- экономическая конъюнктура в отрасли и экономике;

- степень использования производственных мощностей;

- ценовая политика;

- сезонные колебания;

- качество и относительная прибыльность продукции;

- результаты рыночных исследований;

- затраты на рекламу и маркетинг и т.д.

Бюджет продаж составляется с разбивкой:

- по периодам (месяцам, кварталам);

- по видам продукции (услуг);

- по географическим регионам (сегментам);

- по продавцам;

- по покупателям (клиентам).

Бюджет продаж отличается наибольшей неопределенностью своих показателей (объемов продаж продукции в натуральном и стоимостном выражении). Поэтому на начальной стадии разработки он по сути является прогнозом. Для обоснования этого прогноза следует использовать несколько методов, а затем на основе качественного анализа целесообразно сформулировать консенсунс-прогноз – как наиболее вероятное предположение о будущей динамике объемов продаж и цен.

Методы прогнозирования:

1. Прогнозирование на основе договоров с клиентами позволяет получить наибольшую достоверность оценок, особенно если используются уже заключенные договора, охватывающие значительную часть продукции;

2. Прогнозирование на основе трендовых кривых может быть использовано для разработки прогноза при наличии устойчивых тенденций продаж и при отсутствии в плановом периоде существенных изменений экономических условий базового периода;

3. Прогнозирование с учетом сезонности предполагает использование индекса сезонности:

,

где - объем продаж в t-м месяце, - среднемесячный объем продаж.

Далее индексы сезонности необходимо усреднить за 2-3 года. Усредненный индекс сезонности можно использовать при применении двух методов прогнозирования месячных объемов продаж:

1) прогноз по трендовым моделям месячных объемов продаж с помощью ретроспективных данных с устраненной сезонностью. Этот метод эффективен, если объемы продаж с устраненной сезонностью имеют выраженную динамику. В соответствии с этим методом в объемах продаж каждого месяца ретроспективного периода сезонность устраняется с использованием следующей формулы:

,

где - объем продаж с устраненной сезонностью в месяце t, - усредненный индекс сезонности для месяца t.

Затем строится динамический ряд объемов продаж с устраненной сезонностью, который сглаживается наиболее подходящий трендовой кривой. На основе этой кривой делается прогноз на каждый месяц бюджетного периода. На заключительном этапе расчетов прогнозные объемы продаж каждого месяца с устраненной сезонностью пересчитываются с целью «восстановления» сезонности:

,

где - прогноз объема продаж с устраненной сезонностью для месяца t.

2) прогноз по среднемесячному объему продаж. Используется при отсутствии выраженной динамики продаж с устраненной сезонностью. Первоначально планируется среднемесячный объем продаж на бюджетный год, а объем продаж на соответствующий месяц бюджетного года определяется следующим образом:

,

где - среднемесячный плановый объем продаж, - усредненный индекс сезонности месяца t.

4. Консенсунс-прогноз объема продаж – это усредненный согласованный прогноз, при разработке которого используются данные прогнозирования различными методами. При этом прогноз, сформированный с помощью того или иного метода, рассматривается как самостоятельная возможная траектория изменения продаж в бюджетном году. Но каждая такая траектория имеет различную вероятность реализации. Поэтому консенсунс-прогноз можно считать средневзвешенным по вероятностям реализации частных прогнозов.

Вероятности реализации частных прогнозов определяются экспертным путем. В качестве экспертов привлекаются сотрудники отделов маркетинга, производства, члены бюджетного комитета и другие работники предприятия, а также специалисты со стороны. Экспертная группа создается приказом генерального директора.

Для расчета согласованного значения объема продаж используется формула:

,

где - прогноз объемов продаж на месяц t, сделанный методом k; - вероятность траектории объема продаж в соответствии с прогнозом, сделанным методом k.

Наиболее удобным для целей годового бюджетирования является использование коэффициента сезонности:

,

т.е. доли продаж каждого месяца в суммарных продажах за год, поскольку легче спланировать объем продаж суммарно за год, чем прогнозировать среднемесячный объем продаж конкретного месяца.

Для определения коэффициента сезонности по месяцам необходимо собрать данные о фактических продажах предыдущих периодов. В идеале для более точного определения коэффициентов необходимо проанализировать статистику 2-3 предыдущих лет по каждому виду продукции, для которого составляется бюджет продаж, поскольку сезонность продаж разных продуктов может быть разная, использование общего коэффициента по компании может исказить прогноз. Показатели сезонности лучше определять исходя показателей продаж в натуральном выражении, чтобы исключить влияние изменения цен.

В обобщенном виде составление бюджета продаж представляет собой следующую последовательность:

1. Определить объем продаж каждого продукта (изделия, услуги) на первый месяц бюджетного периода (квартала, года) в натуральном выражении.

2. Определить возможную цену каждого продукта на первый месяц.

3. Рассчитать объем продаж за месяц для каждого продукта (шаг 1 х шаг 2)

4. Определить возможную динамику цен (среднемесячный темп инфляции, %) и/или динамику сбыта (темп среднемесячного роста объема продаж, %) на бюджетный период.

5. Определить динамику продаж каждого продукта по месяцам (умножение объема продаж каждого продукта за первый месяц бюджетного периода на соответствующие темпы роста).

6. Рассчитать объем продаж за год по каждому продукту, просуммировав за все месяцы бюджетного периода значения в каждом месяце.

7. Определить объем продаж по всем продуктам по месяцам бюджетного периода.

8. Рекомендуемый порядок бюджетирования может содержать дополнительные шаги, связанные, например, с сезонными или конъюнктурными колебаниями спроса. С учетом этих обстоятельств необходимо скорректировать значения бюджета продаж за соответствующие месяцы.

9. Для составления графика поступлений денежных средств за отгружаемую продукцию определить долю продукции, которая будет реализована за наличный расчет или по предоплате, и период сверки счетов, т.е. время, в течение которого будет оплачена вся отгруженная потребителям продукция.

10. Определить распределение поступления денежных средств за реализованную продукцию по периодам: предоплата и наличный расчет – суммы денежных средств, поступление которых совпадает по срокам с реализацией, и поступления за отгруженную ранее продукцию – остальные денежные средства, поступающие в течение периода сверки счетов с распределением их по подпериодам (месяц, декада, неделя).

Необходимо отметить, что если компанией реализуется большая номенклатура изделий или услуг, то они (изделия или услуги) должны быть сгруппированы по каким-либо признакам, например, по технологии изготовления. После подобной группировки необходимо определить среднюю цену 1 единицы изделий каждой группы (каждого вида) и предполагаемую динамику объема продаж в натуральных единицах измерения. Затем составляется бюджет продаж по группам продуктов и средним ценам по каждой группе или в отдельности по тем видам изделий и услуг, совокупная доля которых в общем объеме продаж достаточно велика (не менее 50%). В последнем случае для остальных видом изделий и услуг в бюджете продаж разбивка не обязательна.

После определения планируемой суммы продаж необходимо рассчитать планируемые поступления денежных средств, которые обычно представляются в виде графика поступления денежных средств за проданную (отгруженную, поставленную) продукцию.

Период, в течение которого ожидается полное поступление денежных средств (за вычетом безнадежной задолженности) за ранее отгруженную продукцию, называется сроком сверки счетов. Для целей бюджетирования он может быть определен двумя способами [4]:

- первый, самый простой, используется в компаниях, которые определяют для своих клиентов фиксированное количество дней отсрочки платежа или предоплаты, и имеет высокую платежную дисциплину;

- второй способ применяется в том случае, если в компании нет четкой регламентации величины отсрочки платежа. В этом случае необходимо проанализировать имеющуюся сумму дебиторской задолженности и предоплаты по срокам давности и определить процентное соотношение оплаты клиентами за товар в предшествующих, текущем и последующих месяцах.

Одной из важных проблем, которые приходится решать при составлении графика поступлений денежных средств, является оптимизация величины дебиторской задолженности. Решить ее только на основе составления графика поступлений сложно. Любой быстро растущий бизнес или бизнес, связанный с увеличением масштабов операций (например, распространение бизнеса в новые регионы сбыта), сопряжен с увеличением абсолютной величины дебиторской задолженности. Проблема состоит в ограничении ее размеров. Считается, что рост объемов продаж компании на 20% и более за год свидетельствует о том, что ее бизнес является быстро растущим. Рост масштабов операций объективно ведет к задержке платежей и увеличению дебиторской задолженности. Ограничение темпов роста объемов продаж в 20% обусловлено тем, что при превышении этого порога предприятие не может обойтись без привлечения краткосрочных кредитов для пополнения оборотных средств. Таким образом, какой бы ни была рентабельность бизнеса, угроза резкого снижения ликвидности при высоких темпах роста продаж существует всегда.

График поступлений денежных средств за реализованную продукцию в дальнейшем будет использован при составлении БДДС.

Поскольку условия функционирования конкретного бизнеса в каждой компании различные, то и форматы графика поступлений у них также будут разные. Определение такого формата – один из вопросов, который решает руководство предприятия при постановке бюджетирования. Так, в формате графика поступлений могут быть дополнительно детализированы отдельные строки, например, отдельной строкой показаны поступления «живыми» деньгами и отдельно – в виде финансовых суррогатов (взаимозачеты, векселя и т.д.).

Бюджет запасов готовой продукции

Бюджет запасов готовой продукции содержит информацию о запасах по видам продукции, по организации в целом и по отдельным проектам внутри нее в натуральных и стоимостных показателях. Бюджет запасов готовой продукции может разрабатываться как составная часть бюджета производства.

Бюджет запасов готовой продукции рассчитывается на начало и на конец бюджетного периода. Определение оптимального запаса готовой продукции является важным моментом для дальнейшего формирования производственной программы. С одной стороны, большой запас готовой продукции может помочь нейтрализовать непредвиденные скачки спроса и перебои с поставкой сырья. С другой стороны, деньги, вложенные в запасы готовой продукции, не приносят дохода. Поэтому нормирование складских запасов является важным условием бюджетирования.

Норматив готовой продукции на складе организации на конец планируемого периода определяется следующим образом:

Запасы готовой продукции на конец планируемого периода

=

Норматив запаса в днях

х

Выпуск продукции за один день

х

Планируемая цена единицы продукции

Норматив запаса в днях складывается из затрат времени:

- на комплектование транспортной партии в полном ассортименте;

- на упаковку транспортной партии;

- на оформление сопроводительных документов.

Для упрощения расчетов величина запаса готовой продукции выражается в процентах относительно объема продаж следующего периода.

Установленный уровень запасов готовой продукции является условием бесперебойной отгрузки и ритмичности поставок продукции. Бюджет запасов готовой продукции позволяет более точно отразить их в расчетном балансе.

Для контроля за уровнем запасов и управления ими необходима информация о ежемесячном уровне запасов. Сопоставление фактического уровня запаса с нормативным позволяет выявить отклонения, установить изменение запаса в ту или иную сторону и своевременно принять соответствующее решение.