Методология анализа и синтеза организационных структур управления

(73)Целью методологии анализа и синтеза организационной системы управления является создание процесса управления организацией и организационной структуры, осуществляющих эти процессы. Методология системного подхода к конструированию организационных систем управления позволяет во главу угла поставить конкретную цель деятельности и совокупность системных задач.

Методология анализа и синтеза включает следующие этапы:

1.Уясняются задачи, поставленные руководителем, и определяется цель функционирования системы.

2.Определяется подсистема задач, которые необходимо выполнить для того, чтобы обеспечить наиболее успешное достижение цели.

3.Опред-ся подсистемы мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой из задач.

4.Опред-ся технология выполнения мероприятий, обеспечивающих решение каждой из задач.

5.Опред-ся факторы внешней и внутренней среды, влияющие на функционирование системы, выполнение мероприятий и задач.

6.Опред-ся требуемые виды ресурсов.

7.Опред-ся количество и качество наличных ресурсов.

8.Опред-ся порядок выполнения мероприятий с учетом технологических и ресурсных ограничений.

9.Разрабатывается и оптимизируется модель деятельности по достижению цели, если в результате оптимизации То < Тдир, то переходят к шагу 10, если То > Тдир, — к шагу 9.

10.Определяется мин. кол-во ресурсов, необходимых для выполнения работ в срок, или характер изменения режима исп-ния ресурсов.

11.Доклад руководителю результатов моделирования и утверждение одного из вариантов действий.

12.Оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.

13.Подготовка исполнителей, получение недостающих средств, реализация решения (плана).

Методология анализа включает этапы 1—7, а на этапах 8—10 производится синтез процесса достижения цели и целевых организаций.

Рассмотрим системный подход к определению методик работы на некоторых этапах методологии.

Входом этапа 1 явл-ся задачи, поставленные вышестоящим рук-вом, выходом — определение цели деят-ти, а также задачи по подготовке предложений для принятия реш-я. Методика работы на этом этапе направлена на наиболее точное опред-е цели деят-ти, кот. может быть выражена колич-но или качест-но.

Входом этапа 2 явл-ся цель, определенная на предыдущем этапе. Выходом же этого этапа должна являться система задач, которые необходимо выполнить, чтобы обеспечить эффективное достижение цели. Сущностью деят-ти на этом этапе явл-ся расчленение цели на отдельные взаимосвязанные задачи, предст. собой относит-но самостоятельные направления или этапы деят-ти по достижению цели.

Входом этапа 3 явл-ся система задач, выработанная на предыдущем этапе. Выход этапа — подсистема мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой из задач.

Входом для этапа 4 явл-ся подсистемы мероприятий, необходимых для выполнения каждой из задач, а выходом — технологии выполнения этих мероприятий.

Технология, последов-ть мероприятий явл-ся, в свою очередь, входом этапа 5, выходом которого будет набор факторов внешней и внутр. среды системы деят-ти, от которых будет зависеть выполнение каждого из меропр-й и всего создаваемого пр-сса и орг-ции, осуществляющей этот пр-сс в целом.

На этапе 6, в зависимости от характера и технологии работ, факторов внешней и внутренней среды (выходов 3, 4, 5) требуется определить виды и качество требуемых ресурсов. Очевидно, что в содержание пр-сса работы на данном этапе следует включать:

- определение на основе анализа характера и технологии работ требуемых специалистов и видов других ресурсов;

- опред-е с учетом директивных сроков достижения цели желаемой производительности ресурсов.

На этапе7 опред-ся наличное кол-во ресурсов.Содержанием пр-сса деят-ти на этом этапе будет явлся:

- опред-е общего кол-ва специалистов и других видов ресурсов;

- опред-е кол-ва ресурсов, занятых в деят-ти по достижению других целей;

- опред-е сравнительной важности целей, их предпочтительности и сроков их достижения;

- опред-е кол-ва и кач-ва ресурсов, которые могут быть использованы при достижении рассматриваемой цели на разл. этапах деят-ти (наличное кол-во ресурсов может колебаться в пр-ссе достижения цели).

На этапе 7 кончается системный анализ. В результате анализа предстоящей деят-ти нами определены:

- цель деят-ти;

- задачи деят-ти;

- мероприятия, которые необходимо выполнить, чтобы обеспечить выполнение каждой из задач;

- определены факторы внешней и внутренней среды, влияющие на выполнение каждого мероприятия, задач и достижения цели;

- требуемые виды и качество ресурсов.

В рез-те анализа нам стало известно, что надо сделать, в какой последовательности, чтобы достичь цели деят-ти, и что влияет на успех предстоящей деят-ти, какие силы и средства необходимы для этого.

Этап 8 явл-ся самым ответственным: в результате его реализации должна быть разработана модель будущего пр-сса деят-ти — это его выход. Входом явл-ся все то, что определено на предыдущих этапах, т.е. это и цель, и задачи деят-ти, и состав, и технологии выполнения мероприятий, и факторы внешней и внутренней среды, и характер их изменения в будущем, и потребные виды ресурсов, и их наличие.

Модель деят-ти по достижению цели, вообще говоря, может быть самой различной. Ее характер будет зависеть от важности пр-сса, от точности определения входных данных, от наличия времени на ее разработку. Она, ввиду сложности пр-ссов общественной деят-ти и невозможности выразить чел. факторы строго математически, редко будет являться оптимизационной (оптимизация возможна, но лишь отдельных ее блоков, отдельных задач).

Содержанием этого этапа будет:

- оперативное описание пр-сса деят-ти;

- выбор критерия;

- выбор способа моделирования.

Далее, если ЭВМ не применяется, осуществляется разработка модели, оптимизация или улучшение модели. Если ЭВМ применяется — разработка алгоритма модели; разработка программы и ее отладка; реализация модели на ЭВМ и получение оптимального варианта, если модель оптимизационная, или набора вариантов с их колич. оценками, если оптимизация модели невозможна.

На этапе 9 опред-ся мин. кол-во видов ресурсов, необходимых для завершения пр-сса в срок. Входом явл-ся разработанная на предыдущем этапе модель, в резу-те оптимизации (улучшения) которой не было обеспечено с имеющимися ресурсами достижение цели деят-ти в срок. Содержанием этого этапа будет последовательный просмотр рез-тов моделир-ния при увел-нии ресур-в до получения желаемого рез-та.

Как видим, если на этапе 8 решались задачи оптимизации по времени (по быстродействию) при огран-ниях на ресурсы, то на этапе 9 должна рассматр-ся задача оптимизации ресурсов при огран-нии на время. При этом может быть использована уже разработанная на этапе 8 модель или разработана новая.

На этом же этапе осущ-ся необходимое изменение режима использования ресурсов для обеспечения достижения цели в срок. Тогда задачи моделирования будут заключаться в определении минимальной продолжительности рабочего дня при ограничениях на время достижения цели деят-ти и на ресурсы.

Входами этапа 10 явл-ся полученные в рез-те моделирования:

- оптим. вариант действия (набор вариантов, действий) в соотв. со сроками достижения цели и намеченными ресурсами;

- оптим. предложения по изменению состава ресурсов или режима их работы в случае, когда наличными ресурсами при норм. режиме их работы достичь цели с заданной эфф-тью в указанные сроки не представляется возможным.

Выход из этого этапа — утвержденный руководителем вариант действий по достижению цели.

Содержанием этапа 11 явл-ся оформление реш-я (разработка плана) и утверждение руководителем.

На этапе 12 на основании плана (вход) должны быть разработаны конкретные программы индивидуальной (коллективной) подготовки исполнителей, осуществлены эта подготовка, получение недостающих ресурсов, а также реализован разработанный план.

Рассмотренная методология пригодна как при создании орг. систем упр-ния, так и при корректировке, уточнении структуры уже созданных пр-ссов и целевых орг-ций.

Следует отметить, что выходы каждого из этапов, каждого из шагов деят-ти на этапах должны быть согласованы друг с другом и, конечно, с целью деят-ти. Что значит согласовать выходы? Прежде всего, согласовать методы работы на этапах и шагах, которые обеспечивают кач-во выходов и определяют продолж-ть работы на этапе (шаге). Эти методы д. быть согласованы по точности, мощности, по кач-ву.

БИЛЕТ № 14