Влияние организации на проект

Проекты обычно являются частью организаций, более крупных, чем собственно проект корпораций, правительственных учреждений, органов здравоохранения, международных органов, профессиональных ассоциаций и т.д. Даже в том случае, когда проект представляет собой организацию (совместное предприятие, товарищество), проект все равно будет испытывать влияние со стороны организации или организаций, которые его учреждают. Зрелость организации – а именно зрелость её системы управления проектами, культуры, стиля, организационной структуры и офиса управления проектами – также может влиять на проект. В последующих параграфах будут рассмотрены ключевые аспекты более крупных организационных структур, способных влиять на проект.

Организационные системы

Проектно-ориентированные организации – это те организации, чья деятельность состоит главным образом из проектов. Эти организации могут быть отнесены к одной из двух категорий:

- Организации, получающие прибыль за счет выполнения проектов для других: архитектурные фирмы, инженерно-конструкторские фирмы, консалтинговые фирмы, строительные подрядчики, правительственные подрядчики, неправительственные организации.

- Организации, в которых внедрено управление через проекты.

Эти организации, как правило, имеют и используют системы, облегчающие управление проектами. Например, их финансовые системы часто разработаны таким образом, чтобы было возможно вести учет, отслеживать расходы и вести отчетность по нескольким выполняющимся одновременно проектам.

Организации, не ориентированные на проекты, часто не имеют систем, способных осуществлять поддержку нужд проектов эффективно и результативно. Отсутствие систем, ориентированных на проекты, обычно делает управление проектами более затруднительным. В некоторых случаях организации, не ориентированные на проекты, могут иметь подразделения или другие организационные элементы, функционирующие как проектно-ориентированные организации и имеющие соответствующие системы.

Команда управления проектом должна иметь четкое представление о том, какое влияние на проект оказывает организация. Например, если в организации принята система поощрения функциональных руководителей за выделение штатных сотрудников на выполнение проектов, то команда управления проектом должна добиться того, чтобы время этих специалистов, посвящаемое проекту, использовал ось с максимальной отдачей.

Организационные культуры и стили

Большинство организаций развили уникальные и описываемые культуры. Эти культуры отражены в системе разделяемых ими ценностей, нормах, воззрениях и ожиданиях, в их политике и процедурах, в их взглядах на субординацию и во многом другом. Организационные культуры часто способны оказывать прямое влияние на проект. Например:

- Команда, предлагающая применить необычный подход, или подход, сопряженный с высоким риском, с большей вероятностью получит одобрение в организации, ведущей агрессивную политику или организации антрепренерского типа.

- Менеджер проекта, использующий коллегиальный стиль руководства, с более высокой вероятностью столкнется с проблемами в жестко структурированной иерархической организации, в то время как менеджер, использующий авторитарный стиль, напротив, столкнется с проблемами в организации, в которой принят коллегиальный стиль работы.

Организационная структура

Структура исполняющей организации часто ограничивает условия, на основании которых могут выделяться ресурсы для проекта. Организационные структуры могут быть охарактеризованы диапазоном, ограниченным функциональной структурой с одной стороны и проектно-ориентированной структурой - с другой стороны, между которыми находится совокупность матричных структур. В таблице показаны относящиеся к проектам ключевые характеристики основных типов организационных структур предприятий.

Таблица 5 – Влияние организационной структуры на проект

Классическая функциональная организация, показанная на рисунке 7, является иерархической структурой, в которой каждый служащий имеет одного четко выделяемого руководителя. На высшем уровне служащие сгруппированы по своим специальностям, например, производство, маркетинг, инжиниринг, бухгалтерия; в свою очередь, инжиниринг далее подразделяется на функциональные подразделения, поддерживающие бизнес основной организации (например, механический и электрический инжиниринг). Функциональные организации также выполняют проекты, но возможное содержание проектов ограничено рамками функционального подразделения: инженерный отдел функциональной организации выполняет свои задачи независимо от производственного отдела или отдела маркетинга

Рисунок 7 – Функциональная структура

Например, когда новый продукт разрабатывается в чисто функциональной организации, фаза проектирования часто называется проектом проектирования и включает только персонал инженерного отдела. Если возникает вопрос, касающийся производства, служащие подают запрос вверх по иерархической лестнице руководителю их отдела, который консультируется с руководителем производственного отдела. Руководитель инженерного отдела затем передает ответ по иерархической лестнице вниз менеджеру инженерного проекта.

На противоположном краю диапазона находится проектно-ориентированная организация, показанная на рисунке 8. В проектно-ориентированной организации члены команд часто собраны в одном месте. Большая часть ресурсов организации задействована в работах проектов, а менеджеры проектов в значительной степени независимы и обладают большими полномочиями. Проектно-ориентированная организация часто имеет подразделения, называемые отделами, но эти подразделения подотчетны непосредственно менеджеру проекта или выполняют функции обеспечения и поддержки других проектов.

Рисунок 8 – Проектно-ориентированная организация

Матричная организация, как показано на рисунках 9 - 11, представляет собой сочетание функциональной и проектно-ориентированной организации. Слабые матрицы сохраняют многие характеристики функциональной организации, и функции менеджера проекта в них скорее соответствуют функциям координатора или диспетчера проектов, а не менеджера. Аналогично, сильные матрицы обладают многими характеристиками проектно-ориентированных организаций - менеджеры проектов работают с полной занятостью и обладают значительными полномочиями, управленческий персонал проектов работает с полной занятостью.

Рисунок 9 – Слабая матричная организация

Рисунок 10 – Сбалансированная матричная организация

Рисунок 11 – Сильная матричная организация

Рисунок 12 – Смешанная организация

Большая часть современных организаций включает в себя все эти структуры на разных уровнях иерархии, как показано на рисунке 12. Например, даже полностью функциональная организация может создать специальную проектную команду для управления критически важным проектом. Такая команда может обладать многими характеристиками проекта в проектно-ориентированной организации. Такая команда может включать работающий с полной занятостью персонал из различных функциональных подразделений. Она может разработать свой собственный набор рабочих процедур и может работать вне стандартной для данной организации формализованной структуры отчетности.

Проектный офис.Существует множество предназначений такого образования как проектный офис. Проектный офис может выполнять широкий диапазон функций от оказания помощи менеджерам проектов (в форме обучения, предоставления программного обеспечения, шаблонов и т.д.) до несения полной ответственности за результаты проекта.

Влияние на организацию

Влияние на организацию предполагает способность добиваться воплощения решений. При этом требуется понимание формальной и неформальной структур всех вовлеченных в проект организаций – исполняющей организации, потребителя, партнеров, подрядчиков и многих других в зависимости от ситуации. Влияние на организацию также требует понимания механизмов власти и политики.

Как «власть», так и «политика» использованы здесь в положительном смысле. Власть определяется как «потенциальная способность влиять на поведение, изменять течение событий, преодолевать сопротивление, добиваться от людей таких действий, которых они не стали бы предпринимать самостоятельно». Аналогично, политика позволяет добиться от группы людей совместных действий в условиях, когда члены этой группы могут иметь самые различные интересы. Это сродни умению творчески использовать возникающие конфликты и беспорядки. Отрицательный смысл, разумеется, связан с тем фактом, что попытки примирить различные интересы выливаются в борьбу за власть и политические игры, которые сами по себе могут сильно осложнить жизнь в организации.