Классификация документов для бухгалтерского учета I

Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это возможно, если он будет документироваться. Требование сплошно­го, непрерывного учета в организации реализуется только на основа­нии документов (см. Приложение 3).

Напомним, что документ является материальным носителем ин­формации, отражающим факт хозяйственной деятельности или право на его совершение.

Документы являются основанием для записей на счетах бухгалтер­ского учета. При этом документы необходимо составлять (оформлять) в момент совершения факта хозяйственной деятельности или сразу после его завершения.

Документы, документация необходимы для осуществления опера­тивного управления хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций. Контрольная функция осуществляется в два этапа: на первом — определяется и обосновывается целесообразность предстоящего факта, на втором — контролируется регламентирован­ный документом хозяйственный факт; при необходимости документ служит основанием последующих проверок.

Классификация документов представлена на рис. 4.1. Принимае­мые к бухгалтерскому учету документы по содержанию делятся на пер­вичные и сводные.

Первичные документы оформляются непосредственно в момент со­вершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистра­ции, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят кас­совые ордера (рис. 4.2,4.3), требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм.

Сводными называются документы, представляющие собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных документов. В качестве примера сводного документа можно назвать отчет кассира (рис. 4.4), составляемый на основании первичных кассовых докумен­тов (приходных и расходных ордеров). Сводные документы обеспечи­вают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.

Документы делятся также на внутренние, составляемые на предпри­ятии (требования, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты (рис. 4.5, 4.6) и др.), и внешние, поступающие от контрагентов (наклад­ные, счета-фактуры (рис. 4.7) и др.).

Учетные регистры по своей сути являются сводными, накопительны­ми документами, в которых формируется и обобщается информация из разных первичных документов. Они предназначены для равномерного (ежедневного) накопления и обобщения в целом за отчетный период учетной информации и, следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Примером таких документов являются накопительные ведомости, книги учета.

По охвату операций документы подразделяются на разовые и нако­пительные.

Разовые документы оформляются на одну или несколько операций И могут служить основанием для бухгалтерской записи. Примером разо­вого документа является требование на отпуск материалов со склада.

Накопительные документы оформляются постепенно, по мере со­вершения однородных операций. Учетные записи в таких документах производятся по истечении отчетного месяца общим итогом, что сокра­щает количество записей. Примером такого документа может служить лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учета расхода мате­риалов.

Документы могут классифицироваться по назначению на распоря­дительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбиниро­ванные.

Распорядительные документы представляют собой распоряжение или приказ на совершение хозяйственной операции: доверенность на получение товарно-материальных ценностей (рис. 4.8), приказ руково- ■ дителя на оформление командировочного удостоверения и выдачу под­отчетных сумм.

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответ­ственные за совершенную операцию; они же несут ответственность за составление документа. Такие документы для материально-ответствен- ных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценнос­тей. Документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные наклад­ные, кассовые ордера (см. рис. 4.2 и 4.3). На основании таких докумен­тов осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бух­галтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таб­лицы.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправ­дательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет — см. рис. 4.5 и 4.6), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходно-кассовый ордер — см. рис. 4.3). На практике чаше используются комбинированные документы.

В зависимости от количества позиций документы могут быть одно­строчными (требование на расход материалов, расходно-кассовый ордер) или многострочными (лимитно-заборная карта, расходно-пла- тежная ведомость на выплату заработной платы).

По способу обработки документы можно разделить на обрабатывае­мые вручную и на машинах.

Необходимо отметить, что при разделении документов по указан­ным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распоря­дительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату де­нежных средств на различные нужды предприятия), первичным, разо­вым, однострочным и многострочным документом; группировочная ведомость — документом бухгалтерского оформления, сводным, разо­вым; лимитно-заборная карта — оправдательным, распорядительным, первичным, накопительным.

Руководитель хозяйствующего субъекта по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписывать пер­вичные документы. Подпись работников, ответственных за составле­ние машиночитаемых первичных документов, может быть заменена паролем или другим способом автоматизации, позволяющим одно­значно идентифицировать подпись соответствующего лица. (Приме­ром использования кодирования подписи может служить система банк — клиент.) Руководитель, подписавший документ, несет ответст­венность за достоверность информации и законность документально оформленных фактов.