Инвентаризация запасных частей

Инвентаризация- элемент метода бухгалтерского учета, суть которого заключается в проверке и документальном подтверждении фактического наличия имущества и обязательств организации на определенную дату, сопоставлении полученных данных с данными бухгалтерского учета и выявления отклонений.

Необходимость инвентаризации вызывается следующими причинами:

· Естественная убыль имущества в результате усушки, распыления, порчи насекомыми и т.п.;

· Ошибки при приеме и отпуске товарно- материальных ценностей, вызываемые неисправностью технических средств и состоянием так называемого человеческого фактора;

· Ошибки в учете;

· Стихийные бедствия (пожары, наводнения, ураганы и т.п.);

· Злоупотребления материально ответственных лиц (хищения, обмеры, обвесы, обсчеты и т.п.);

Эти и другие подобные причины вызывают изменения фактического наличия хозяйственных средств, не поддающиеся фиксации в вышеописанной документации.

Поэтому инвентаризация играет важную роль, и ее целью и задачами являются:

Ø Установление фактического наличия производственных запасов в целом и по материально ответственным лицам;

Ø Выявление ненужного, некачественного, излишнего имущества;

Ø Выявление и оценка состояния и обеспечения сохранности имущества организации;

Ø Выявление недостатков в организации первичного учета имущества, ошибок и злоупотреблений;

Ø Обоснование реальности статей баланса.

В своей деятельности, при проведении инвентаризации, филиал «Агрогранит» руководствуется Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» и Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов РБ от 03.11.2007г. №180.

Инвентаризация проводится в обязательном порядке:

ü При смене собственника, руководителя организации и материально ответственных лиц;

ü Перед составлением годовой отчетности;

ü При обнаружении фактов хищений и злоупотреблений;

ü При ликвидации организации;

ü По требованию судебных и контролирующих органов.

Инвентаризации бывают следующих видов:

- Частичная, которой охватывается отдельные виды имущества;

- Сплошная, при которой проверяется все наличное имущество у материально ответственного лица;

- Выборочная, при которой проверяются только некоторые виды товарно-материальных ценностей.

- Плановая, проводимая по плану, и внеплановая, осуществляемая по разным сигналам о злоупотреблениях, по инициативе администрации организации и т.п;

- Выделяют еще и такие виды инвентаризаций, как перманентная (непрерывная) (проводится по определенным датам), повторная (при нарушении обязательных правил проведения инвентаризации).

Перед началом проведения инвентаризации приказом (распоряжением) руководителя создается инвентаризационная комиссия. В состав постоянно действующих комиссий включается: представитель руководства организации, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты.

В филиале «Агрогранит» в состав комиссии при инвентаризации запасных частей входят: руководитель организации, главный бухгалтер, бухгалтер по учету материалов и сырья, заведующий складом.

Работу инвентаризационной комиссии условно подразделяют на три этапа.

На первом (подготовительном) этапе изучается инвентаризуемый объект, пломбируется склад запасных частей, проверяется правильность весоизмерительных приборов, заведующий складом дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на материалы сданы в бухгалтерию, не имеются не оприходованные ценности, а все выбывшие списаны в расход.

На втором (основном) этапе производится снятие натуральных остатков, т.е. пересчет, измерение и подобное, и запись их в инвентаризационную опись, которая по существу является первичным документом как накладная, акт и т.п. Эти ведомости нумеруются, и в конце каждой страницы записывается цифрами и прописью общий итог натуральных единиц, заверенный подписями всех участников инвентаризации. Описи составляются в двух экземплярах: один- для материально ответственного лица; второй- для бухгалтерии. Инвентаризационные описи могут быть заполнены с использованием средств вычислительной техники или ручным способом. Описи заполняются четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей, их количество указываются в описях по номенклатурным номерам и в единицах измерения, принятых в учете.

Исправление допущенных ошибок производится на всех экземплярах описей путем зачеркивания ошибочных записей и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цены оговариваются письменно и подтверждаются подписями всех членов комиссии. Члены комиссии подписывают каждую страницу отдельно сразу же после ее заполнения и сверки. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссий каких- либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом инвентаризационной комиссии.

Материалы, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственным лицом в присутствии инвентаризационной комиссии. документы на запасы, поступившие во время инвентаризации, визируются председателем комиссии со следующей надписью «Поступили во время инвентаризации, в опись и отчет не включен».

Документы на запчасти, поступившие в период проведения инвентаризации, включаются в первый отчет, составляемый материально ответственным лицом после инвентаризации.

На третьем (заключительном) этапе инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сверка данных описи с учетными данными. При наличии расхождений составляется сличительная ведомость, в которой в натуральном и денежном выражении показаны их отклонения по каждой позиции, раздельно недостача и излишек. На эти отклонения материально- ответственное лицо дает письменное объяснение, инвентаризационная комиссия составляет протокол с подробным изложением причин образования отклонений и предложениями по их устранению, в том числе виновных лиц недостач и потерь.

Результатом инвентаризации запасных частей является излишек или недостача. Излишек запасных частей зачисляются на доходы организации, а недостача относится на виновное лицо.

В СП «Агрогранит» инвентаризация проводится со второго по пятое ноября текущего года, и не менее одного раза в год. После проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись запасных частей.

Заключение

В ходе изучения производственно-хозяйственной деятельности организации, в частности учета запасных частей были поставлены следующие задачи:

1. изучить классификацию, оценку и задачи учета запасных частей;

2. ознакомиться с законодательными, нормативно-правовыми актами и литературными источниками;

3. рассмотреть документальное оформление поступления и расходования запасных частей.

При решении этих задач важным моментом является организация складского хозяйства. Филиал «Агрогранит» оснащен специальным складом (амбаром) для хранения запасных частей. Все запчасти хранятся в соответствии с номенклатурным номером, видом запасных частей. Такое хранение позволяет наиболее быстро производить приемку и отпуск запасных частей в производство (ремонт).

Для ведения учета запасных частей неотъемлемым элементом является их оценка. Поступающие запасные части в организацию оцениваются по фактической себестоимости, которая складывается из учетной цены и стоимости транспортно- заготовительных расходов. Отпуск запасных частей осуществляется по лимиту, и оценивается по фактической себестоимости каждой единицы. Наиболее целесообразно производить при помощи отклонения фактической стоимости от учетных цен.

Положительными моментами учета запасных частей в филиале «Агрогранит» являются:

→ качественное оформление документов по учету движения запасных частей;

→ соблюдение дисциплины цен;

→ наличие контроля над качеством и количеством принимаемого товара;

Основные недостатки организации бухгалтерского учета в филиале «Агрогранит»:

- Неправильная оценка запасов;

- Неустановление причин и обстоятельств возникших расхождений;

- Необоснованное и сверхнормативное списание запасов;

- Наличие фактов порчи запасов;

Для более эффективной организации бухгалтерского учета запасных частей в филиале «Агрогранит» необходимо: обеспечить наличие прогрессивных норм расходования материалов, своевременно проводить контрольные проверки и инвентаризации ценностей, не допускать значительных отклонений от норм запасов материалов, автоматизировать учетно- вычислительные работы.