Тема 12. Ревизия расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами (ПЛ) являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под отчет на административно-хозяйственные нужды, оформляется приказом по организации.

Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному подотчетному лицу суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Работника направляет в командировку руководитель, что оформляется выдачей командировочного удостоверения. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание.

Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в фактически произведенном размере.

С 2009 г. выплачиваемые командируемым работникам суточные организации вправе учитывать в расходах полностью, в размере фактических затрат. Нормирование этих расходов отменяется. Однако для целей НДФЛ нормирование суточных сохранено (не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки) (п.3 ст.217 НК РФ).

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.

Для оформления расчетов с ПЛ используются следующие первичные документы:

· авансовые отчеты;

· журнал регистрации авансовых отчетов;

· список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

· заявления на выдачу денег из кассы.

Документами, подтверждающими расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т.п.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

Д71 – К50 – получены подотчетным лицом деньги из кассы под отчет;

Д10 – К71 – приобретены МЦ;

Д20,26 – К71 – осуществлены хозяйственные расходы.

Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры бухгалтерского учета:

· главная книга;

· ж/о №7;

· ж/о №1;

· кассовая книга.

Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например: сауна, бильярд, также гостиницы и др.) то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Эти расходы на себестоимость не относятся.

Ревизию расчетов с ПЛ целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы, путем сличение данных ж/о №1 и №7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по сч.71 и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляются месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в ж/о №7 с соответствующим итогом ведомости к ж/о №1. Сопоставляются месячные обороты по К71, отражающие расходы по Д10,26,41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных ж/о №7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

Проверяются расходы на закупку МЦ по оправдательным документам и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (ФИО, адрес местожительства, паспортные данные).

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль поставлен плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму, выданную работнику организации: в Д71 эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает украденную сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетах, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:

· выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

· выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

· выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

· несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

К представительским расходам относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления). К ним относятся расходы по официальному приему (завтрак, обед, другие аналогичные мероприятия представителей, их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплаты услуг переводчиков, не состоящих в штате организации).

Руководитель организации в приказе определяет круг лиц, имеющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются места встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

Работник, осуществляющий представительские расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет финансовый отчет. Документами, подтверждающие расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.

В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как расходы, связанные с производством, либо как прочие расходы.

Данные расходы отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

Д71 – К50 – выданы денежные средства под отчет;

Д41 – К71 – приобретены товары для представительских расходов;

Д20,26,97- К41 – использованы товары в представительских целях;

Д20,26,97 – К71 – подотчетное лицо использовало денежные средства на представительские мероприятия.

Для целей налогообложения данные расходы включают в состав прочих расходов (91) в пределах норматива, который рассчитывается в процентах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Так как представительские расходы относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете является дата утверждения авансового отчета.

Расчеты с подотчетными лицами по представительским расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее.

Ревизия представительских расходов.

При такой ревизии проверяется правильность их оформления. Включение этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи(приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

К документам по оформлению представительских расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы.

Фактически расходы, отнесенные на себестоимость продукции, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.