Понятия и определения

До недавнего времени ни у кого не вызывало сомнения смысловое значение термина «проект». Каждый инженер знал, что это чертежи и сметы, на основе которых можно изготовить, скажем, машину, станок, устройство и т. д. Точно также понятие «планирование» и «управление» однозначно ассоциировалось с руководством трудовыми коллективами, цехами, отделами и т. п.

Вхождение России в рынок заставило пересмотреть толкование этих терминов в последние годы.

В настоящее время в экономической литературе существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистами или организациями.

Технический проект–проект, в котором зафиксированы технические решения, технический образ нового объекта, изделия, продукции в виде описаний, схем, чертежей и расчетов. В разделе «Техническая характеристика» приводят: основные технические характеристики изделия (мощность, производительность, расход электроэнергии, топлива, коэффициент полезного действия и другие параметры, характеризующие изделие). При разработке технического проекта выполняют работы, необходимые для обеспечения предъявляемых к объекту требований и позволяющие получить полное представление о конструкции разрабатываемого изделия, оценить его соответствие требованиям технического задания, технологичность, уровень сложности изготовления, дать оценку окончательных технических решений на соответствие требованиям по обеспечению патентной чистоты и конкурентоспособности; получить сведения об использованных изобретениях (номера авторских свидетельств или номера заявок на изобретения с указанием даты приоритета) и т. п.

В разделе «Ожидаемые технико-экономические показатели» приводят экономические показатели, необходимые расчеты; ориентировочный расчет цены опытного и серийного изделия и затрат на организацию производства и эксплуатацию.

Классическое определение проекта, которое впервые было представлено институтом управлениями проектами (Project Management Institute, PMI): «проект – временное усилие или предприятие, предназначенное для создания уникального продукта или услуги».

В русском языке проект может означать совокупность технической документации, чертежей и расчетов, необходимых для создания объекта. В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают некоторые физические объекты (производственные комплексы, здания, сооружения и т. п.) это определение может быть конкретизировано следующим образом: проект – целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, трудовых, финансовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

В «Кодексе знаний об управлении проектами» под проектом понимается некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обусловливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Основные элементы проекта

В науке и практике менеджмента проектом является изменение исходного состояния любой динамической системы (например, предприятия), связанное с затратами времени и ресурсов. Процесс такого изменения осуществляется по заранее разработанным планам с учетом финансовых и временных ограничений.

Рассматривая проект как динамическую систему, выделяют текущие результаты (документация, технология и т. д.) и конечные результаты (изделие, продукт, прибыль и т. д.).

Проект как система определяется совокупностью взаимосвязанных элементов, которыми являются цели, задачи, структура, люди, время и технические элементы, ориентированные на достижение определенных целей проекта в условиях меняющийся среды.

Опираясь на системный подход, можно отметить:

– проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, т. е. взаимодействует с внешней средой;

– состав проекта не остается неизменным в ходе его реализации: в нем могут появиться новые элементы, а иные могут быть исключены;

– проект может быть разделен на элементы, которые находятся во взаимосвязи.

Следовательно, проект – понятие комплексное. Он охватывает различные научные дисциплины, отрасли техники и экономики, различные стороны общественной жизни и деятельности.

Как любую систему, проект можно рассматривать в двух аспектах: как структуру и как процесс.

Таким образом, понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом общих признаков, наиболее общими из которых являются:

- направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

- координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий;

- ограниченная протяженность во времени;

- уникальность и неповторимость;

- наличие ресурсов и ограничения, накладываемые на них;

- изменения (целенаправленный перевод из существующего в некоторое желаемое состояние, описываемое в терминах целей проекта);

- новизна для предприятия, которое реализует проект, и для рынка предполагаемого спроса на создаваемый в проекте объект;

- комплексность (большое число факторов, прямо или косвенно влияющих на НТП и результаты проекта)

Каждая из названных характеристик имеет важный внутренний смысл, отличающий проекты от других видов деятельности.

Одним из ключевых понятий, связанных с проектом, является понятие «цель проекта». Очень близко к понятию «цель» находится понятие «задачи проекта». Цель и задачи тесно взаимосвязаны. Цели и задачи определяют объект производства или создания. Именно они являются причиной запуска проекта, но цели гораздо точнее и конкретнее.

Определению целей проекта предшествует разработка его миссии, т. е. формулировка желаемого состояния, которое должно быть достигнуто в результате реализации выбранной стратегии. На основе сформулированной миссии определяются цели и устанавливаются конкретные задачи проекта, которые взаимосвязаны и определяют объект производства («что производить») и являются причиной осуществления проекта.

Цель проекта – желаемый результат деятельности, достижение которого возможно при решении определенных задач в планируемом интервале времени (может носить обобщенный характер).

Задача – это методологическая установка, достижение которой характеризуется промежуточным или конечным результатом, выраженным в количественной и качественной форме.

Очевидно, что цель – более общая категория, чем задача: она достигается в результате решения ряда задач. Отсюда следует, что задачи можно упорядочить по отношению к целям.

При этом необходимо учитывать свойство множественности целей, которые заключаются в том, что каждая цель может быть разложена на составляющие ее задачи или подцели.

Нахождение цели проекта составляет важный этап в разработке концепции проекта. Далее приступают к поиску и оценке альтернативных способов ее достижения.

Следует отметить также, что однажды сформулированные цели проекта не должны рассматриваться как нечто неизменное. В ходе реализации проекта от различных условий цели проекта могут претерпеть изменения. Поэтому целеполагание нужно рассматривать как непрерывный динамический процесс, в котором анализируется сложившаяся ситуация, тенденции и при необходимости осуществляются корректировки целей.

Проекты нацелены на получение определенных результатов, иными словами, они направлены на достижение целого комплекса взаимосвязанных целей, которые являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Например, основной целью проекта, связанного с компьютерным программным обеспечением, может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня: разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью системы управления базами данных, загрузка данных и т. д.

К моменту, когда проект входит в фазу определения или в фазу исполнения, некоторое изложение целей проекта, как правило, уже существует. Обычно оно представляет собой описание желаемого результата проекта (что предполагается создать) и содержит предполагаемую дату создания (когда будет готов продукт). Как правило, к этому моменту уже произведена оценка стоимости: сколько будет стоить выполнение проекта. Параметры проекта – результаты, время и стоимость – формируют ядро конкретных, или «объективных», целей проекта.

Цели проекта как критерии его успеха можно рассматривать в измерениях, выраженных количественными величинами, например, такими, как объем продаж, доля рынка, достижение высокой рентабельности проекта, т. е. получение максимальной прибыли (дохода) на определенном шаге реализации проекта.

При определении цели можно воспользоваться аббревиатурой SMART:

- конкретность (specific);

- возможность измерения результатов в численном виде (measurable);

- ориентация на действия (action-oriented);

- реалистичность (realistic);

- ограничения по времени (time limited).

В рамках проекта следует решить следующие задачи: организационные, технические, финансовые, экономические и другие, которые функционально ориентированы на планирование, финансирование, производство, контроль, учет, кадры и т. д. На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: продолжительность стадий проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования.

Основная задача проекта – его оптимизация, выполнение в заданные сроки, достижение технических результатов проекта в рамках выделенного бюджета и с максимальным удовлетворением потребностей заказчика, выраженным в количественной и в качественной форме.

Все эти характеристики включаются в «изложение содержания проекта», назначение которого – утвердить все указанные составляющие, в частности, цели, промежуточные результаты и требования как основу проекта. В процессе выполнения проектных работ приходится принимать решения и вносить изменения, которые должны соответствовать изначально согласованному содержанию проекта. С этой позиции описание содержания проекта определяется как «документированное описание проекта с точки зрения его результата, подхода и содержания работ». Этот процесс начинается с постановки целей и задач, которые будут уточняться, разделяться на более детальные компоненты вплоть до окончательной формулировки промежуточных результатов и требований.

Описание содержания какого-либо проекта должно включать:

- общую характеристику проекта, включая описание проектной продукции;

- цели и задачи проекта (также называемые критериями завершения проекта);

- полный список промежуточных результатов;

- полный список требований;

- оценку сроков, продолжительности и стоимости проекта;

- функции и обязанности по проекту;

- степень ответственности по проекту;

- исполнение и контроль;

- критерии сдачи-приемки продукции;

- допущения;

- ограничения;

- результаты проекта: что именно будет создаваться (с указанием физических размеров, формы, географии, количества, технической производительности, операционных и ценовых характеристик, полезности и т. д.);

- используемый подход: технология (новая или существующая, внутренние или внешние ресурсы), определение границ между проектом и его окружением;

- содержание и объем работ: что именно включается в работу и исключается из нее, определение границ между задачами проекта и другими работами, которые могут иметь отношение к результатам или окружению проекта.

Полное определение целей, задач и содержания проекта является предпосылкой надежного планирования, контроля и конечного успеха проекта.

Каждый проект начинается с составления перечня работ. Обычно это краткое описание основных задач проекта с перечислением всех операций, которые должны быть выполнены, и дат начала и окончания этих операций. В перечень работ также часто включают требования к бюджету на каждом этапе проекта и список письменных отчетов, которые должны составляться в ходе его реализации. Следующим элементом, вводимым в проект, является рабочее задание. Если возникает необходимость представить проект более подробно, задание разбивается на ряд подзаданий.

На основе анализа определений и признаков можно сформировать более общее определение понятия проекта, которое удовлетворяет всем основным признакам делового планирования. Проект – это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с изначально определенными целями, достижение которых означает завершение проекта, с установленными требованиями к срокам, результатам, риску, срокам расходования средств и ресурсов, уровню качества результатов и к организационной структуре.

При этом под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, таких, как ресурсы предприятия, структура, функции и т. д., взаимодействие между которыми обеспечивает достижение определенных целей в условиях изменения внешней среды.

Уровень значимости проекта определяет сложность, важность, приоритетность, длительность, состав исполнителей, масштаб, характер продвижения результатов процесса, что влияет на содержание проектного управления.