Анализ документопотоков и документооборота

документация мировой суд правовой

Мировые судьи осуществляют правосудие именем Российской Федерации. Порядок осуществления правосудия мировыми судьями устанавливается ФЗ «О мировых судьях в РФ» [8].

В деятельности Мирового суда г. Добрянки ежедневно создаются документы. В связи с этим, согласно Инструкции по делопроизводству на судебном участке №59 мирового судьи Пермского края, учёт документооборота возлагается на Старшего инспектора. В его должностные обязанности входит:

. Порядок приема и отправление почты - все судебные дела и корреспонденция, поступающие на судебный участок, принимаются, а также отправляются сотрудником канцелярии: старшим инспектором либо в его отсутствие - секретарем суда;

. Регистрацию и учет уголовных и гражданских дел - все уголовные, гражданские дела, исковые заявления, поступившие в суд, регистрируются на учетно-статистических карточках;

. Регистрацию и учет предложений, заявлений и жалоб;

. Оформление уголовных дел на стадии принятия и назначения к судебному заседанию;

. Оформление гражданских дел на стадии принятия и назначения к рассмотрению и после рассмотрения;

. Прием и учет апелляционных и частных жалоб, представлений, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотра заочного решения;

. Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений;

. Подшивку материалов в папки;

. Занимается почтовой корреспонденцией: наклеивает марки на конверты, проставляет штампы;

. Составляет опись по уголовным делам.

Документооборот на судебном участке №59 ведет Секретарь Суда, в должностные обязанности которого входит выполнение следующих функций:

. Ведение статистической отчетности по уголовным, гражданским, административным делам;

. Ведет номенклатуру дел;

. Заводит административные дела, присваивает номера, отмечает их в статистических карточках;

. Отмечает рассмотрение административных дел в алфавитный указатель;

. Направляет рассмотренные постановления об административных правонарушениях в органы составляющие протоколы об административных правонарушениях: ГИБДД, ОВД, ИФНС г. Добрянки, Федеральную службу судебных приставов;

. Занимается составлением проектов судебных приказов, исполнительных листов, определение об отмене судебного приказа, определения о прекращении исполнительного производства, постановления об отказе возбуждения уголовных дел, постановления об административных правонарушениях;

. Присваивает номера гражданских дел, заносит, а алфавитный указатель, заводит по ним статистические карточки;

. Ведение архива судебного участка мирового судьи.

Кроме того делопроизводством в Мировом суде г. Добрянки занимается секретарь судебного заседания, должностные обязанности которого определены следующим образом:

. Занимается ведением протоколов судебного заседания;

. Присутствует на судебных заседаниях;

. Посылает копии судебных приказов для сведения должникам;

. Осуществляет телефонные переговоры;

. Осуществляет порядок выдачи судебных дел и документов.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата [66].

На судебном участке Мирового суда г. Добрянки используются ручные и электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов не использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота на судебном участке относятся следующие функции:

централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в судебный орган всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из судебного органа, обрабатываются старшим инспектором;

однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, исходящие - при создании; регистрация документов в Мировом суде осуществляется старшим инспектором);

вынесение конкретных дел, поручений, сроков исполнения, повесток, заявлений, писем.

Проводя анализ документооборота судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток. Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток.

В Мировом суде, как и в любой другой организации, выделяют три основных документопотока:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки другим лицам, другим организациям;

потоки внутренней документации, в основном это специфическая документация;

Входящие документы Мирового суда г. Добрянки образуют два направления: мировому судье и непосредственно его подчиненным.Любой документопоток можно проанализировать по различным показателям, в том числе с позиции корреспондентов. Состав корреспондентов представлен на рисунке 5.

Рис. 5. Состав корреспондентов

В данной таблице, представлен состав входящих документопотоков на судебный участок №59 Мирового суда г. Добрянки.

Исходящий документопоток включает документы, создаваемые в мировом суде и отправляемые за его пределы. Маршрут движения этих документов зависит от их назначения и рассмотрения. Исходящие документы готовят специалисты судебного органа. Состав корреспондентов представлен на рисунке 6.

Рис. 6. Состав корреспондентов

Внутренний документопоток включает документы судебного участка, которые не выходят за его пределы. К внутренним документам Мирового суда относится в основном специфическая документация. Такая как протокол судебного заседания, выписка из протокола, постановление, решение, определение о назначении дела к судебному разбирательству.

Рассматривая документооборот судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки, остановимся на такой его характеристике как объем, то есть количество документов, поступивших на судебный участок и созданных им за определенный период.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота учреждения [66].

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Величина документооборота нужна для:

расчета необходимой численности персонала;

расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения [66].

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При исследовании документооборота на судебном участке Мирового суда г. Добрянки нами был рассмотрен его объём за последние три года, то есть с 2008 по 2010 года.

При подсчете документооборота отдельно учитываются документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих и исходящих документов. В Мировом суде при подсчёте объёма документооборота учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, не подсчитываются. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено.

Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому можно сделать вывод, что сведения об объеме документооборота в Мировом суде занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Рассмотрим объём документооборота за последние три года, то есть с 2008 по 2010 год.

Начнём анализ документооборота судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки с входящих документов.

При подсчете входящих документов за 2008 год, было выявлено около 5000 документов. Из них 300 от вышестоящей организации, а именно от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому краю. В основном это заявления - 860, исковые заявления - 901, статистическая информация (показатели по рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел) - 134, справочно-информационные сообщения (изменения и применение нормативных прав) - 93. От соподчинённых организаций: Прокуратура, ГИБДД, ИФНС, Наркоконтроль и т.д. поступает более 1 тысячи документов. Большую часть из них составляют уголовные, административные дела. Из них 207 поступило из Прокуратуры, для вынесений приговоров решений, постановлений по данным делам, заявления о выдаче судебных приказов, также около тысячи - из ГИБДД, ОВД, поступают материалы в отношении лиц для вынесения определений и постановлений. Более 800 заявлений поступают из ИФНС, Пенсионного фонда о взыскании долга по транспортному налогу, налогу на имущество и землю, и недоимки по страховым взносам. А также около 1 тысячи заявлений поступают от граждан, такие как взыскание алиментов на содержание несовершеннолетних детей - 300 документов, расторжение брака - 570 заявлений, взыскание за коммунальные услуги - 500, взыскание задолженности по кредитам - 200, взыскание материального ущерба при ДТП - 400.

В 2009 году в судебном органе был зарегистрировано около 4 тысяч документов. Как мы видим, это чуть меньше, чем в прошлом году. Из них 200 от вышестоящей организации, а именно от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому краю. В основном это приказы и заявления - 240, статистическая информация (показатели по рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел) - 730, справочно-информационные сообщения (изменения и применение нормативных прав) - 172. От соподчинённых организаций: Прокуратура, ГИБДД, ИФНС, Наркоконтроль и т.д. поступило около 1 тысячи документов. Большую часть из них составляют гражданские, административные дела. Из них 790 поступило из Прокуратуры, для вынесений приговоров решений, постановлений по данным делам, около 900 заявлений - из ГИБДД, ОВД, поступают материалы в отношении лиц для вынесения определений и постановлений. 980 заявлений поступают из ИФНС, Пенсионного фонда о взыскании долга по транспортному налогу, налогу на имущество и землю, и недоимки по страховым взносам. А также около 1200 заявлений поступают от граждан, такие как взыскание алиментов на содержание несовершеннолетних детей - 340 заявлений, расторжение брака - 453, взыскание за коммунальные услуги - 120, взыскание задолженности по кредитам - 92, взыскание материального ущерба при ДТП - 200.

Изучив объём входящей документации на судебном участке Мирового суда г. Добрянки за 2010 год было выявлено 5,5 тысяч документов. По-прежнему, большинство входящих документов составляют заявления о выдаче судебного приказа о взыскании транспортного налога, налога на имущество и землю из ИФНС по г. Добрянке - 3 тысячи. А также дела, материалы, заявления поступающие из Прокуратуры, ОВД и других правоохранительных органов - 1,300 заявлений. Затем идут заявления от граждан - около 1,600 заявлений, о рассмотрении дел о взыскании алиментов - 600, расторжении брака - 440 заявлений, взыскании коммунальных услуг - 200, возмещение убытков при затоплении квартиры - 100, взыскании командировочных расходов - 50, раздел имущества - 30, о привлечении за побои, оскорбления, клевету, унижающие честь и достоинства человека - 40. И наконец, документы от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому краю - 5.

На рисунке 7 представлена динамика объёма входящей документации в Мировом суде за период 2008-2010 гг.

Рис. 7. Динамика объёма входящей документации судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки с 2008 года по 2010 года

При подсчете входящих документов судебного участка Мирового суда за последние 3 года, можно сделать вывод, что основную часть, составляют заявления из различных организаций г. Добрянки, а также заявления граждан.

Что касается исходящей документации, то также рассмотрим объём исходящих документов Мирового суда с 2008 г. по 2010 г.

В 2008 году за пределы судебного участка №59 Мирового суда было отправлено 3,5 тысячи документов. Из них 2 тысячи - это ответы на запросы из различных организаций; отправка почтовой корреспонденции (направление судебных повесток, извещений о рассмотрении дел о назначении времени и место рассмотрения, постановлений, решений, определений, приговоров) в запрашиваемые органы и гражданам - 1,5 тысячи. Также отправлено 4 отчёта по выполнению плана в головную организацию - Агентство по обеспечению деятельности Мировых судей Пермского края.

За 2009 год исходящая документация судебного участка №59 Мирового суда составила - 4,300 документов. По-прежнему, большинство составляют ответы на запросы из различных организаций - 2,150 документов, отправка почтовой корреспонденции - 2,100 тысячи. В 2009 году в Агентство по обеспечению деятельности мировых судей Пермского края было отправлено 28 писем и отчётов.

При подсчете исходящего документопотока судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки за 2010 год, мы выявили 4,700 тысячи документов. Из которых, 2,400 документов - это ответы на запросы из различных организаций; отправка почтовой корреспонденции (направление судебных повесток, извещений о рассмотрении дел о назначении времени и место рассмотрения, постановлений, решений, определений, приговоров) в запрашиваемые органы и гражданам - 2,200 документов. Также отправлено 40 отчётов по исполнительным листам, маркам, а также статистические отчеты в головную организацию - Агентство по обеспечению деятельности мировых судей Пермского края.

На рисунке 8 представлена динамика объёма исходящей документации судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки за период 2008-2010 гг.

Рис. 8. Динамика объёма исходящей документации судебного участка №59 Мирового суда г. Добрянки

При рассмотрении всех входящих и исходящих документопотоков судебного участка №59 Мирового суда, можно сделать вывод, что практически каждый исходящий документ порождает соответствующий ему входящий документ. На судебном участке №59 это в основном почтовая корреспонденция.

Динамика объема документооборота на судебном участке №59 Мирового суда с 2008 по 2010 года представлена на рисунке 9.

Рис. 9. Динамика объёма документооборота на судебном участке №59 Мирового суда за последние 3 года

Общая схема объема входящих и исходящих документов на судебном участке №59 Мирового суда с 2008 по 2010 года, (по каждому году в отдельности) представлена на рисунке 10.

Рис. 10. Общий объем входящих и исходящих документов на судебном участке №59 Мирового суда за период с 2008 по 2010 гг. за каждый год в отдельности

Можно сделать вывод, что документооборот Мирового суда г. Добрянки представляет собой три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. При анализе каждого из них, мы сделали вывод о том, что в процессе своей деятельности Мировой суд создаёт и использует документы различного вида и назначения. Что касается входящих и исходящих документов, то в основном это документы, ответы на запросы из различных организаций, заявления о выдаче судебного приказа о взыскании транспортного налога, налога на имущество и землю, а также заявлений поступающих от граждан. А что касается внутренней документации, в основном это специфическая документация. В дальнейшем будут рассмотрены основные технологические этапы работы с документами.