О награждении и поощрении сотрудников редакции

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Документ является средством укрепления законности и конт­роля. Документ возник, прежде всего для того, чтобы зафикси­ровать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется по установленным законодательством правилам и это подчеркнуто в определении термина «документ». Так, нормами статьи 27 Закона Украины «Об информации» от 02.10.92 г. № 2657-ХП [2] установлено, что «документ— это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и рас­пространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнит­ной, кино -, видео -, фотопленке или на другом носителе».

Приказы и распоряжения относятся к такому виду документов, как организационно-распорядительные. Кроме приказов и рас­поряжений, к организационно-распорядительным документам, в частности, относятся: уставы, положения, правила, инструкции, постановления, решения, протоколы и т. п.

Такие формы управленческой деятельности на предприятии как руководство и организация выражаются посредством соот­ветствующих организационно-распорядительных документов — приказов и распоряжений. Однако следует отметить, что распо­ряжение — это вид распорядительного документа, издаваемый руководителем предприятия или руководителем подразделения, уполномоченным издавать такие документы в целях разрешения оперативных вопросов, который обычно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц.

Приказ (распоряжение) — это вид документа, который имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Приказы относятся к тем видам документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия независимо от его организационно-правовой формы. Приказы группируются по их характеру и хронологии. Все приказы, составляемые в настоящее время предприятиями в их административно-хозяйственной деятельности, можно рас­пределить по двум основным группам, а именно:

— приказы по основной деятельности;

— приказы по личному составу.

Существуют виды приказов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, в частности:

— приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, поощрении, совместительстве работников;

— приказы о предоставлении отпусков;

— приказы о направлении в командировку работника;

— приказы об оказании материальной помощи;

— приказы о наложении дисциплинарного взыскания на ра­ботника;

— приказы об оглашении благодарности;

— приказы об учетной политике, организации бухгалтерского учета;

— приказы об утверждении порядка приема граждан;

— приказы об утверждении перечня лиц, которые имеют право подписывать первичные документы на осуществление хозяйствен­ной операции, связанной с отпуском (расходованием), товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества.

После издания приказа, предстоит еще много работы: учесть, зарегистрировать, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, обеспечить сохранность и т. д. По определению специалистов-документоведов, процесс документирования приказовусловно делится на две части:

— организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления приказов;

— организация работы с приказами: получение-передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

При определении сроков хранения приказов как организационно-распорядительных документов следует руководствоваться приказом Главного архивного управления при Кабинете Минист­ров Украины "Об утверждении Перечня типовых документов " от 20.07.98 г. № 41 [22], извлечение из которого приведено в приложении 1 данной книги.

При подготовке издания были учтены все нормативно-право­вые акты, затрагивающие проблемы документирования приказов. К ним прежде всего относится Конституция — Основной Закон Украины. Нормами прямого действия статьи 60 Конституции Украины [1] установлено, что никто не обязан исполнять явно преступные приказыили распоряжения, а за отдачу и испол­нение явно преступного приказаили распоряжения наступает юридическая ответственность.Поэтому все приказы (распоря­жения) должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих нормативно-правовым актам.

Следует отметить, что должностные лица предприятия (в том числе руководитель предприятия, главный бухгалтер) обязаны действовать только на основании, в пределах полномочий и спо­собом, которые предусмотрены законами Украины. Согласно постановлению Пленума Верховного Суда Украины «О судеб­ной практике по делам о превышении власти или служебных полномочий» от 26.12.2003 г. № 15 (далее — Постановление) [15] превышение служебных полномочий является опасным преступлением,совершаемым в сфере служебной деятельности и посягающим на охраняемые законом права и интересы от­дельных граждан, интересы юридических лиц, государственные и общественные интересы. Следует обратить внимание, что ис­полнителем (соисполнителем) преступления, ответственность за которое предусмотрена статьей 365 Уголовного кодекса Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III (далее - УК) [14], может быть только служебное лицо.

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ

2. 1. ПОДГОТОВКА К СОСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТА ПРИКАЗА

Составление приказов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует опре­деленных усилий. Чтобы составить полноценный приказ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в приказе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению приказа, руководствуются следую­щими правилами:

— во-первых,уточняются целесообразность, цель приказа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет пра­вильно выбрать для фиксации управленческого решения вид приказа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста;

— во-вторых,необходимо изучить нормативно-правовые акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовя­щего приказ, особенно если подобный вопрос решается состави­телем впервые. Знание нормативно-правовых актов обеспечит соответствие содержания приказа законам Украины и грамотное его составление, следовательно, приказ не будет содержать поло­жений, противоречащих законам и другим нормативно-правовым актам.

2.2. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ

Точность, правильность понимания информации, изложенной в приказе, предопределяются краткостью и ясностью изложе­ния. Неточно понятый приказ может привести к нежелательным последствиям.

Краткость изложения достигается прежде всего отбором не­обходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте приказа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста и продуман­ность формулировок.

2.3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

Составив текст приказа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Приказ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.Конкретный набор реквизитов зависит от вида приказа, этапов его подготовки и работы с ним. Так как приказы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написания дат, порядка согла­сования и подписания и т. д.), можно грамотно оформить любой приказ.

Приказ, составляемый на предприятии, должен иметь обяза тельные реквизитыи стабильный порядок их размещения: на­именование предприятия — автора приказа, код формы приказа (при использовании ПК), название вида организационно-распо­рядительного документа (приказ, распоряжение), дата, индекс, заголовок к тексту приказа, текст приказа, подпись, визы, отметка об исполнении приказа и направлении его в дело. Во время под­готовки и оформления приказа состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами (в частности, кодом предприятия по ЕГРПОУ), если этого требует его форма или обработка.

Наименованиепредприятия должно соответствовать наимено­ванию, указанному в уставе. Сокращенное наименование упот­ребляется только в случае, если оно официально зафиксировано в уставе предприятия.

Дата и регистрационный индекс (регистрационный номер) приказа — это важнейшие поисковые признаки приказа. Имен­но по этим реквизитам находят нужный приказ среди других аналогичных. Регистрация приказа— это фиксация факта создания приказа путем проставления на нем условного обо­значения — регистрационного индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о приказе. Регистрация приказов осуществляется с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в них информации.

Основным принципом регистрации приказов является одно­кратность. Каждый приказ регистрируется на предприятии лишь один раз — в день подписания. В случае передачи зарегистриро­ванного приказа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Во время регистрации приказа проставляется условное обозна­чение — регистрационный индекс,который состоит из порядково­го номера в пределах группы приказов, которые регистрируются, и дополняется индексами по номенклатуре дел. Журнальная фор­ма регистрации приказов допускается на предприятиях с объемом документооборота до 500 — 600 приказов в год.

Поскольку регистрационный индекс приказа — это его ус­ловное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации, то для него отводится место в бланке приказа на одном уровне с датой и местом составления приказа справа. Регистрацию приказов обычно проводят децент­рализованно по двум основным группам приказов. Приказы по основной деятельности — в канцелярии, приказы по личному составу — в отделе кадров.

Подпись— обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр приказа. Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на приказе, приказ подписывает лицо, которое исполняет его обязанности. При этом обязательно указывается должность лица, подписавшего приказ, и его фамилия (исправления вносятся чернилами или машинописным способом, например: «и. о.»).

На приказах, требующих особого удостоверения их подлинно­сти, проставляется печать.

Составление приказов на бумаге произвольного формата не допускается.

Следует иметь в виду, что приказы длительного и постоянного сроков хранения печатают с одной стороны листа.

3. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПРИКАЗОВ

Проекты подготовленных приказов перед подписанием в ряде случаев согласовывают с заинтересованными структурными под­разделениями, отдельными должностными лицами. Согласование является, по существу, оценкой проекта приказа.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при исполнении данного приказа. На предприятиях, имеющих юридическую службу, приказы до подписания согласовывают с юристом. Если выполнение при­каза связано с финансовыми затратами, требуется согласование с главным бухгалтером (финансовой службой). Приказ также согласовывают с заместителем руководителя предприятия, ку­рирующим вопросы, отраженные в приказе.

Внутреннее согласование приказа оформляется визой,со­стоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер _ Л. П. Иванова

(подпись)

23.12.2005

или

Юрисконсульт______ Е. М. Петров

(подпись)

25.06.2005

об исполнении, если нет документа об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором приказ будет храниться, дата направления приказа в дело, должность и подпись исполнителя), например:

Согласовано

Протокол заседания профкома

09.08.2005 № 25

4. ОТМЕТКИ НА ПРИКАЗЕ

4.1 ОТМЕТКИ О ПРОХОЖДЕНИИ И ВЫПОЛНЕНИИ

Все этапы обработки, прохождения и исполнения приказа фиксируются отметками о прохождении и выполнении приказа, помогающими определить, где он находится в данный момент, какова стадия его исполнения.

Во время прохождения приказа на предприятии, как правило, делаются следующие отметки:

— о поступлении (регистрации) приказа — на нижнем правом поле первого листа приказа (сокращенное наименование обособ­ленного подразделения предприятия, дата поступления приказа, индекс);

— о конфиденциальности информации (см. раздел 8 «Меры по обеспечению сохранности конфиденциальной информации приказов»);

— о взятии приказа на контроль на левом поле первого листа приказа (на уровне заголовка к тексту) проставляется штамп «Контроль» или буква «К», после чего приказ передается ис­полнителю. Эта отметка может быть написана от руки красным (синим, зеленым) карандашом или авторучкой. Цель отметки о контроле — напоминание исполнителю, что приказ контроли­руется. Контроль за исполнением приказов осуществляется на регистрационно-контрольных карточках (РКК). На предприятии с большим объемом документооборота контроль за исполнением приказов может проводиться с помощью ПК;

— об исполнении приказа и направлении его в дело — на нижнем левом поле первого листа приказа (короткая справка об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором приказ будет храниться, дата направления приказа в дело, должность и подпись исполнителя), например:

В дело № 13-31

Инвентаризация кассы проведена.

Акт инвентаризации от 12.08.2005

И. Иванов. 19.08.2005

или

В дело № 06/24

Вопрос решен положительно

в телефонном разговоре 05.03.2005

(Должность, инициалы, фамилия)

ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗОВ

В необходимых случаях могут делаться выписки из приказов. Выписка из приказа представляет собой оформленное в соот­ветствии с действующими правилами точное воспроизведение фрагмента содержания конкретного приказа на бумаге.

Выписка оформляется в том случае, когда нет необходимости в копировании всего содержания приказа, либо по соображениям конфиденциальности.

Содержание выписки включает в себя: заголовок приказа; наименование документа-источника (приказ, распоряжение); основной текст, дословно повторяющий содержание оригинала; заверительную надпись, скрепленную печатью предприятия. Вы­писка оформляется главным образом на бланках предприятия или листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Например:

ВЫПИСКА

из приказа директора ЗАО «Бератор»

ПРИКАЗ

16.05.2005 Киев № 20

О награждении и поощрении сотрудников редакции

За инициативу, проявленную при исполнении своих служебных обязанностей в ходе работы над проектом «Литера», главного редактора

Кушнареву И. П. поощрить денежной премией в размере 2000,00 грн.

Подлинник подписал

Директор Л. Б. Доровский

Верно

____________________ ______________________ ___________________

(должность) (подпись) (инициалы, фамилия)

_________________________

(дата)

6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПРИКАЗАМИ

6.1. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИКАЗОВ

От четкости и оперативности обработки и движения приказов зависит скорость получения информации, необходимой для обеспе­чения оперативного решения. Несвоевременная обработка приказов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации процесса документирования приказов, быстроте и четкости обработки и передачи приказов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Движение приказов и других документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполне­ния или отправления называется документооборотом.Количе­ство всех документов за год составит объем документооборота предприятия. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности персонала аппарата управления, рас­чета эффективности применения средств механизации и автома­тизации делопроизводства. В целом же количество приказов по предприятию, которое обычно определяется из реестра приказов, показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам (в том числе бухгалтерам) приходится иметь дело с приказами.

9. ВИДЫ ПРИКАЗОВ

Текст приказа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — констатирующей и распорядительной.

Констатирующая частьявляется введением в суть рассматри­ваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необхо­димость приказа (распоряжения). В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Обычно в констатирующей части указывается нормативно-правовой акт, во исполнение которого или в соответствии с которым издается данный приказ. Конста­тирующая часть не является обязательной, она может и отсутст­вовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в приказах несет распорядительная часть,которая излагается в повелительном наклонении. Если распоря­дительная часть предполагает различные по характеру действия или несколько однотипных действий, она делится на пункты. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределен­ной форме. Например: подготовить, зачислить, организовать, обеспечить, возложить, разработать и т. д.

Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих изда­ния приказа (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о создании, ликвидации филиалов и подразделений, о распре­делении обязанностей между руководством, о внесении измене­ний в штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переводе на новый режим работы и т. д.), могут быть разработаны унифицированные формы приказов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации.

Что же касается текущего хранения, то следует иметь в виду, что приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении обычно формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год. В дело подшиваются только первые экземпляры приказов, подписанные руководителем предприятия. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпус­ков, взысканиях. Приказы о командировании работников целе­сообразно группировать в отдельное дело. Все приказы внутри дела располагаются по хронологии.