Оптимизация формирования и контроля запасов

Формирование и контроль запасов — составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д.

Формирование, регулирование и контроль запасов предусматривает поддержание такого соотношения деталей частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Регулирование запасов заключается в определении их уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне.

Рис. 3. Упрощенная схема движения запаса

Для первого случая, приведенного на рис. 3, принято, что в течение месяца продается 100 каких-либо деталей. В конце месяца запас мгновенно пополняется, и цикл повторяется. В данном случае минимальный запас равен 0, максимальный — 100 шт., средний — 50 шт. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы и среднюю стоимость их содержания. Такой упрощенный случай в практике не встречается, т.к. запасы не могут пополняться немедленно из-за колебаний интервалов поставок, а продажа запасных частей нестабильна ввиду колебаний спроса.

Рис. 4. Упрощенная схема движения запасов при наличии страховых запасов

Для удовлетворения спроса в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления включают страховые запасы деталей. Пример движения запасов с участием страхового запаса показан во втором случае, приведенном на рис. 4. Страховой запас состоит из 50 деталей, ожидаемая продажа за 3 месяца — 100 шт. График показывает, что страховой запас помог в одном случае обеспечить продажи в период запаздывания поставки, а в другом — при увеличении спроса выше расчетного.

Рис. 5. Примерное соотношение между текущими запасами, их расходом, пополнением и страховыми запасами

Установление оптимального уровня страховых запасов — существенная часть квалифицированного управления запасами. Недостатки в расчетах нормативов страховых запасов приводят к сокращению сбыта или к дополнительным расходам по содержанию излишних запасов. Расчет нормативов страховых запасов выполняют так же тщательно, как и текущих запасов. Случайный характер факторов, обусловливающих необходимость страховых запасов, предопределяет использование при расчетах аппарата теории вероятности.

Факторы, влияющие на размер страховых запасов, подразделяются на две группы — связанные с колебаниями спроса и определяемые условиями поставки. Учет первой группы факторов связан с прогнозированием величины спроса и вероятных величин отклонения спроса в расчетном периоде. Влияние второй группы факторов выражается в отклонениях интервалов поставок от заданных в системе из-за нарушений ритмичности производства деталей, опозданий подачи транспорта, задержек в пути и т. п. Все эти отклонения вызываются случайными и не зависящими одна от другой причинами, поэтому моделирование закономерностей этих отклонений выполняют по методологии изучения случайных массовых явлений. Например, выясняется, как часто встречается отклонение интервала поставки и какова наиболее вероятная величина отклонения. Критерием оптимальности, как отмечалось ранее, является минимизация расходов на пополнение и содержание запасов. Для поддержания запасов на определенном уровне разрабатывается порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля. Оптимальный размер запасов каждой детали определяется с учетом следующих общих принципов:

• для деталей высокого спроса (группа А) — включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;
• для деталей постоянного спроса (группа В) — включение в запас умеренного страхового запаса;
• для деталей нерегулярного спроса (группа С) — низкий или нулевой уровень страховых запасов.

Для корректировок оптимального размера запаса практикуют:

• частый контроль запасов деталей группы А;
• периодический контроль запасов деталей группы В;
• выборочный контроль запасов деталей группы С.

Соотношение между текущими запасами, их расходом, пополнением и страховыми запасами рассчитывается для каждого наименования по следующей модели:

Запас страховой > Запас текущий — Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые — Спрос прогнозируемый и при этом:

Запас текущий = Спрос прогнозируемый х Период временней Соотношение запаса, спроса, страхового запаса показано на рис 9 и 10.

Определяя политику в отношении номенклатуры и объема подлежащих хранению запасов, при особом внимании к страховым запасам, стараются применять наиболее экономичную систему пополнения запасов. По образному выражению торговцев запчастями, "бланк заказа в неопытных руках так же опасен, как и незаполненные банковский чек".

Рис. 6. Движение запаса при переменном спросе, переменном интервале поставок и фиксированных объеме и уровне (точке) заказа

Пополнение запасов складов оптовиков и дилеров основаны, как упоминалось ранее, на одной из двух систем:

• система с фиксированным размером заказа (количество деталей определено расчетом оптимального размера заказа): решение принимается только о моменте размещения заказа (пример: по 100 деталей раз в месяц);
• система с фиксированным интервалом между заказами (фиксируется момент заказа (например: ежеквартально, до 15 числа первого месяца квартала): решение принимается о количестве заказываемых деталей.

При системе с фиксированным размером заказа придерживаются двух правил контроля:

• заказывать следующую партию, когда сумма количеств наличного запаса и количеств, поставка которых ожидается по последнему заказу, упадет ниже точки заказа;
• заказывать партии деталей оптимального объема.

Первая система (с фиксированным размером заказа) предусматривает следующую последовательность операций подготовки заказа:

• рассчитывается оптимальный размер заказа с точки зрения наибольшей скидки при близком к необходимому количестве (например, наибольшая скидка — при покупке 24 дисков сцепления (одна коробка), а ваша расчетная потребность — 21 диск, выбирается размер заказа 24 шт.);
• рассчитывается уровень (точка) заказа на основе ожидаемого объема продаж за время ожидания поставки и величины страхового запаса;
• проверяется остаток запаса после каждой продажи;
• в день снижения запаса до количества, установленного как уровень (точка) заказа, готовится документ для заказа;
• принимается решение о моменте высылки заказа, и заказ высылается.

Выбор момента заказа зависит от реальной и прогнозируемой ситуации: он может быть выслан на несколько дней раньше или позже ввиду действия факторов, не поддающихся расчетам, как-то: необходимость замены вида транспорта из-за погоды или каких-либо событий; необходимость ускорения или задержки в поставке и т. п.

Вторая система (с фиксированным интервалом между заказами) предусматривает следующую последовательность операций подготовки заказа:

• устанавливается периодичность контроля запасов, ориентированная на график поставок поставщика;
• рассчитывается величина требуемых запасов как сумма количеств, продаваемых за период контроля запасов и за время ожидания поставки и количеств в страховом запасе;
• составляется и выполняется график проведения контроля уровня запасов — например, компьютер должен каждую среду выдавать сводку запасов по контролируемым деталям;
• принимается решение о размере заказа — выписывается количество деталей, необходимое для доведения количеств наличного запаса до расчетного требуемого запаса;
• заказ высылается в установленный графиком день.

Рис. 7. Движение запаса при фиксированном интервале заказов и переменных объемах и уровнях заказов

Во всех случаях, когда говорится о моменте высылки (размещении) заказа, имеется в виду его принятие к исполнению, т. к. проблемы связи не существует — заказы высылаются электронной почтой, факсом или телексом, иногда дублируются заказным письмом, но времени пробега корреспонденции практически нет.

Дилеры могут размещать регулярные (несрочные) заказы по графику, установленному оптовиком, например, каждый вторник. Выбор — размещать заказ или нет — остается за дилерами, поэтому им удобнее использовать систему с фиксированным размером заказа.

Региональные склады обычно могут размещать регулярные (несрочные) заказы у поставщиков лишь раз в месяц или в два месяца, поэтому они используют систему пополнения запасов с фиксированным интервалом между заказами. Поставщики настаивают на этой системе для обеспечения эффективного планирования производства.

При любой системе пополнения запасов требуют решения два основных вопроса: когда делать заказ и сколько деталей заказывать. При системе с фиксированным интервалом между заказами устанавливаются строго определенные сроки представления заказа, тем самым решается вопрос "когда?". Ответить надлежит на вопрос "сколько?". Для этого устанавливают и фиксируют в карточках учета или памяти компьютера величину ''требуемого запаса" для каждой детали. Наличный запас плюс ожидаемый приход по предыдущему заказу должны быть достаточными для удовлетворения спроса в период до следующего пополнения запаса, т. е.:

Требуемый запас = Количество, расходуемое за период контроля + Количество, расходуемое за период поставки + Страховой запас

Из этого следует, что:

Размер заказа = Требуемый запас — (наличный запас + ожидаемый приход)

При работе по системе пополнения запасов через фиксированные интервалы времени ничто не препятствует использованию оптимальных заказов, особенно для деталей, имеющих стабильный спрос в период между поставками. Оптовики стараются точнее рассчитывать и своевременно корректировать величины требуемых запасов деталей — это способствует точности заказов и минимизации расходов по закупкам и содержанию деталей.

Оптимальные размеры заказов определяются при сопоставлении издержек на содержание запасов и расходов на заказы. Расходы на заказы — это издержки на закупку каждой партии, включающие затраты на контроль наличия, подготовку заказа, высылку заказа, получение товара, проверку количества и качества, раскладку по местам хранения, проверку документов, подготовку рекламаций, постановку на учет, бухгалтерские проводки. Затраты на заказы и на содержание запасов всегда анализируются, и для расчетов применяются средние величины. По данным английского экономиста, обследовавшего затраты на заказы у дилеров, расходы на заказы одного наименования запасных частей составляют у мелких и средних дилеров от 13 до 25 центов в месяц. Очевидно, что чем чаще заказывать, тем дороже это обходится.

Рис. 8. Расчет экономичного объема заказа

Выполним примерный расчет годовых затрат на заказы и хранение одной детали на базе следующих данных:

Выбираем три разные детали, закупочная стоимость которых — обозначим ее "Р"— составляет 0,5 долл., 0,1 долл. и 10,0 долл.

Расходы на заказы каждой партии — обозначим их "А" — условно составляют 0,2 долл.

Расходы по хранению единицы товара — обозначим их "В" — условно составляют 65%, т. е. для наших деталей 0,325 долл., 0,065 долл., и 6,5 долл. соответственно. Годовой расход деталей — обозначим его "С" — 48 шт. Размер одной закупочной партии — обозначим его "F" — установлен поставщиком в 4, или 12, или 24, или 48 шт. и более, кратно количеству в упаковке.

При различных частоте и размере заказов годовые суммарные затраты изменяются разно направлено — это подтверждают данные табл. 3. Расчет затрат производится в зависимости от частоты заказов и размеров партий деталей. Очевидно, что для деталей небольшой стоимости затраты на заказы более весомы, чем затраты на хранение

Таблица 3

Подчеркнуты экономичные варианты заказов.

Рис. 9. Точка экономичного заказа

График показывает, что точка экономичного заказа находится в точке равенства расходов на закупку и хранение. Для дорогих деталей затраты на закупку незначительны, и основная тяжесть падает на расходы по хранению. Затраты могут быть минимизированы, если детали малой стоимости заказывать большими партиями через длительные интервалы, а дорогие — заказывать чаще, но мелкими партиями.

Оптовики применяют сами и рекомендуют дилерам приведенную выше методику расчета оптимальных объемов партий и периодичности заказа. На практике расчеты выполняются по таблицам, построенным на известной формуле Вильсона, включающей вышеприведенные компоненты и основанной на положении, что при оптимальных объемах партий и периодичности заказов затраты на заказы примерно равны расходам на хранение.

Для обеспечения эффективного планирования производства поставщики настаивают на том, чтобы их региональные склады работали по системе пополнения запасов через фиксированные интервалы времени.

Уровень запасов всегда выше при системе с фиксированным интервалом между заказами, т. к. величина требуемого запаса включает запас, используемый в период между двумя последовательными моментами размещения заказа, т. е. в период контроля запасов.