Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам

Данные отдельного бухгалтерского счета не характеризуют хозяйственную финансовую деятельность организации за отчетные периоды в целом. В то же время бухгалтерские записи в разрезе каждого счета не могут быть проверены без увязки их с записями других счетов. Поэтому составлять бухгалтерский баланс без предварительной проверки не следует. Для оперативного руководства результатами деятельности организации, проверки правильности записи хозяйственных операций по счетам и обобщенных данных за месяц составляют оборотные ведомости. Они в основном применяются при использовании форм Журнал-Главная, мемориально-ордерной и упрощенной формы бухгалтерского учета для малых организаций.

Хозяйственные операции после их документации, расценки и контировки записываются на аналитические и синтетические счета. В конце месяца записи по счетам суммируются с тем, чтобы получить обобщенные показатели в виде месячных оборотов и сальдо, т.е. составляются оборотные ведомости, которые подразделяются на два вида: оборотная ведомость по синтетическим счетам и оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета (ОСВ) представляет собой итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности учетных записей общего ознакомления с состоянием хозяйственной финансовой деятельности организаций и составления нового баланса.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид.

Оборотная ведомость по счетам за ______________________(период)

Код счета	Наименование счета	Начальный остаток (С1)	Обороты за месяц (O)	Конечный остаток (С2)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
…
ИТОГО

Оборотная ведомость заполняется на основании данных синтетических счетов в следующем порядке. В первой графе записывают название всех счетов баланса, по которым имеются остатки: вначале - активные, затем - пассивные. По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: 3, 4, 5, 6, 7 и 8 графы. Суммы по графам 7 и 8 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 7 = графа 3 + графа 5 - графа 6). В пассивных счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка по кредиту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 8 = графа 4+ графа 6 - графа 5). При подсчете общих итогов проверяют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре.

Правильность записей в оборотной ведомости по синтетическим счетам проверяется с помощью трех равенств:

 начальных остатков по дебету и кредиту - C_1д = C_1к. Это равенство обусловлено тем, что совокупность счетов, имеющих дебетовый остаток, составляет актив баланса, а совокупность счетов, имеющих кредитовый остаток, - его пассив. Как известно, итоги актива и пассива баланса равны между собой;

 оборотов по дебету и кредиту - С_д = C_к. Равенство обусловлено применением метода двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно и в одинаковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов;

 конечный остаток по дебету и кредиту - С_2д = С_2к. Это равенство есть следствие равенства итогов актива и пассива баланса на конец месяца. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода.

С помощью оборотной ведомости не всегда можно выявить ошибки в корреспонденции счетов даже при соблюдении трех равенств итогов. Например, хозяйственная операция записана вместо дебета одного счета в дебет другого счета, или вместо кредита одного счета в кредит другого счета, или вовсе не отнесена на счет.

Помимо оборотной ведомости по синтетическим счетам используются оборотные ведомости по счетам аналитического учета отдельно к каждому счету синтетического учета, по которым ведется аналитический учет.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов средств.

2.7. Исправление ошибок в документах и в учетных регистрах

Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете существует несколько способов.

Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: утверждено в документе - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах и табуляграммах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим в том случае, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета до составления бухгалтерского баланса и если исправление их не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки оформляют справку бухгалтерии, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой. Они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется, если:

Ø корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;

Ø фактическая себестоимость продукции выше учетной или нормативной (плановой).

Пример. Из кассы организации выплачена заработная плата в сумме 5400 руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 руб. В качестве оправдательного документа составлена справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 400 руб. На счетах это выглядит так:

Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает произведенную операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств в сумме 5 400 тыс. руб. (5000 + 400).

Пример. Оприходована продукция по учетной или нормативной (плановой) себестоимости на сумму 14 000 руб. Фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 14 500 руб., на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 500 руб. В этом случае записи в бухгалтерском учете будут выглядеть так:

Следовательно, в конце месяца сумма оприходованной продукции по нормативной (плановой) себестоимости доведена до фактической себестоимости способом дополнительной записи (14500руб.).

Способ «красного сторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или записи большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно составляется проводка обычными чернилами, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Пример. С расчетного счета в кассу перечислено 9000 руб. Предположим, что эта операция оформлена ошибочно и вместо корреспонденции:

Д-т сч. 50«Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» 9000 р.

сделана неправильная корреспонденция:

1)Д-тсч. 50«Касса» К-тсч. 52 «Валютные счета» 9000р.

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, в первой из которых повторяется красными чернилами неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красными чернилами, условно взяты в рамки):

2) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» 9000 р.

а во второй приводится правильная корреспонденция, обычными чернилами:

3) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» 9000 р.

Эти записи на счетах будут выглядеть так:

Способ красного сторно применяется и при корректировке учетной или нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже учетной или нормативной (плановой).

Пример. Оприходовано продукции на сумму 50 000 руб. В конце месяца фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 47 000 руб.

Записи на счетах будут иметь вид:

Как видно из примеров, суммы, записанные красными чернилами, вычитаются из итогов как отрицательные и тем самым аннулируются ошибочно сделанные записи и нормативная себестоимость доводится до фактической.