Информационная система как производственная система
Пониманию предмета может способствовать представление о том, что информационная система, по существу, является производством, выпускающим определенную продукцию. Эта продукция может быть измерена количественно и оценена качественно, а также может быть определена ее стоимость.
Сопоставление технологического процесса в некоторой условной информационной системе по этапам с некой производственной системой представлено ниже.
| Средства информатизации | Производственная система |
| Входная информация | Сырье |
| Занесение в память | Хранение на складе |
| Обработка данных программами | Обработка на станках, в печах и т. п. |
| Выдача информации в требуемых формах | Сдача готовой продукции на склад |
| Передача информации пользователю | Сбыт продукции |
Основой информационной системы является технология. Если рассматривать информационную технологию (ИТ) по этапам, можно заметить следующее. От объема и характера входной информации в информационной системе зависят требования к устройствам ввода, их производительности, а также время ввода.
Занесение в память информации аналогично хранению сырья на складе.
Объем памяти ИС, по существу, хорошо согласуется с вместимостью складских помещений. И так же как сырье, информация не должна «лежать на складе», она должна полностью и постоянно использоваться; избыточная память (аналогия – излишние складские площади) снижает эффективность системы, поскольку информация обрабатывается дольше, устройства большой емкости стоят дороже, их стоимость переносится на продукцию, т. е. на результат обработки информации (ОИ).
Основной этап информационных технологий, конечно, – обработка данных программами. Возможности потерь и резервы здесь обычно скрыты в большем объеме, чем на других этапах. Выдерживая приведенную выше аналогию с производственной системой, можно заметить, что:
– информация – это заготовки или полуфабрикаты,
– прикладные обрабатывающие программы – это инструменты,
– сервисные программные средства – приспособления,
– оборудование ЭВМ и их базовые программные средства – это основное технологическое оборудование (станки, сварочные автоматы, прессы и т.).
Мощные оборудование, базовые программные средства, прикладные программы, конечно, повышают производительность и качество работ, однако могут быть избыточными, что влечет за собой удорожание продукции – информационной услуги или результата расчета.
Выдача информации в требуемых формах (продукции) может осуществляться по-разному: на экран индивидуального пользовательского дисплея, в сетевые структуры для коллективного использования, в виде «твердой копии» - документа, на экран (табло) и т. д. Формирование выходной информации u1090 требует затрат и оборудования и в этом аналогично предыдущему этапу.
Передача информации пользователю – рациональное потребление продукции информационной системы – весьма сложный вопрос: не всегда ясно, как и какая информация, выдаваемая ИС, действительно применяется пользователями, т. е. потребляется и дает эффект.
Приведенные особенности ИС выявляют необходимость обеспечения эффективности как на каждом из этапов, используемых ИТ, так и в системе в целом как специальной проблемы менеджмента.
Дополнения Милы
Информационные ресурсы – это совокупность данных, организованных для
получения достоверной информации, где
Данные – это информация, обработанная и представленная в
формализованном виде для дальнейшей обработки. (ГОСТ 7.0-99)
Макарова Н.В. рассматривает информационные ресурсы как отдельные
документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в
информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных,
других информационных системах). [9, c. 23]
Надо понимать, что документы и массивы информации, о которых
говорится, не существуют сами по себе. В них в разных формах представлены
знания, которыми обладали люди, создававшие их. Таким образом,
информационные ресурсы – это знания, подготовленные людьми для социального
использования в обществе и зафиксированные на материальном носителе.
Информационные ресурсы общества, если их понимать как знания,
отчуждены от тех людей, которые их накапливали, обобщали, анализировали,
создавали и т.п. Эти знания материализовались в виде документов, баз
данных, баз знаний, алгоритмов, компьютерных программ а также произведений
искусства, литература, науки.
Информационные ресурсы страны, региона, организации должны
рассматриваться как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости
запасам сырья, энергии, ископаемых и прочим ресурсам.
С развитием рыночных отношений появляются не возникавшие до настоящего
времени задачи обеспечения специалистов полным набором экономической и
коммерческой информации, без которой невозможна нормальная
предпринимательская деятельность. Причём эта информация нужна специалистам
не от случая к случаю, а постоянно.
Что же сегодня представляют собой ресурсы бизнес-информации в России и
кто их готовит?
В этом процессе можно выделить следующие структуры:
− . Редакции газет, журналов, специализированных деловых периодических
− изданий;
− . Агентства новостей и коммерческой информации;
− . Органы государственного управления;
− . Аналитические и исследовательские организации;
− . Организации-генераторы адресно-справочных баз данных.
Как и при использовании традиционных видов ресурсов и продуктов, люди
должен знать: где находятся информационные ресурсы, сколько они стоят, кто
ими владеет, кто в них нуждается, насколько они доступны.
Ответы на эти вопросы можно получить, если существует рынок
информационных продуктов и услуг.
Рынок информационных продуктов и услуг – система экономических,
правовых и организационных отношений по торговле продуктами
интеллектуального труда на коммерческой основе.
Поставщиками информационных продуктов и услуг могут быть:
− . Центры, где создаются и хранятся базы данных, а также
− производится постоянное накопление и редактирование в них
− информации;
− . Центры, распределяющие информацию на основе разных баз данных;
− . Службы телекоммуникации и передачи данных;
− . Специальные службы, куда стекается информация по конкретной
− сфере деятельности для её анализа, обобщения, прогнозирования,
− например консалтинговые фирмы, банки, биржи;
− . Коммерческие фирмы;
− . Информационные брокеры.
В большинстве случаев пользователи заинтересованы в получении реальных
данных о производителях, ценах, спросе на отдельные товары и т.д.
Информация такого рода необходима данный конкретный момент и в большинстве
случаев быстро устаревает. В связи с этим появляется необходимость в
актуализированных средствах, позволяющих обеспечить решение проблем в
сжатые сроки.
Учитывая важность развития сферы деловой информации для социально-
экономических преобразования в России, многие специалисты считают, что
среди поддерживаемых государством по развитию инфраструктуры
информационного рынка должны быть: мониторинг общедоступных информационных
и телекоммуникационных продуктов и услуг, широкомасштабные маркетинговые
исследования рынка деловой информации, целенаправленное формирование
покупательских потребностей и, ответственно, покупательского спроса,
развитие системы информирования и рекламы.
Информация представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения.
В управленческой практике информационная система или система
информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления,
поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.
ИС должны соответствовать ряду требований:
1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.
Основное разграничение заключается в том, из какого источника поступила информация: первичного (информация, собранная фирмой при непосредственном исследовании или взятая из отчетов об исследованиях) или вторичного (уже кем-то собранная информация, которую предстоит проанализировать). Соответствующее, связанное с этим различие состоит в том, является ли эта информация общедоступной или доступ к ней ограничен.
Все бизнес-процессы в определенной степени зависят от информации, которая необходима для снижения риска при принятии решений и разработке стратегии. Управление информацией является основной функцией управляющих в большинстве фирм, особенно в крупных компаниях и транснациональных корпорациях. Управление информацией определяют как получение своевременной, точной и необходимой информации и передача ее работникам всех уровней. Управление, таким образом, включает сбор, интерпретацию и хранение информации в логической системе. Системы управления информацией, построенные, как правило, на базе какой-либо компьютерной программы, помогают привести информацию в более стройную систему, ускорить процесс доступа к ней и увеличить скорость передачи данных. Несмотря на это, надо знать, что от этих систем не будет толку, если компания вначале не определит, какие именно виды информации она хочет получать, а также не обозначит приоритетные направления ее использования.
Информация, равно как товары и ресурсы, - это “стратегический ресурс”, от которого зависит конкурентоспособность всех фирм.
Задача бизнес-информации заключается в предоставлении менеджерам некоторой основы знаний как о внутренней среде фирмы, связанной с ее работой, так и о внешней, в которой функционирует фирма. Основная цель сбора информации состоит в том, чтобы на ее основе как можно точнее, с минимальным уровнем неопределенности, формировать знания и принимать решения. Соответственно при получении бизнес-информации акцент должен быть сделан на сборе реальных, экономических, детерминистских и безусловных фактов. Однако вопрос о том, “какую информацию использовать”, остается очень непростым.
Бизнес-информацию обычно классифицируют одним из двух способов. Первый способ — по размещению источника информации, причем самое распространенное различие состоит в том, расположен источник информации внутри фирмы или же он внешний по отношению к ней. Вторым способом информацию можно классифицировать по ее предназначению.
Внешняя информация
Рыночная информация. Это огромная и сложная область, и рыночная информация сейчас по праву является основным товаром для фирм, начиная от рекламных агентств и заканчивая банками (а также для специализированных компаний, занимающихся рыночными исследованиями), конкурирующих за право предоставить информацию фирмам. Рыночная информация может быть очень разной — от конкретной (как, например, анализ структуры магазинов в узком сегменте розничного рынка) до самой общей (как анализ тенденций на мировом рынке какого-нибудь товара). От рыночной информации зависят разработки компаниями новых продуктов, маркетинговое планирование, планирование коммуникаций и рекламы, решения об экспорте, а также общие стратегические решения. Природа рыночной информации меняется в зависимости от цели и от того, какой компании предназначена эта информация; категории, по которым обычно ищется информация, включают размер и рост рынка, покупательную способность, привычки, спрос и поведение потребителей, рыночную долю и информацию о конкурентах.
Информация о конкурентах. Ее иногда рассматривают как часть рыночной информации, но она по праву заслуживает отдельного рассмотрения, поскольку может влиять на принятие стратегических решений, даже если рыночные условия не учитываются непосредственно. Компании могут, например, заинтересоваться, где конкуренты находят источники сырья и специалистов, для того чтобы участвовать в конкурентной борьбе за эти источники или сохранить уже имеющиеся. Известно, что точную информацию о конкурентах получить трудно, и эта область удостоилась пристального внимания благодаря таким неэтичным действиям некоторых компаний, как промышленный шпионаж.
Макроэкономическая и геополитическая информация. Хотя информация этого вида редко напрямую воздействует на компании, она может сыграть решающую роль при разработке долгосрочной стратегии. Например, информация о разработках в Китае помогла компаниям решить, выходить на китайский рынок или нет; примечателен тот факт, что первые иностранные компании, которые вышли на китайский рынок, обладали лучшими и наиболее достоверными источниками информации о политических и экономических переменах в Китае.
Информация о поставщиках. Эту информацию часто упускают из виду, но она играет не последнюю роль и при разработке новых продуктов, и при расчете практических результатов. Информация о поставщиках обычно концентрируется на таких аспектах, как издержки, надежность, качество и время доставки.
Внешняя финансовая информация. Компаниям, особенно крупным со сложной структурой инвестиций и (или) со сложной финансовой структурой, требуется разнообразная информация по таким вопросам, как, например, валютные курсы, динамика курсов акций, движение на рынке капитала и т. д. В последние годы на этих рынках наблюдаются тенденции к переходу в виртуальное пространство и предоставлению информации в режиме реального времени. Основная сложность для компаний и менеджеров, занимающихся сбором информации, — структурировать управление информацией, чтобы можно было собирать, ассимилировать и анализировать очень большие и чрезвычайно быстрые информационные потоки.
Информация о регулировании и налогообложении. Компаниям нужна информация об условиях регулирования, по всей вероятности, только для соблюдения правовых норм, а не по каким-то иным соображениям. Оценка условий регулирования тоже нужная задача, предшествующая принятию любого решения о выходе на иностранные рынки. Информация о налоговых системах важна не только для соблюдения правовых норм, но и для определения эффективного с точки зрения налоговых выплат способа ведения операций. Например, могут быть какие-то налоговые стимулы к размещению производства в одной стране, а не в другой, где планируется введение более высоких налогов.
Внутренняя информация
Информация о производстве. Это пример полностью внутреннего по отношению к фирме вида информации. Компаниям-производителям нужна информация о таких вещах, как эффективность производства и производительность, издержки, отходы производства и качество. Информация о производстве важна для финансового планирования, но многие компании также опираются на нее и при маркетинговом планировании; им важно знать, способно ли производство поставлять продукцию определенного качества в объеме, достаточном для выполнения службами маркетинга и сбыта своих обязательств перед потребителями.
Информация о трудовых ресурсах. На сегодняшний день это “серая зона” в управлении информацией; хотя многие фирмы наладили сложную систему получения информации о рынке, конкурентах и производстве, лишь немногие имеют схожую по сложности систему для получения информации о трудовых ресурсах. Информация о трудовых ресурсах обычно сфокусирована на таких моментах, как обучение персонала и уровень квалификации, моральное состояние персонала и расходы на обеспечение кадрами. В достаточно опытных фирмах наблюдается тенденция собирать информацию о личной жизни работников. Такая система наиболее распространена в США, но встречается и в других странах; фирмы пытаются получить как можно больше информации о характерах сотрудников, внешних интересах, семейной жизни, для того чтобы лучше удовлетворять потребности работников и повышать их моральное состояние. Некоторые японские фирмы воспринимают этот вид информации как естественную часть корпоративной программы социального обеспечения для работников и их семей. Однако в других странах сотрудники иногда воспринимают сбор такой информации как вторжение в их частную жизнь.
Внутренняя финансовая информация. Эта категория информации описывает то, что обычно называют “показателями”. Она включает основную информацию из бухгалтерского баланса о прибыли и издержках, об имуществе и обязательствах, а также большой спектр финансовых показателей, таких как коэффициент P/E (отношение рыночной цены акции к доходу по ней), отношение заработной платы к валовой выручке, показатели производительности и т. д. Такая информация обычно дает исходную картину финансового благополучия и рентабельности компании.