Сейчас любое предприятие не может существовать и осуществлять свою деятельность без надлежащих для этого документов. Это условие, естественно, необходимо для каждого структурного подразделения организации и для каждой операции, производимой этими подразделениями. Учет всех этих операций осуществляет и фиксирует бухгалтерия организации.
В бухгалтерском учете отражение всей хозяйственной деятельности организации требует четкого документального оформления. Это необходимо для стабильности финансового положения, грамотного направления денежных средств в определенные ниши деятельности организации. Также документальное оформление необходимо для контроля за оперативными действиями предприятия и его работниками, что позволяет избегать нарушения и ошибки в деятельности как подчиненных, так и руководства.
Выдача денежных средств под отчет требует своевременного и правильного отражения в учетных документах. Основными нормативными документами, которые регламентируют ведение операций с подотчетными лицами, являются: Трудовой кодекс, Налоговый кодекс, Инструкция «О служебных командировках в пределах России», Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Данные нормативные акты устанавливают регламент документального оформления отношений с работниками, которые получают денежные авансы под отчет. В соответствии с п.2 ст.9 Закона РФ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции организаций по расчетам с подотчетными лицами должны оформляться типовыми унифицированными формами установленного порядка. [2]
Таблица 1 – Документальное оформление операций с подотчетными суммами
| № | | Наименование учетных операций | | | Наименование первичных документов | | | Код формы первичного документа | |
| | | Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия под отчет | | | | | Расходный кассовый ордер (РКО) | | КО-2 |
| | | | | Оформление отчета за полученные и израсходованные суммы | | Авансовый отчет | АО-1 |
| | | Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу | | Приходный кассовый ордер (ПКО) | КО-1 |
| | | Оформление и учет направления работника в служебную командировку | | Приказ о направлении работника в командировку | Т-9, Т-9а |
| | | Документальное подтверждение полномочий работника, направляемого в командировку, и подтверждение фактического времени пребывания в месте командировки | | Командировочное удостоверение | Т-10 |
| | Оформление и учет служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении | Служебное задание для направления в командировку | Т-10а |
| | Оправдательные первичные документы | Главная книга, журнал-ордер №7, журнал-ордер №1 | |
Дополнительно подотчетному лицу при приобретении материальных ценностей выдаются следующие документы: копия платежного поручения, которая вручается подотчетному лицу для получения покупки и доверенность – это документ, подтверждающий полномочия работника при совершении каких-либо сделок, а именно получение материальных средств. Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки или после истечения времени, на которое выданы денежные суммы, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Авансовый отчет – это денежный отчет по израсходованным суммам на командировку, на хозяйственные расходы или на представительские расходы и иные нужды
При расчетах с персоналом по прочим операциям также используются множество документов. Например, расходный кассовый ордер, приходной кассовый ордер, документ «Удержание по прочим операциям», оборотно-сальдовая ведомость по счету 73, карточка счета 73 и т.д.
ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ
