Информационное и техническое обеспечение системы учета клиентов

ДОПУЩЕН К ЗАЩИТЕ

Зав. заочным отделением

_________/___________________/

(подпись) (инициалы, фамилия)

«___» __________ 20___ г

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

На тему: «____________________________________________________________»

Дипломник __________ _____________ _____________

^{(дата) (подпись) Ф.И.О.}

УТВЕРЖДАЮ

Зав. заочным отделением

____________/_________________/

(подпись) (инициалы, фамилия)

«___» __________ 20___ г

Задание

на ______________________ проектирование студенту

1. Тема проекта (работы)___________________________________________

________________

2. Срок сдачи студентом законченного проекта (работы)_________________

3. Исходные данные к проекту (работе)_______________________________

________________________________________________________________

4. Содержание_________________________________________________________________

________________

5. Перечень графического материала (с точным указанием обязательных чертежей)

________________________________________________________________

6. Консультанты__________________________________________________

________________________________________________________________ ________________________________________________________________

________________________________________________________________

7. Дата выдачи задания____________________________________________

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН

№№	Наименование этапов проектирования	Срок выполнения	Примечание

Руководитель______________________

^{(подпись, дата)}

Студент __________________________

^{(подпись, дата)}

Оглавление

Введение. 3

1 Информационное и техническое обеспечение системы учета клиентов 6

1.1 Информационное обеспечение: значение и особенности. 6

1.2 Информационное обеспечение комплекса задач. 12

1.3 Алгоритмическое и программное обеспечение задачи. 15

2 Анализ деятельности ИП Шахонина Е. А. 17

2.1 Краткая характеристика предприятия ИП Шахонина Е. А. 17

2.2 Организационная структура ИП Шахонина Е. А. 18

2.3 Сущность проблемы и обоснование необходимости ее решения. 19

2.4 Информационно-техническое обеспечение системы управления клиентами 21

2.5 Постановка задачи на разработку информационной системы.. 22

3 Разработка и внедрение программного обеспечения. 26

3.1 Уточнение функций информационной системы.. 26

3.2 Проектирование компонентов приложения и его структуры.. 27

3.3 Реализация проекта. 33

Заключение. 37

Список использованных источников. 39

Приложение А.. 42

Приложение Б.. 43

Приложение В.. 44

Приложение Г. 54

Приложение Д.. 58

Введение

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Сейчас, как никогда раньше, актуальна проблема автоматизации рабочего процесса. Одним из способов сокращения расходов организации является налаживание четкой и быстрой работы. В условиях современного рынка при постоянно усиливающейся конкуренции любому предприятию без автоматизации деятельности отдела работы с клиентами или отдела продаж эффективно развиваться практически невозможно. Некоторые из элементов деятельности отдела продаж должны быть обязательно автоматизированы, в той или иной степени. Основная цель автоматизации - получить конкурентные преимущества за счет использования современных технологий, которые предназначены повысить эффективность деятельности отдела продаж и в целом всей организации.

Много времени уходит на оформление документов, ведение дел, организацию приема клиентов и оформление их документов. Выходом из сложившейся ситуации может стать программное обеспечение, которое поможет автоматизировать работу отдела работы с клиентами.

Тема дипломной работы - «Разработка информационной системы учета клиентов (с использованием материалов ИП Шахониной Е. А.)».[Z1]

Целью дипломной работы является создание продукта, призванного повысить эффективность работы сотрудников отдела продаж, сокращения времени их учёта и в любой момент времени предоставление данных пользователю в удобном для него виде.

Основной задачей дипломной работы является разработка и создание информационной системы для регистрации и учёта клиентов компании.

Исходя из цели данной работы, сформулированы следующие частные задачи:

-изучить и проанализировать предметную область (охарактеризовать организацию, для которой будет разработана система, ее подразделения, проанализировать процессы, протекающие на предприятии и нуждающиеся в автоматизации) и подобрать информацию для последующего применения в программном продукте;

-обосновать выбор предмета исследования и автоматизации и сформулировать функциональные требования к разрабатываемой системе;

-проанализировать существующие разработки в данной области и обосновать выбор технологического решения;

-охарактеризовать информационное обеспечение задачи автоматизации: проанализировать входные и выходные информационные потоки разрабатываемой системы;

-составить общий алгоритм работы системы;

-произвести подборку исходных данных;

-создать графический интерфейс;

-разработать структуру базы данных;

-разработать программный продукт;

-провести тестирование разработанной системы в различных режимах работы;

-внедрить программное обеспечение в работу клиентского отдела.

Объектом исследования является система обеспечения управления организацией ИП Шахонина Е. А.

Предметом исследования является деятельность менеджера отдела продаж по работе с клиентами данной организации, включающая:

-работу с клиентами;

-работу с прайс-листами ИП Шахониной Е. А.;

-работу с договорами;

-работу с заказами;

-составление отчетности для руководства.

Общетеоретическую основу исследования составили труды, посвященные проблемам информационного и технического обеспечения системы управления организацией таких ученых, как Сперанский М.М., Беляцкий Н.П., Макарова И.К., Кибанова А.Я., Шибалкина Ю.А. и др.

Методы исследования: изучение и анализ литературы и документов; обобщение.

В ходе разработки проекта информационной системы (ИС) основными задачами являются: создать программный продукт, который позволяет удобно хранить, обрабатывать, редактировать, а также просматривать и быстро находить нужную информацию о клиентах компании, а также максимум упростить работу пользователя при поиске информации и в любой момент времени предоставить данные пользователю в удобном для него виде.

Результатом проделанной работы должен стать программный продукт, реализующий все вышеперечисленные функции.

Информационное и техническое обеспечение системы учета клиентов

1.1 Информационное обеспечение: значение и особенности

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться как в целом, охватывая все функции управления, так и по отдельным функциональным управленческим работам (прогнозированию и планированию, учету и анализу). [3]

Информационное обеспечение процесса управления состоит в сборе [Z2] и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. Совершенствование информационного обеспечения приведет к следующим положительным результатам: экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на почту, на оформление договоров; устранение возможных расходов в будущем: избежание будущего роста численности персонала, уменьшение

требований к обработке данных, снижение стоимости обслуживания; нематериальные выгоды: улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения, улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полное использование программного обеспечения. [4]

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время.

Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. [5]

Информация способна вызывать изменения. Сама информация стоит немного, ценность ее определяется тем, как распорядиться ею человек.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей: качество, достоверность и оперативность получения информации; знания, опыт, личные качества руководителя; квалификационный состав подчинённых; ситуация на рынке.

Менеджеры используют несколько типов информации: факты; оценки; прогнозы, обобщенные связи, слухи. [6]

Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории (Таблица 1).

Таблица 1 Категории управленческой деятельности

Информация	Описание
Информация по стратегическому планированию	позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения (перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции).
Контрольная управленческая информация	используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов (производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня).
Оперативная информация	помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами.

Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим требованием самой информационно-управляющей системой (ИУС). Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства, и исполнения работы.

Виды источников информации делятся на несколько групп (ПРИЛОЖЕНИЕ А). [7] Большинство компаний использует информацию из внутренних источников. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Информация необходима для рационального решения проблем. Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например, связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

К качеству информации необходимо соблюдать определенные требования.

Таблица 2 Требования к качеству информации

Требование	Описание
комплексность	отражение всех сторон деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);
оперативность	получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях
систематичность	требуемая информация должна поступать постоянно
достоверность	информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а

также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется, и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок, хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных. [8]

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получило в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. [9]

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации. [10]

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Автоматизированная система учета клиентов дает:[Z3]

- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о работе предприятия и клиентах компании;

- настраиваемую систему разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы;

- улучшение условий труда;

- гибкость управления.

Автоматизация документооборота необходима для:

- формирования целостной картины происходящего на предприятии;

- слаженной работы всех подразделений;

- улучшения качества обслуживания клиентов;

- эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов. [11]

Впервые требования к работе с документами были описаны М. М. Сперанским в 1811 году [29].[Z4] Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей закономерности делопроизводства, - документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника. Когда на смену печатной машинке пришел компьютер, при работе с информацией стали использовать новейшие информационные технологии:

- систем в архитектуре клиент-сервер;

- систем сканирования и распознавания текста;

- систем управления базами данных;

- систем поиска документов;

- Internet.