Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Информация и информационные системы в управлении

Информационная система является управлением данными, в том числе и ресурсами в области сбора, обработки, хранения и представления этих данных. Важными также являются процедуры и сбор данных. Когда процесс представления информации частично автоматизируется, в информационную систему также входят компьютеры, прикладное программное обеспечение, базы данных, средства обмена данными и т. д.

Каким образом управляющий приходит к пониманию необходимости информационной системы? Некоторые ключевые вопросы управления информационными системами должны находиться в центре внимания менеджера.

 Что нужно знать менеджеру для того, чтобы качественно выполнять свою работу?

 Когда и что ему нужно знать?

 От кого ему необходимо получать информацию?

 В каком виде он хочет иметь информацию?

Ответы на эти вопросы определяют требования к информационной системе управления.

Информация обычно получается в результате обработки данных, которые, в свою очередь, состоят из символов.

Эта информация может быть впоследствии использована в процессе принятия решения или же она может обладать неким смыслом, понятным многим (являться частью обычного знания).

Таким образом, можно выделить:

 символы;

 данные;

 информацию;

 знания.

Впоследствии на более высоком уровне это все составляет единое целое.

Исходя из вышесказанного, можно сказать, что обработка данных ведет к получению информации.

Профессор Старрэвельд дал следующее определение понятию информации управления: “Целенаправленный и систематический сбор, запись и хранение данных, изменение и редактирование данных и представление данных в виде информации, необходимой для управления компанией и для избежания необдуманных действий руководителей”[168].

Информация в этом смысле является результатом манипуляции с данными, обработки и конечным продуктом процесса. Это, в некотором смысле, традиционный взгляд на процесс представления информации.

Ван ден Берг предлагает представление информации не в виде процесса, а в виде информационной системы, результата некоего процесса, который ведет к созданию большого хранилища данных, отвечающего принципу доступности.

В соответствии с теориями, существующими в различных школах, процесс управления является по своей природе настолько трудным для понимания, описания или категоризации, что полезным является создание автоматизированных информационных систем, представляющих собой огромные базы данных, в которые можно помещать и из которых можно востребовать необходимую информацию, а также принимать какие-то меры, если необходимые данные недоступны.

Информация как совокупность данных и знаний представляет собой меру организации системы и является ее достоянием. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность управления. Банк данных и базы данных – хранилища информации и основные компоненты информационной системы в многоуровневой интегрированной автоматизированной системе управления.

Основное значение информации можно выразить одной фразой: “информация - это власть”. Люди видят, что обладание информацией дает им преимущества, они собирают информацию, пользуются ею, например, чтобы разбить оппонента.

Противоположный стиль состоит в широком распространении информации, когда ничто не скрывается. Оба подхода имеют свои недостатки. Менеджер, скрывающий информацию, извлекает выгоду для себя, и при этом страдает эффективность работы организации. Менеджер, передающий массу информации коллегам, начальству, должен опасаться, что они могут быть захлестнуты потоком не имеющих прямого отношения к делу фактов. Им придется слишком долго отделять важное от несущественного, что приведет к потерям рабочего времени. Менеджеры по персоналу всегда собирают и ведут личное дело каждого сотрудника. С помощью компьютеров вся эта информация может быть быстро получена, рассортирована, выбрана. В этом случае менеджеру нет необходимости просматривать кипу бумаг в поисках необходимой информации.