Организация работы на выставке

ВЫСТАВОЧНАЯ РЕКЛАМА

ОСНОВЫ ВЫСТАВОЧНОЙ РАБОТЫ

Цели участия в выставке

На выставках демонстрируют товары и услуги, заключают договора о продаже, долговременном сотрудничестве и партнерстве. Идеальный вариант участия в выставке/, когда она окупается во время работы на выставке.

Участие в выставке сопряжено с решением ряда задач: демонстрация товаров и услуг, изучение рынков сбыта, реклама товаров и услуг, сбыт товаров и услуг, изучение продукции конкурентов.

Выставка – это знакомство с новостями туристской жизни, отдых, развлечение и веселье.

Выбор выставки

Осуществляется на основе следующих факторов:

· Направленность туристского продукта (въездной, выездной, познавательный, деловой и.т.д.);

· соответствие туристскому региону;

· финансовые возможности фирмы;

· престижность выставки и ее вид;

· язык региона проведения выставки.

Существует несколько типов выставок: отраслевые (по направлению деятельности); относительно отраслевые (не полностью отвечающие направлению деятельности туристических фирм, но имеющие к ним отношение); косвенные (относящиеся к другой отрасли, но с включением раздела по туристской деятельности); общие (определяется общий уровень развития направлений по нескольким отраслям сразу).

Изучите материалы прошлых выставок: каталог, отзывы СМИ, материалы оргкомитета о количестве посетителей и т.п.

Главный способ рекламирования на выставке – рекламное оформление стенда, распространение на стенде среди посетителей рекламных печатных изданий и устная информация, передаваемая специально подготовленным стендистом во время бесед с посетителями стенда. Рекламные стенды посещают многие активные посетители, для которых рекламная работа на выставке является достаточно эффективной.

Этапы участия в выставке

Существует 3 основных этапа участия в выставке:

· подготовка выставки (включает в себя: составление перечня выставляемых туристских услуг; определение размера и составление плана выставочного стенда; заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги; изготовление рекламных материалов – информационных листков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров; подготовка информационных материалов – описаний, прайс-листов, папок стендистов; проведение рекламы; выбор и подготовка стендистов и персонала; составление сметы затрат).

На начальном этапе необходимо определить размер выставочного модуля, который играет определенную представительскую роль. Значительное влияние на успешное участие в выставке оказывает оригинальное оформление стендов, расстановка экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Необходимо шире использовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и демонстрации экспонатов. Возможны варианты оформления нестандартных стендов (по размерам и конфигурациям по принципу «кто платит, то и музыку заказывает»), при условии, что он впишется в отведенное место и это будет заблаговременно согласовано с оргкомитетом.

Выставочная экспозиция делится на несколько условных зон:

· выставочная (расположение экспонатов с учетом их функционирования и места для работы стендистов);

· офис (место для заключения договоров, ведения переговоров и отдыха сотрудников);

· вспомогательная (место для складирования упаковки от экспонатов, небольшого запаса информационно-рекламных материалов).

Частыми ошибками и «проколами» экспондентов являются непредусмотренные и непродуманные вопросы:

· место для одежды (одежда стендистов, портфели и сумки часто бывают разбросаны по стенду, что создает впечатление неопрятности; в комплексе выставочного стенда должны быть предусмотрены стационарные раздевалки, вешалки, шкафы, учитывающие сезонность);

· место для отдыха (предусмотреть место для кратковременного отдыха стендистов и их питания);

· место для посуды и приготовления напитков (необходимо при условии проведения переговоров, заключении контрактов, договоров с целью приготовления чая, кофе, прохладительных напитков);

· склад (место для хранения запасов информационно-рекламного материала, сумок, портфелей и т.п.);

· место для переговоров (закрытое – при наличии шумных экспонатов на стенде; предусмотреть наличие вариантов договоров, коммерческих предложений, прайс-листов, рекламных материалов, чистой бумаги);

· место для рекламных и информационных материалов (папки стендистов должны находиться у их в руках или иметь постоянное место, которое не видно посетителям, которые могут «забрать» ее с собой; часть рекламных материалов следует разложить в свободном доступе посетителям на специальном открытом стеллаже или в витринном шкафу; представить материалы для постоянных и солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих стенд, разместив их в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров).

План стенда должен соотноситься с выбранным перечнем представляемых товаров и услуг; предусмотреть место для каждого экспоната, которые можно расставить на одном или на нескольких уровнях в зависимости от их габаритов и размеров плакатов, внешнего вида, значимости и плана стенда.

При расположении информационно-рекламных материалов необходимо соблюдать ряд правил создания выставочной экспозиции:

· перед планировкой расположения экспонатов определите, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей (обычно – от входных дверей к выходу или в направлении следующего стенда, или ‑ зала), чтобы этому потоку были видны экспонаты;

· работающие стендисты не должны перекрывать посетителям обзор основных экспонатов;

· при использовании на стенде компьютера или другой демонстрационной техники, которая будет привлекать посетителей предположительно длительное время, предусмотрите место для них так, чтобы группа стоящих и разглядывающих их посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на стенде;

· поясняющие надписи или плакаты должны размещаться рядом или над экспонатом, легко читаться от границы выставочного стенда.

Перспективные товары, услуги и направления деятельности фирмы должны находиться на самом выгодном, хорошо просматриваемом месте.

В качестве оформительских материалов на стенде используются: плакаты, диаграммы, фотографии, количество которых не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, не воспринимается и не усваивается посетителем.

Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов. Живые цветы не всегда удобны, поэтому используются искусственные.

Надписи и плакаты, расположенные рядом друг с другом, должны взаимно дополняться.

Рациональность, продуманность и эстетичность оформления стенда определится в первые часы работы выставки: неполная информативность вызовет много дополнительных вопросов со стороны посетителей, эстетичность и необычность привлечет дополнительных посетителей. Во время выставки можно вносить корректировки, изменения, учитывая ошибки. Выставка – это учеба для дизайнеров, партнеров и конкурентов, поэтому каждый раз рекомендуется менять экспозицию.

Работа с оргкомитетом начинается после принятия решения об участии в выставке, поэтому согласие об участии в выставке оформляется договорными отношениями, которые включают в себя основной договор, состоящий из обязательных разделов:

· предоставление аренды выставочной площади (открытой или закрытой);

· аренда и монтаж выставочного оборудования (стены выставочного модуля в соответствии с планом выставочного стенда);

· установка розеток, дополнительных светильников;

· аренда и установка подиумов под экспонаты;

· предоставление дополнительных услуг или оборудования, вешалок, шкафов, холодильника, мойки, паласа, телефона, столов, стульев;

· надпись на фризе (название фирмы над экспозицией);

· публикации сведений в каталоге выставки;

· услуги грузчиков и автопогрузчика (при необходимости).

Часть услуг предоставляется бесплатно за счет аренды выставочной площади (чем больше выставочная площадь, тем больше спектр бесплатных услуг и объем дополнительного оборудования).

Тщательно продумайте текст, предоставлямый в каталог, который долго хранится у специалистов и руководителей, предоставив полную, но не перегруженную подробностями информацию.

За день до открытия выставки проследите, все ли оборудование установлено в соответствии с поданными ранее заявками. Часто некоторые услуги и установка оборудования производятся в день открытия выставки. О всех недоработках сразу же сообщайте в оргкомитет выставки. Во избежание рассогласований предусмотрите, чтобы все переговоры с оргкомитетом вел один человек.

РЕКЛАМА НА ВЫСТАВКЕ

Оргкомитет проводит перед выставкой рекламную кампанию в прессе, на телевидении, на радио и т.д. В информационном письме, которое рассылается организациям, указывается, какая и где реклама будет размещена перед налом и время работы выставки. В оргкомитете выставки следует уточнить масштабы выставки и рекламной кампании с целью проектирования ожидаемого эффекта. Параллельно с этим следует проводить свою рекламную кампанию перед выставкой. Во время работы выставке фирме понадобятся свои рекламные материалы для раздачи посетителям, средства рекламы для оформления выставочного стенда.

Существует несколько видов рекламы на выставке:

· внешняя реклама оргкомитета выставки;

· внешняя реклама услуг и продукции фирмы;

· внутренняя оформительская реклама;

· внутренняя реклама для раздачи посетителям.

В подготовительный период рекламная деятельность выставочного комитета сводится к уточнению места и объема размещения рекламы о предстоящей выставке. Внешняя реклама продукции и услуг планируется заранее, учитывая сроки размещения или изготовления рекламы. Среди рекламных средств этой кампании можно назвать: газеты и журналы, в которых наряду с рекламой фирмы будут размещены приглашения на стенд выставки, рекламные щиты, аэростаты. Основная цель данного вида рекламы – привлечение посетителей на выставку и на стенд фирмы.

Внутренняя оформительская реклама – это вся текстовая или изобразительная информация о фирме, а также реклама продукции, размещенная в пределах выставочного стенда. Она может состоять из информационных, рекламных листов, буклетов, проспектов, прайс-листов, сувенирных изделий в с рекламой фирмы – пакетов, ручек, календарей и т.п., цель которых – оставить у посетителей материал дл более детального знакомства с услугами фирмы, в которых содержатся телефон и адрес фирмы.

Оптимальным набором рекламных средств фирмы для участия в выставке являются:

· 2-3 публикации (до начала выставки) о направленности выставочного стенда фирмы (с указанием названия выставки, сроков проведения, места проведения, номера выставочного стенда, названия фирмы, основных направлений деятельности, перечня наиболее перспективных услуг, телефона фирмы и/или адреса);

· сведения о фирме, продукции и услугах в каталоге выставки;

· надпись на фризе стенда – название фирмы (возможно – телефон фирмы на фризе);

· плакаты для оформления стен выставочного стенда о направлениях деятельности, основных товарах и услугах;

· рекламно-информационные материалы.

Для работы на выставке следует подобрать и подготовить персонал, обладающий следующими качествами:

· умение общаться с людьми;

· знание продукции фирмы, ее истории, направлений деятельности;

· желание общаться с людьми;

· выносливость;

· привлекательная внешность.

Подготовить основной и запасной состав стендистов для взаимозаменяемости. Необходимо подготовить 2 специалиста, детально разбирающихся в экспонатах, а остальные – владение общей информацией.

Провести инструктаж стендистов по следующим вопросам:

· тематика выставки;

· цели участия в выставке;

· перечень продукции и услуг, представленных на выставке;

· основные новинки;

· задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров, продажа услуг и т.д.);

· план стенда;

· закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

· распорядок работы;

· в какие часы и дни кто из руководства будет находиться у стенда;

· основные категории предполагаемых посетителей;

· модели поведения с каждой категорией посетителей;

· форма регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ НА ВЫСТАВКЕ

Организация работы на выставке включает:

· составление расписания работы персонала;

· инструктаж персонала;

· закрепление экспонатов за сотрудниками;

· завоз и вывоз оборудования;

· организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции;

· организация учета посетителей стенда, интересующихся продукцией и услугами фирмы.

Желательно присутствие у стенда руководства фирмы во время работы выставки, в противном случае на стенде должно быть расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет у стенда. Обязательно присутствие руководителя в дни и часы посещения выставки высокопоставленными гостями, иностранными делегациями, прессой, телевидением (о чем должен сообщить оргкомитет, но ваша осведомленность остается за вами – поинтересуйтесь этим заранее).

Руководитель не должен делать замечаний своим работникам и проводить совещания об улучшении работы на стенде в присутствии посетителей и во время работы. Задача руководителя – наблюдать и делать правильные выводы: о необходимости выставочной площади для выставок такого типа, популярности товаров и услуг, спросе на определенные направления, как в следующие раз организовать работу у стенда, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки. Застенчивый, некоммуникабельный человек не сможет работать на стенде в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Подбор стендистов происходит на основе учета их личных качеств и свойств характера.

Посетите другие выставочные стенды, уловите тенденции в развитии направлений, проясните собственную позицию вашего предприятия по отношению к представленному рынку услуг.

Во время выставки на стенде должен присутствовать специалист-организатор, ответственный за участие в данной выставке, который будет фиксировать все замечания и пожелания для учета при подготовке следующей выставки или по организации работы фирмы. За ним же закрепляется связь с прессой, для чего предварительно подготавливается пресс-релиз.

До начала выставки каждый стендист получает необходимые для работы материалы и документы. В одно папке могут быть сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям, с указанием адреса, расчетного счета, телефонов руководителей, бланков договоров, бланков заказов, коммерческих прайс-листов с возможными скидками, дополнительные условия для оптовых покупателей и т.д. В другой папке могут быть собраны материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или по опросам, в которых он разбирается меньше.

Во время работ каждый стендист должен находиться на отведенном ему по расписанию месте и соблюдать следующие правила:

· мимическое и моральное выражение постоянной заинтересованности и готовности вступить в разговор;

· умение помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я могу Вам помочь ознакомиться с нашими предложениями?», «Что Вас заинтересовало на нашем стенде?», «Какой аспект деятельности Вас интересует?» и т.п.;

· дать пояснение о продукции и услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя;

· внешний вид – строгая, деловая, красивая, удобная одежда;

· нельзя разговаривать между собой у стенда, употреблять пищу и напитки на глазах у посетителей, жевать жевательную резинку, вести себя развязно.

После окончания выставки подводятся итоги, и послевыставочная работа включает в себя ряд обязательных элементов:

· регистрация посетителей, интересующихся услугами в результате посещения выставки;

· подведение итогов выставки (затраты и доходы);

· разбор допущенных ошибок при планировании выставки и стенда;

· анализ оригинальных решений (своих и увиденных на стендах других фирм).

Итоги выставки делятся условно на 2 группы: организационные (на основе рабочего плана подготовки и проведения выставки, включая основные разделы – удачное расположение стенда; планировка стенда, соответствие площади стенда количеству экспонатов и поставленных задач, неудобства во время работы, непредусмотренные дополнительные услуги и оборудование от оргкомитета, излишние услуги и оборудование и т.п.) и коммерческие (количество заключенных договоров, количество посетителей и их категории – праздные любопытствующие, школьники, студенты, потенциальные потребители, их круг вопросов и интересов, проявленный интерес к определенным позициям и направлениям; косвенным показателем является количество распространенных прайс-листов, информационных и рекламных материалов, количество повторных запросов и обращений на стенд). Срок действия выставочной рекламы может быть длительным, поэтому при обращении на фирму необходимо интересоваться источником информации, с которой пришел клиент, что позволит определить наиболее эффективные источники рекламы, эффективность того или иного мероприятия.

Важным элементом выставочной деятельности является проведение семинаров и презентаций и участие в них. Они используются для рекламирования нового туристского предложения среди представителей фирм, для распространения информации о фирмах, организующих эти мероприятия, для повышения их престижа. На подобные мероприятия заранее приглашаются представители транспортных компаний, журналисты по вопросам туризма, представители общественных организаций и партнеры. Семинар – организованная встреча определенной группы людей, связанных с данной фирмой определенными отношениями (пользователи слуг, оптовые покупатели, потенциальные потребители, партнеры). Специально для семинара составляется программа, которая преследует определенные цели – ознакомление участников семинара с успехами фирмы, новыми услугами, обучение агентов. Помимо рабочей повестки в программе предусматривается культурная программа (посещение выставки, спектакля, экскурсии, банкет для всех участников – российская особенность массовых мероприятий). Презентация – носит более привлекательный характер. Включает небольшую торжественную часть, состоящую из недлинных речей нескольких приглашенных гостей и руководителей фирмы, культурную программу – концерт, лотерею, небольшой банкет. Для проведения презентации составляется рабочий план, включающий ряд вопросов: аренда зала, подготовка рекламных материалов, оформление зала, приглашение артистов, рассылка приглашений, заказ и организация банкета. Презентация – это праздник для гостей, для всех работников фирмы – это тяжелая работа, когда хозяева должны занимать и развлекать гостей, следить за тем, чтобы все гости была удостоены внимания и заботы. Презентация – это большие финансовые затраты, которые следует заранее спланировать на основе финансовых возможностей. Для благоприятного мнения о презентации должны быть соблюдены условия: достаточность артистизма (приглашенные артисты), свобода доступа и достаточность закусок и напитков, присутствие именитых и заслуженных гостей. В противном случае мероприятие следует отменить.