Общие требования к оформлению реквизитов документа

01 — Государственный герб.

Изображается только в случаях, предусмотренных Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации», на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, арбитража; органов народовластия, высших органов управления и др.

02 — герб субъекта Российской Федерации.

Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государ­ства — Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания).

Это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, однако заменять эмблемой наименование предприятия или учреждения не допускается. Эмблему размещают в левом поле документа, на уровне названия организации, или на верхнем поле. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не изображается на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Она не воспроизводится также при наличии гербов на бланках организации.

04 — код организации.

Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Оформляется в виде набора цифр в левой верхней части первого листа.

05 — основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН).

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Со вступлением в силу с 1 июля 2002 г. Федерального закона № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» каждому юридическому лицу присваивается ОГРН, который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика (юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица).

07 — код формы документа.

По Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется в верхней части документа при составлении конкретного вида документа, название формы которого включено в ОКУД.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, т. е. нормативные документы, в которых содержатся свод и присвоенные коды наименования объектов, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. В настоящее время разработано 37 общероссийских классификаторов. В том числе:

— Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

— Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

— Общероссийский классификатор отраслей народного хозяй­ства (ОКОНХ);

ОКУД принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30декабря 1993 г. № 299.

Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Например: 0221952 — должностная инструкция; 0222152 — штатное расписание; 0276030 — график отпусков.

08 — наименование организации.

Данный реквизит указывает наименование организации, являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наимено­ванию, закрепленному в ее учредительных документах, включая ­сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все они даются в именительном падеже. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления

Институт информационных систем управления

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение — министерству и местным органам власти,— то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации; его помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации); располагают его ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.

Наименование организации располагается под реквизитом «Эмблема организации»

09 — справочные данные об организации.

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, касающихся финансовых вопросов, может быть проставлен номер счета в банке.

10 — наименование вида документа.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах за исключением писем и факсов; печатается прописными буквами (например, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ). Располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса.

11 — дата документа.

Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола — дата проведения заседания; для планов, отчетов, правил, инструкций — дата утверждения; для актов — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 2006 года следует оформлять в виде: 22.08.2006. Дату можно также оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2006.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесноцифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 2006 г.

Дата проставляется в верхней части заголовочной части документа ниже реквизита «Наименование вида документа». В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

12 — регистрационный номер документа.

Проставляется одновременно с датой.

Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер дела (с начала года). Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера документа. Например: 04-12/57, где 04 — индекс структурного подразделения, 12 — номер дела в номенклатуре, 57 — порядковый номер отправляемого документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата».

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим образом: «На № 02-13/36 от 04.09.98». Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Ссылка размещается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

14 — место составления или издания.

Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого админи­стративно-территориального деления, при этом пользуются только общепринятыми сокращениями. Например: Москва; г. Коломна Московской области; с. Ивановка Мытищинского района Москов­ской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «-град» и «-бург».

15 — адресат.

Проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке (входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов). В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документы, предназначенные для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записка) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может включать следующие составные части:

— наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

— наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

— указание должности получателя (в дательном падеже);

— фамилию, инициалы (в дательном падеже);

— почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например:

ООО «Тема»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Н. А. Петрову

ул. Строителей, д. 8

Москва, 117134

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

А. Н. Гуляеву

ул. Мира, д. 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

Перед фамилией указываются ученая степень, звание (при их наличии). Форма вежливого обращения в официальной письменной речи устанавливается законодательно; при его использовании перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т. п. некорректны.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно:

Администрациям районов

Московской области

Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех; сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по международным правилам.

Реквизит располагается в правой верхней части первого листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

16 — гриф утверждения.

Придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер.

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе, или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

Подпись А. Б. Сидоров

12.07.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора предприятия

от 05.08.2006 № 15

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 1.

17 — резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает:

— фамилию и инициалы исполнителя;

— содержание поручения;

— срок исполнения;

— подпись руководителя;

— дату.

Например:

Васильеву К. А.

Федосеевой Н. А.

Подготовить проект договора

с консалтинговой группой

«Термика» к 26.01.2006

Подпись

06.01.2006

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

18 — заголовок к тексту.

Является обязательным для всех документов. Может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В нем должно отражаться крат-кое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ — «о приеме на работу»; положение — «о бухгалтерии»; протокол — «собрания акционеров»; должностная инструкция — «менеджера по кадрам».

Заголовок располагается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». На типографских бланках для этого реквизита устанавливаются ограничительные знаки.

19 — отметка о контроле.

Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле — буква «К» — ставится цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

20 — текст документа.

Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

21 — отметка о наличии приложений.

Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте. Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

1. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о его наличии оформляется сокращенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

2. Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложения. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

3. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 3.04.2006 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

4. В случае, когда документ отправляется по нескольким адресам, а приложение — не по всем, это отражается в отметке о приложении:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа. Например:

Приложение № 1

к приказу директора АО «Квант»

от 22.09.2006 № 15

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе в произвольной форме опись приложений по следующей форме:

ОПИСЬ

приложений к письму №___ от_______

Наим. док-та Кол-во листов Кол-во экз.

1.

2.

3.

Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи

Опись подписывается составителем и датируется, а в сопроводительном письме делается отметка: «Приложение: по описи».

22 — подпись.

Это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Ее проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например:

Генеральный директор Подпись Р. Л. Ломакин

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав. кафедрой «Документоведение

и документационное обеспечение

управления»

профессор, к. э. н. Подпись В. А. Кудряев

Ф

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор АО «Лана»  Директор АО «Синтез»

Подпись К. Ю. Смирнов Подпись М. Е. Аверин

Также несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии Подпись И. К. Корнеев

Члены комиссии Подпись В. В. Галахов

Подпись Г. Н. Ксандопуло

Подпись А. В. Пшенко

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 — гриф согласования документа.

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Этим грифом оформляется внеш­нее согласование с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом. Он выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Зам. председателя Госстандарта РФ

Подпись П. В. Доронин

16.09.2006

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 14.05.2006 № 4

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа.

24 — визы согласования документа.

Их используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.

Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, работниками, ответственными за исполнение документа, финансовыми подразделениями организации, с юридической службой и т. д. Виза состоит из наименования должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Главный бухгалтер

Подпись И. Д. Луконина

12.07.2006

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то его мнение может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования документа.

Допускается (по усмотрению организации) полистное визирование документа и его приложений.

25 — оттиск печати.

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, и подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

26 — отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись О. В. Белова

01.06.2006

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью.

27 — отметка об исполнителе.

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона; ее располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

И. В. Петров Иван Васильевич Петров

924 45 67 924 45 67

Но для получателя удобнее, когда эта отметка располагается на лицевой стороне первого листа документа.

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Располагается на первой странице документа.

Данный реквизит включает:

— надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года;

— при отсутствии копии ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

— краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

— подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 12-25 за 2005 г.

Николаева 24.05.2006

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Располагается в левом нижнем углу документа.

29 — отметка о поступлении документа в организацию.

При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Данный реквизит включает: входящий регистрационный номер документа, дату его поступления. Например:

Вх. № 03-14/16

Дата 27.06.98

Реквизит проставляется в правом нижнем углу документа.

30 — идентификатор электронной копии документа.

Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.