Документирование деятельности кадровых служб

Вступление в силу Трудового кодекса РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией.

Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:

- исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);

- появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);

- увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);

- расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;

- ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;

- кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;

- наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

- отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;

- нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;

- неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;

- неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;

- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы

· локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями;

· документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи' с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

Специалистам кадровых служб следует, прежде всего, определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы самой организации.

Следующим этапом построения "идеальной" системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности подготовки текста или таблицы, составляющих содержание документа.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

- определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);

- заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ);

- работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

- об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);

- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);

- о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

- локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);

- штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;

- другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате (см. постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которые утверждены в целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Указанным Постановлением утверждены согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Распространяются вышеуказанные унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1., на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Заполнение унифицированных форм, безусловно, существенно облегчает подготовку локальных нормативных актов. Однако не все документы этой группы имеют утвержденные унифицированные формы. Так, правила внутреннего трудового распорядка оформляются в произвольной форме, ТК РФ (ст. 189) устанавливает лишь требования к их содержательной части. Правила должны регламентировать порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и другие вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников и, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ).

Совершенно новыми для кадровой службы являются документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также документы об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Несмотря на то, что ТК РФ требует, чтобы работники и их представители были ознакомлены с этим документом под расписку, в большинстве организаций они до сих пор не разработаны. Начать работу в данном направлении можно с составления положения (инструкции, правил и т. п.) о защите персональных данных работников. В Положении следует указать цель и задачи организации в области защиты персональных данных; раскрыть их понятие и состав; показать, в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. Важно отметить, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. При оформлении положения о защите персональных данных работников можно воспользоваться следующей примерной формой, в целом, отвечающей требованиям, предъявляемым к документам организационно-правового характера.

Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Лучше утвердить и ввести в действие данный документ приказом руководителя, который оформляется аналогично приказу об утверждении штатного расписания.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников и др.);

- трудовые книжки;

- личные карточки;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами оп личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан законодательством относятся к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме.

Резюме или анкета составляются по требованию кадровой службы. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия. Кроме того, работником предоставляется в бухгалтерию предприятия справка с предыдущего места работы справка о заработной плате с указанием начислений и удержаний с начала календарного года. Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является приказ о приеме сотрудника, на основании которого оформляется личная карточка ф. Т-2 (в дополнение к ней возможно заведение личного дела, например, на руководителей), а затем делается запись в трудовой книжке. По усмотрению организации копии приказа о приеме могут быть направлены в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по заработной плате.

Увольнениеработника производится по следующей схеме. Заявление об увольнении работник пишет за 2 недели до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет его на согласование руководителю. Кадровая служба готовит проект приказа об увольнении и представляет на подпись руководителю. После подписания приказа делается запись об увольнении в трудовой книжке работника и его в его личной карточке ф. Т-2. Копии приказов об увольнении поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводеработников на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме.

Руководитель предприятия издает приказ о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

При рационально организованном делопроизводстве приказы о приеме, увольнении и переводе работников составляются в одном экземпляре.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечив условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Перечень документов, которые должен предъявить работник при заключении трудового договора ограничен статьей 65 ТК РФ. В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия.

Трудовые договоры заключаются:

1) на неопределенный срок (бессрочный трудовой договор);

2) на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор).

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работодателем и работником, заверяется печатью. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме.

Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников и хранятся 75 лет.