Общие, частные и вспомогательные функции управления. понятие результативности функций управления
ЛЕКЦИЯ 5. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ. СТРАТЕГИЧЕСКОЕ И ТЕКУЩЕЕ ПЛАНИРОВАНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ - 02.04.2013 г.
1. Природа, состав, классификация и результативность функций менеджмента.
1.1. Природа и состав функций менеджмента.
1.2. Классификация функций управления по различным признакам: уровням управления, объектам управления, содержательностью.
2. Общие, частные и вспомогательные функции управления. Понятие результативности функций управления.
3. Стратегическое и текущее планирование.
3.1. Понятие планирования, его составляющие.
3.2. Стратегическое планирование.
3.3. Тактическое и оперативное планирование.
Домашнее задание: представить (в письменной форме) к занятию № 6 ответы на тренировочные тесты № 9, 10, 11.
ПРИРОДА, СОСТАВ И КЛАССИФИКАЦИЯ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА
ПРИРОДА И СОСТАВ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА
При выявлении природыфункций менеджмента следует подчеркнуть, что управление как единый процесс осуществляется через разные функции управления. Выделение в управлении отдельных функций – объективный процесс.Он порождается сложностью производства и управления им. Состав функций управления должен обеспечить эффективную реакцию управляющей системы на любое изменение управляемой системы и внешней среды.
Функции менеджмента — виды деятельности, необходимые для осуществления управления. Они раскрывают содержание управленческой деятельности.
Первым формулировку содержания функций дал родоначальник современного менеджмента, известный французский ученый в области менеджмента Анри Файоль.
Согласно Файолю, управлять – это вести предприятие к цели, пытаясь наилучшим образом использовать его ресурсы, обеспечив правильный ход шести операций (технические, коммерческие, финансовые, страховые, учетные и административные операции), причем последнюю операцию (административную) Файоль и отнес к управлению. Файоль выделил 5 функций менеджмента, которые и сегодня лежат в основе этой науки (рис. 1):
Рис. 1. Пять функций менеджмента (по А. Файолю)
Современный подход к изучению процесса менеджмента бизнесом состоит в разделении управленческих функций. Первоначальный перечень пяти функций А. Файоля расширен сегодня до семи функций (добавлены функции «регулирование» и «мотивация») – см. рис. 2. Все эти функции должны рассматриваться с позиций комплексного подхода.
Рис. 2. Современные управленческие функции
Функция как понятие возникает при процессном подходе к менеджменту. В этой концепции управление рассматривается в качестве процесса, состоящего из последовательных взаимосвязанных частей ― функций. Исходя из сказанного, дадим определение этому понятию.Функция менеджмента ― это составная часть управленческого труда.
В ходе развития теории научного менеджмента, управленческий труд был разбит на четыре функции: планирование, организацию, стимулирование и контроль.Их стали называть классическими функциями. Они схематически представлены на рис. 3.
Рис. 3. Управление как процесс, состоящий из 4 функций
Деятельность менеджера заключается, в основном, как раз в выполнении указанных функций.
Четыре важнейших функции наиболее верно представляют управленческие обязанности, а именно:
- Планирование -функция «номер один», так как касается целей организации и их достижения. Отвечает на вопросы: где мы находимся? Куда хотим идти? Как это сделать?
- Организация, а правильнее, организовывание, включает определение особых действий и ресурсов, которые будут необходимы для воплощения разработанного плана действий, а также принятие решений о распределении полномочий, обязанностей и ответственности. Это структура подразделений, делегирование полномочий и обязанностей, регламентация взаимоотношений, использование ресурсов.
- Руководство включает сообщение другим, в чем состоят их обязанности по выполнению плана компании, а также обеспечение организационного окружения, в котором служащие побуждаются исполнять обязанности лучше.
- Контрольвключает направляющую, наблюдательную и регулирующую деятельность, нацеленную на то, чтобы помочь обеспечить организационное исполнение в соответствии с потребностями и надеждами фирмы.
Это проверка людей и их работы для обеспечения выполнения плана. В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? Что в следующий раз следует делать иначе? В чем причина отклонений от намеченного? Какое воздействие оказал контроль на принятие решений.
1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПО РАЗЛИЧНЫМ ПРИЗНАКАМ: УРОВНЯМ УПРАВЛЕНИЯ, ОБЪЕКТАМ УПРАВЛЕНИЯ, СОДЕРЖАТЕЛЬНОСТЬЮ
В литературе представлены разные подходы к классификации функций менеджмента (с точки зрения различных критериев). Рассмотрим важнейшие из них (табл. 1).
Таблица 1 - Классификации функций менеджмента (с точки зрения различных критериев)
| 1. По содержанию управленческой деятельности: | 1.1. планирование; 1.2. организация; 1.3. мотивация; 1.4. контроль; 1.5. координация. |
| 2. По масштабу времени: | 2.1. стратегическое управление; 2.2. тактическое управление; 2.3. оперативное управление. |
| 3. По этапам процесса управления: | 3.1. целеполагание; 3.2. определение ситуации; 3.3. определение проблемы; 3.4. принятие управленческих решений. |
| 4. По факторам производственного процесса: | 4.1. управление продуктом; 4.2. управление персоналом; 4.3. управление информацией; 4.4. управление инновацией и др. |
| 5. По этапам производственного процесса: | 5.1. управление подготовкой производства; 5.2. управление процессом производства; 5.3. управление обеспечением производства; 5.4. управление сбытом продукции. |
Продолжение таблицы 1
| 6. По объекту управления: | 6.1. управление экономическими процессами; 6.2. управление социально-психологическими процессами; 6.3. управление организационными процессами; 6.4. управление технологическими процессами. |
В литературе по менеджменту имеются и другие подходы к классификации функций. Так, например, выделяют функции: 1) общие, 2) связующие, 3) частные и 4) специфические.
1. Общие (основные) функции. Реализуются в управлении любой организацией. К ним относятся: планирование, организация, мотивация, контроль.
2. Связующие функции (процессов):
- принятие управленческих решений;
- коммуникации.
3. Частные (обеспечивающие) функции. Выполняются отдельными структурными подразделениями (специалистами):
- управление персоналом;
- управление маркетингом;
- управление финансами;
- документационное обеспечение управления;
- учет (бухгалтерский, управленческий);
- обеспечение оргтехникой и др.
4. Специфические функции отражают отраслевую специфику.
На рис. 4 показана относительная важность каждой из четырех функций управления (планирование, организация, руководство, контроль) для трех основных уровней менеджмента (высший, средний, первый).
Рис. 4. Относительная важность функций менеджмента
Высшие менеджеры затрачивают значительную часть своего времени и оказывают наиболее сильное влияние на функцию планирования. Их осведомленность о состоянии дел в организации в целом, в соответствии с их практическими знаниями о внешнем окружении фирмы, делает высших менеджеров способными возглавить деятельность компании по планированию.
Менеджеры среднего уровня, как и предполагает их положение, в большинство функций управления включены в средней степени. Исключение составляет их большая ответственность за контрольную деятельность на своем уровне. Менеджеры среднего звена не обязаны взваливать на себя главную ответственность за любую функцию на уровне организации, но они должны проявлять некоторую компетентность во всех управленческих задачах.
Основные обязанности менеджеров первого уровня реализуются в функции руководства, поскольку существует относительно большое число подчиненных, с которыми они вступают в прямой контакт. Их организационные и контрольные обязанности находятся на среднем уровне по важности, а их вовлеченность в функцию планирования невысока. Это обусловлено узким кругозором большинства менеджеров первого звена и их относительной неопытностью в разнообразных и сложных видах деятельности, которые реализуют функции планирования.
В силу того, что менеджеры всех уровней затрачивают часть своего времени на исполнение каждой из четырех управленческих функций, успешность их деятельности зависит и от степени управленческого мастерства (опыта), которым они владеют.
Как мы отметили ранее, связующих функций менеджмента две: коммуникации и принятие управленческих решений.Они получили свое название потому, что фактически связывают между собой все основные функции. Действительно, и коммуникации, и принятие решений относятся ко всему ― от планирования до контроллинга.
Специальных функций менеджмента может быть много. Назовем наиболее распространенные из них. Это управление основным или вспомогательным производством, материально-техническим снабжением, маркетингом, сбытом, инновационными или инвестиционными проектами, финансами, недвижимостью, ресурсами и т.д.
Развитие управления привело к образованию современных функцийменеджмента. Ими стали: прогнозирование, координация, мотивация и контроллинг. Фактически каждая из классических функций обогатилась своей парой. Сложившиеся четыре пары функций (классические плюс современные) можно назвать основными функциямименеджмента. Представим теперь последние на векторе процесса управления (см. рис. 5)
Рис. 5. Основные функции менеджмента
Взаимосвязь всех функций менеджмента представлена нами на рис. 6.
Рис. 6. Взаимосвязь всех функций менеджмента
Контроллинг - постоянный процесс контроля над достижением целей, начиная с уровня контроля деятельности сотрудников, и до уровня контроля над показателями деятельности подразделений, и всей организации в целом.Контроллинг интегрирует в единую систему учет, планирование, контроль и анализ на основе целей функционирования. Основой контроллинга является текущее сопоставление плановых (нормативных) и фактических показателей. Цель контроллинга – дать возможность менеджерам всех уровней управления контролировать достижение целей и тем самым добиваться эффективности как в оперативном режиме, так и в стратегической перспективе.
Основные функции менеджмента (четыре пары) постоянно переходят одна в другую. По обе стороны от них (на схеме сверху и снизу) расположены связующие функции: коммуникаций и принятия решений. Вспомогательная функция – консалтинг – помогает принять решения. Специальные функции расположены несколько особняком, но все они вытекают из какой либо из вышеперечисленных функций.
КОНСАЛТИНГ (англ. consulting), вид деятельности, заключающийся в предоставлении производителям, продавцам и покупателям консультаций в сфере технологической, технической, экспертной деятельности, которые предоставляются специализированными фирмами.
Консалтинг - это процесс консультирования руководителя специалистами в ходе выработки управленческих решений и разработки сложных проектов.
ОБЩИЕ, ЧАСТНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ. ПОНЯТИЕ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ
Управленческая деятельность требует осуществления (совершения, исполнения) руководителями множества разнообразных управленческих работ. Специализированные виды этих работ именуются функциями управления. Все содержание процесса управления расчленяется на специализированные функции главным образом для того, чтобы закрепить отдельные виды работ за определенными исполнителями и этим самым придать процессу управления упорядоченность, обеспечить высокий профессионализм выполнения управленческих работ.
Функции — основная категория управления, поскольку в них сливаются воедино принципы, методы и само содержание управленческой деятельности.
Общие или универсальные функции присущи управлению любой сферой, любой деятельностью. Они расчленяют содержание управленческой деятельности на ряд этапов или видов работ, классифицируемых по признаку их порядка выполнения во времени в целях получения определенного результата.
Общие функции управления– 1) планирование, 2) организация (организовывание), 3) координация, 4) мотивация и 5) контрольотражают общий порядок управления деятельностью организации:
1.Общая функция управления«планирование»дает ответы на следующие вопросы:
1) Каково положение организации в настоящее время? Для этого нужно оценивать положение в области финансов, маркетинга, производства и других сферах.
2) Каковы должны быть цели организации? Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, следует определить цели организации.
3) Как организация может достичь целей? Нужно решить, что делать персоналу для достижения целей, каковы должны быть ресурсы.
Видеоролик № 2, 3, 4
При реализации общейфункции управления«планирование» менеджер на основе глубокого и всестороннего анализа ситуации, в которой в настоящий момент находится организация, и ее перспектив формулирует цели и задачи на предстоящий период, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы.
Стратегическоепланирование ориентировано на продолжительное существование предприятия, обеспечиваемое путем поиска, построения и сохранения потенциала успеха (доходности), и оперативноепланирование ориентировано на формирование годовых (оперативных) планов, определяющих развитие организации в кратко- и среднесрочной перспективе на базе стратегических целей.
Различают планы директивные, подлежащие строгому исполнению, и индикативные, то есть советующие, близкие к прогнозам.
2.Общая функция управления«организация (организовывание)»заключается:
- в координации действий отдельных элементов системы,
- в достижении взаимного соответствия функционирования частей системы.
Эта функция реализуется через создание организации, подразделений и рабочих мест, определении порядка их функционирования, обеспечение деятельности необходимой документацией.
Видеоролик № 6
Организовывание - это процесс структурирования. Структурировать необходимо множество элементов. Такими элементами являются работа, а также конкретные задания как организации, так и отдельным работникам. Например, руководитель подбирает людей, поручает им работу, делегирует отдельным людям полномочия или права использовать ресурсы организации. В конечном счете, создается структура управления организацией в целом.
3.Общая функция управления«координация»- это упорядочение и согласование работы различных элементов системы или взаимодействующих систем в процессе их совместной деятельности путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.
Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь и т.д. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления, а также действий руководителей.
4.Общая функция управления«мотивация»означает процесс стимулирования всех участников деятельности организации, направленный на достижение установленных целей ее развития.
Видеоролики № 10, 11, 12
Мотивация - необходимый вид деятельности менеджера при воздействии на подчиненных. При этом определяются потребности людей, и подбирается наиболее подходящий и действенный в данной ситуации способ их удовлетворения.
Мотивациязаключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с планом. Ранее считалось, что мотивирование – это предложение соответствующего денежного вознаграждения в обмен за прилагаемые усилия. В современных условиях мотивация рассматривается в контексте создания внутреннего побуждения к действиям. Она является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются, особенно в сфере искусства. Для того чтобы мотивировать, руководителю следует определить, каковы на самом деле эти потребности, обеспечить работнику способ удовлетворять потребности путем творческого отношения к выполняемой работе.
5.Общая функция управления«контроль» - это важнейшая функция управления, необходимая для достижения организацией своих целей.
Видеоролик № 13
Контроль позволяет получить информацию, необходимую для дальнейшего планирования, координации деятельности людей. Выделяют три аспекта управленческого контроля:
1) установление стандартов в процессе планирования – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты за определенный период времени;
2) измерение того, что достигнуто в действительности за определенный период;
3) сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Контроль позволяет по мере необходимости предпринимать корректирующие действия по предотвращению отклонений или по изменению целей.
Контроль - система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, выявление результатов управленческих воздействий на управляемый объект. Основной элемент - учет, т. е. сбор, обработка, анализ и хранение информации о состоянии объекта управления и внешней среды; определение минимально необходимого ее объема для нужд управления; предоставление этой информации всем нуждающимся в удобной для использования форме.
Частные функции управления тесно связаны со спецификой предприятия и основными сферами его деятельности. Под ними понимают результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации (например, управление основным производством, качеством продукции, персоналом, маркетингом и т. д.). Они воздействуют не на все производство, а на его определенные стороны или части. При этом каждая из функций является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции.
Вспомогательные функции управления связаны с обеспечением (компьютерное и информационное обеспечение, контроль качества и т.д.) и способствуют осуществлению основных функций управления.
В качестве одного из направлений развития управленческой практики предлагается структуризация уровней управления предприятием, где можно выделить следующие основные уровни: стратегический, тактический, оперативный, исполнительский(рис. 7).
Рис. 7. Укрупненные функции управления предприятием
Как видно из рис.7:
- Стратегические задачи включают постановку целей, разработку и утверждение стратегических, перспективных планов, определение основных критериев оценки эффективности и приоритетности долгосрочных программ. Они входят в компетенцию исполнительных директоров, руководителей крупных подразделений предприятия.
- Решение тактических задач управления, в том числе по распределению ресурсов на реализацию конкретных целей и программ производственно-хозяйственной деятельности является основной сферой деятельности менеджеров.
- Оперативные вопросы, решаемые работниками аппарата управления, включают расчеты потребности в материально-технических ресурсах на выполнение конкретных производственных задач, осуществление постоянного контроля за потреблением этих ресурсов и ходом реализации производственной программы.
- Исполнительская функция реализуется конечными исполнителями производственных планов и практических задач — рабочими и служащими предприятия в соответствии с их специфическими обязанностями и квалификацией.
Построение оргструктур с четкой структуризацией по указанным функциям обеспечивает гибкое и оперативное реагирование предприятия на изменения внешней среды, исключает дублирование, повышает ответственность работников служб управления.